1. Общие положения.

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей структурных подразделений предприятия.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа I категории не менее года.

1.4. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе начальник отдела делопроизводства должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по делопроизводству. <...>

1.5.4. Регламентом работы аппарата управления предприятия.

1.5.5. ... (иное - указать конкретно).

1.6. Начальник отдела делопроизводства должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам делопроизводства.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Функции и задачи отдела делопроизводства, возможности отдела по их выполнению.

1.6.4. Полномочия сотрудников отдела делопроизводства, график (режим) их работы.

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Основы организации работы аппарата управления предприятия.

1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства.

1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

1.6.10. ... (иное - указать конкретно).

1.7. Начальник отдела делопроизводства должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч... (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Начальник отдела делопроизводства подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Начальнику отдела делопроизводства подчиняются все сотрудники отдела.

1.10. На время отсутствия начальника отдела делопроизводства его замещает начальник группы хранения документов.

2. Обязанности.

2.1. Начальник отдела делопроизводства обязан:

2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы отдела делопроизводства, неся ответственность за последствия принимаемых решений.

2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие сотрудников отдела делопроизводства, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.

2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением сотрудниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.

2.1.4. Организовывать работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.5. Принимать участие в разработке проектов бизнес-планов предприятия, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

2.1.6. Руководить планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представлять проект плана работы на рассмотрение заместителя директора по управлению.

2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в помещениях и на рабочих местах отдела делопроизводства.

2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью имущества и материальных ценностей отдела делопроизводства.

2.1.9. Руководить работой по организации делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.10. Организовывать разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.1.11. Возглавлять работу по разработке унифицированных систем документации, табелей и альбомов форм документов, а также классификаторов документированной информации.

2.1.12. Обеспечивать своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.

2.1.13. Руководить работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.1.14. Осуществлять организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.1.15. Осуществлять постановку задач на проектирование, эксплуатацию и совершенствование (в части документационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, разработку новейших информационных технологий (в т.ч. безбумажных).

2.1.16. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы отдела делопроизводства. <...>

2.1.18. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.

2.1.19. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.20. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы отдела делопроизводства и системы делопроизводства предприятия в целом.

2.1.21. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

2.1.22. ... (иное - указать конкретно).

3.1. Начальник отдела делопроизводства имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

3.1.2. Давать сотрудникам отдела делопроизводства указания и поручения по вопросам организации документационного обеспечения управления, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

3.1.5. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации работы отдела делопроизводства. <...>

3.1.7. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы отдела делопроизводства и организации делопроизводства компании.

3.1.8. Требовать от сотрудников отдела делопроизводства своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в т.ч. документированной, о состоянии порученной им работы.

3.1.9. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы отдела делопроизводства, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.10. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении сотрудников отдела делопроизводства мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими должностных обязанностей.

3.1.11. ... (иное - указать конкретно).

4. Взаимоотношения по должности.

4.1. Начальник отдела делопроизводства осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организации работы отдела делопроизводства, функционирования системы делопроизводства предприятия.

4.1.2. С сотрудниками отдела делопроизводства - по вопросам организации работы отдела, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками структурных подразделений - по вопросам взаимодействия отдела делопроизводства с соответствующими подразделениями.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений - по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений). <...>

4.3. ... (иное - указать конкретно).

5. Ответственность.

5.1. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:

5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы отдела делопроизводства, организации делопроизводства предприятия.

Данная инструкция переведена автоматически. Обратите внимание, автоматический перевод не дает 100% точности, поэтому в тексте могут быть незначительные ошибки перевода.

Инструкция для должности "Начальник отдела не тайного делопроизводства ", представленная на сайте , соответствует требованиям документа - "Справочник профессионально-квалификационных характеристик типовых должностей рядового и начальствующего состава государственной службы специальной связи и защиты информации Украины", который утвержден и введен в действие приказом Администрации Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины от 08.08.2009 № 171. Согласовано Министерством труда и социальной политики Украины 10 июля 2009. Статус документа - "действующий" .

Предисловие

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

1. Общие положения

1.1. Должность "Начальник отдела не тайного делопроизводства" относится к категории "Руководители".

1.2. Квалификационные требования - полное высшее образование соответствующего профессионального направления по образовательно-квалификационному уровню магистра, специалиста. Последипломное образование в сфере управления. Стаж работы в сфере делопроизводства не менее 2 лет или на руководящих должностях в других сферах экономической деятельности не менее 5 лет.

1.3. Знает и применяет в деятельности:
- Конституцию Украины, законодательство Украины и нормативно-правовые акты Госспецсвязи по вопросам, касающихся организации делопроизводства, Дисциплинарный устав, государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структуру Госспецсвязи;
- организацию делопроизводства, схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок передачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- организационную технику и другие технические средства управленческого труда в сфере делопроизводства;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства;
- правила делового этикета;
- правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;
- основные принципы работы на компьютере и соответствующие программные средства. Должен владеть государственным языком.

1.4. Начальник отдела не тайного делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Начальник отдела не тайного делопроизводства подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Начальник отдела не тайного делопроизводства руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Начальник отдела не тайного делопроизводства во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности

2.1. Руководит и организует работу личного состава отдела (сектора) по ведению не тайного делопроизводства в органе Госспецсвязи.

2.2. Разрабатывает и внедряет проекты инструкций по ведению делопроизводства и технологических процессов работы с документами и другими информационными материалами, поступающими в отдел (сектор) не тайного делопроизводства.

2.3. Осуществляет методическое руководство по организации делопроизводства в органе Госспецсвязи.

2.4. Обеспечивает своевременную обработку входящей и исходящей корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.5. Организует работу по регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения органа Госспецсвязи приказов и распоряжений руководства и других документов не тайного делопроизводства.

2.6. Контролирует соблюдение установленных правил формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.7. Обеспечивает печатания и размножения служебных документов, оформление командировочных документов и регистрацию личного состава (представителей других предприятий, учреждений, организаций), который прибывает в командировку в орган Госспецсвязи.

2.8. Участвует в планировании, организации и совершенствовании деятельности участков не тайного делопроизводства Госспецсвязи.

2.9. Разрабатывает унифицированные системы документации различного назначения, организует внедрение и ведение системы документации на электронных носителях.

2.10. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращение их количества, готовит предложения по обеспечению оптимизации документооборота.

2.11. Изучает и обобщает передовой отечественный и мировой опыт в сфере документального обеспечения, участвует в разработке нормативно-методических материалов по документальному обеспечению.

2.12. Принимает меры по обеспечению личного состава отдела (сектора) не тайного делопроизводства органа Госспецсвязи необходимыми инструктивными и справочными материалами, оргтехникой и иными средствами, необходимыми для выполнения служебных обязанностей, способствует повышению его квалификации.

2.13. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.14. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

3. Права

3.1. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

4.1. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.

4.2. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.3. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.

4.4. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.

4.5. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.6. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.7. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

5. Специализация

5.1. Имеет право: по поручению руководства представлять отдел (сектор) в других органах Госспецсвязи, органах государственной власти, органах местного самоуправления по вопросам организации и ведения делопроизводства; осуществлять в пределах своих полномочий и установленного регламента деловая переписка с органами исполнительной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями; в установленном порядке получать статистические и оперативные данные, необходимые для выполнения служебных обязанностей; вносить предложения руководству по вопросам совершенствования работы по ведению не тайного делопроизводства; принимать меры по поощрению и наложению взысканий на личный состав отдела (сектора) не тайного делопроизводства.

1.Общие положения:
1.1. Структурное подразделение:
- отдел делопроизводства
1.2. Порядок назначения и освобождения от должности:
на основании приказа Генерального директора и заключенного Трудового договора
1.3. Непосредственное подчинение:
генеральному директору
1.4. Дополнительные распоряжения и указания от: Членов совета директоров, генерального директора

1.5. При отсутствии на рабочем месте, его замещает:
специалист отдела делопроизводства
1.6. В подчинении у руководителя службы секретариата:

1.7. В своей деятельности руководитель службы секретариата руководствуется:
- настоящей должностной инструкцией;
- приказами (указаниями) непосредственного руководства;
- инструкцией по делопроизводству (документообороту);
- иными нормативными документами, принятыми и утвержденными в Компания;
- трудовым договором;
- действующим законодательством РФ.

1.8. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
- положения, постановления, приказы, распоряжения, инструкции и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства;

Структуру и руководящий состав Компании и ее региональных представительств;
- машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила эксплуатации ПК, факса и другой оргтехники, используемой в работе;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, принятые в Компании.
1.9. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за выполнение своих обязанностей, установленных должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством РФ.

2. Задачи:

2.1. Начальник отдела делопроизводства руководит работой сотрудников данного структурного подразделения, рационально распределяет полномочия и поставленные задачи, определяет степень ответственности, следит за выполнением подчиненными своих должностных обязанностей;
2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции;
2.3. Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения поставленных задач, своевременную рассылку служебной документации;
2.4. Участвует в подготовке проводимых руководством совещаний, рабочих групп, и обеспечивать их материальное и техническое обслуживание;

2.5. Контролирует обеспечение структурного подразделения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами;

2.6. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в Компании;

2.7. Взаимодействует по направлениям своей работы с руководителями структурных подразделений Компании;
2.8. Организовывает работу по архивации документов Компании на бумажных носителях;

2.9. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы;

2.10. Соблюдает установленные в Компании правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в структурное подразделение.

3. Должностные функции
3.1. Направления деятельности
1. Контроль за деятельностью подчиненных сотрудников:

Специалист отдела делопроизводства

3.2. Должностные функции

1. Контролирует работу сотрудников отдела делопроизводства, вносит замечания и предложения для более эффективной работы. Следит за выполнением поставленных задач;

3.3. Приказы и распоряжения
1. На основании соответствующих распоряжений начальник готовит проекты приказов и распоряжений.
2. Обеспечивает правильность оформления проектов данных документов.

3.4. Документы

1. Представляет на рассмотрение, согласование и утверждение руководству договоры, письма, исходящие, входящие и иные внутренние документы.
2. Ведет журнал учета всей документации.

4. Полномочия

Для наиболее эффективного выполнения своих служебных обязанностей, начальнику отдела делопроизводства предоставляются следующие полномочия;
- право на получение информации в пределах компетенции, в том числе конфиденциальной;
- право составлять, визировать, согласовывать документы, принятые к обороту внутри службы;
- вносить предложения по изменению штата структурного подразделения и совершенствованию его работы (повышение квалификации);
- вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам оптимизации, учета и обеспечения документооборота Компании, совершенствования форм и методов организации труда;

Право запрашивать информацию от руководителей структурных подразделений Компании, относящуюся к сфере деятельности;

Право обращаться к непосредственному руководителю, его заместителям, начальникам структурных подразделений по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники, а также получения информации необходимой для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий;
- право принимать решения в пределах своей компетенции;

Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств компании;

Знакомится с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.

5. Ответственность

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за:
- некачественное и несвоевременное выполнение всех закрепленных за ним основных задач и функций;
- полноту, достоверность и своевременность предоставляемой отчетности и информации;
- правильность разработки и осуществления мероприятий, направленных на решение конкретных вопросов;
- правильность применения положений, тех или иных инструктивных документов Компании;

Нарушение этики поведения в общении с сотрудниками;
- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка Компании;
- за разглашение информации, являющейся коммерческой тайной.

6. Оценка эффективности
Эффективность работы отдела делопроизводства, оценивается непосредственно генеральным директором на основе следующих показателей:
- выполнение поставленных задач в установленные сроки;
- рациональность и полнота проработки поставленных задач;

Четкость организации и контроль исполнения мероприятий в рамках поставленных задач;
- самостоятельность выполнения своих должностных функций;
- стремление к профессиональному росту и повышению уровня профессиональной компетентности;
- этичность поведения (вежливость, обязательность) в общении с посетителями и сотрудниками фирмы;
- соблюдение правил трудовой дисциплины, установленного графика работы.

7. Квалификационные требования

На должность Начальника отдела делопроизводства принимается лицо, имеющее высшее образование или имеющее опыт работы в должности руководителя службы секретариата не менее 2 лет.

ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
начальника отдела делопроизводства, писем и обращений министерства труда и социального развития Ростовской области

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Должность начальника отдела делопроизводства, писем и обращений министерства труда и социального развития Ростовской области относится к ведущей группе должностей государственной гражданской службы области категории «руководители».

1.2. Должность начальника отдела делопроизводства, писем и обращений имеет право замещать гражданина Российской Федерации, достигший возраста 18 лет, владеющий государственным языком Российской Федерации и соответствующий квалификационным требованиям, предусмотренным частью 2 настоящего должностного регламента.

1.3. Назначение на должность и освобождение от должности производится приказом министра труда и социального развития Ростовской области по согласованию с заместителем Главы Администрации (Губернатора) области по организационной, кадровой работе и вопросам местного самоуправления.

1.4. Начальник отдела в своей деятельности непосредственно подчиняется заместителю министра.

1.5. В подчинении начальника отдела находятся 7 государственных гражданских служащих, 3 служащих, осуществляющих техническое обеспечение деятельности министерства

1.6. Начальник отдела в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Областным законом от 26.07.2005 г. № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области», положением, регламентом, инструкцией по делопроизводству министерства труда и социального развития, положением об отделе, должностным регламентом.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К НАЧАЛЬНИКУ ОТДЕЛА

2.1. Наличие высшего профессионального образования.

2.2. Не менее двух лет стажа государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа (опыта) работы по специальности.

2.3. Профессиональные знания, необходимые для исполнения должностных обязанностей:
- Конституция Российской Федерации;
- Устав Ростовской области;
- Федеральный закон от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 22.08.2004 г. № 122-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О внесении изменений и дополнений в ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов РФ»;
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;
- Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
- Федеральные законы, Указы и Распоряжения Президента Российской Федерации, Постановления и Распоряжения Правительства Российской Федерации по направлениям деятельности министерства;
- Областной закон Ростовской области от 22.07.2005 г. № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
- Областной закон Ростовской области от 18.09.2006 г. № 540-ЗС «О порядке рассмотрения обращений граждан»;
- Областной закон Ростовской области от 12.06.2009 № 218-ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
- Регламент Администрации Ростовской области;
- Регламент внутренней организации министерства труда и социального развития Ростовской области;
- Нормативные правовые акты Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области и Администрации Ростовской области по направлениям деятельности министерства;
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 г. № 536;
- Инструкция по приему граждан в министерстве труда и социального развития Ростовской области;
- Инструкция по делопроизводству министерства труда и социального развития.
- ГОСТ Р 6.30-2003 г. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Методические рекомендации по организации работы по приему граждан в органах социальной защиты населения Ростовской области;
- Порядок работы с письменными обращениями граждан на предприятиях и в учреждениях социальной защиты населения РФ, утвержденный приказом Минсоцзащиты РФ от 11.09.1995 года;

2.4. Навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей:
- организация работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан;
- информационно-аналитическое и методическое обеспечение деятельности министерства по рассмотрению обращений граждан, подготовка служебных документов, материалов к заседанию коллегии, организационно-распорядительных документов, писем, справок, актов;
- организация приема граждан, умение установить атмосферу взаимопонимания, выбора стиля взаимодействия с гражданами, техники построения информационного диалога, техника эффективного общения по телефону;
- работа телефона «горячей линии»;
- обеспечение централизованной регистрации, учета и контроля за исполнением обращений граждан, служебных документов с помощью автоматизированных технологий;
- совершенствование документационного обеспечения министерства, подготовка инструкций, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов;
- организация документооборота.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА

3.1. Должностные обязанности начальника отдела:

3.1.1. В своей деятельности руководствуется основными обязанностями государственного гражданского служащего, предусмотренными Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Областным законом от 26 июля 2005 г. № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области».

3.1.2. Исходя из требований предусмотренных Федеральным законом от 25 декабря 2008 года №273-ФЗ «О противодействии коррупции», уведомляет в установленном порядке представителя нанимателя обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

3.1.3. Исходя из задач отдела:
- осуществляет контроль за работой по учету,комплектацией и распределением документов, обеспечивает четкую организацию делопроизводственного обслуживания;
- организует работу отдела по приему и отправке документов с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело»;
- подготовка на рассмотрение руководству корреспонденции по наиболее важным вопросам;
- осуществляет контроль за правильностью поступления документов от органов социальной защиты населения городских округов и муниципальных районов, других ведомств;
- осуществляет методическое руководство по вопросам работы с письмами граждан, ведения личного приема граждан, общего делопроизводства, работы с архивными документами, контроль за исполнением поручений вышестоящих органов и решений министерства по курируемым вопросам;
- организует ведение приема граждан руководством министерства и осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями поручений данных на приеме;
- обеспечивает контроль за исполнением служебных документов подразделениями министерства и информирует руководство о ходе рассмотрения документов;
- участвует в разработке мер по совершенствованию документооборота, работы с письмами и приема граждан, с документами, образующимися в результате деятельности министерства, контроля и проверки исполнения документов;
- разрабатывает регламент работы министерства, инструкцию по делопроизводству в министерстве труда и социального развития Ростовской области;
- подготовка ежеквартального анализа организации работы с письмами, жалобами, заявлениями, структурными подразделениями министерства, причин поступления письменных обращений граждан;
- подготовка полугодового обзорного письма по результатам рассмотрения писем, жалоб и заявлений, годового обзора по результатам проверок организации работы с обращениями граждан для территориальных органов социальной защиты, отвечает за подготовку установленной отчетности;
- принимает участие в комплексных проверках работы территориальных органов социальной защиты по работе с письмами, жалобами, заявлениями и приема граждан, в приеме граждан руководителями территориальных органов соцзащиты области;
- осуществляет контроль за формированием архивных документов, их хранением, подготовкой к ежегодному списанию архивных документов с истекшим сроком хранения, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
- разрабатывает сводную номенклатуру дел, организует согласование с экспертной комиссией областного архива;
- обеспечивает контроль за качественным и своевременным выполнением машинописных, копировально-множительных работ, дает разрешение на копирование документов и устанавливает очередность их исполнения;
- организует работу по повышению уровня профессиональных знаний работниками отдела;
- распределяет должностные обязанности работников отдела;
- выполняет поручения заместителя министра, министра;
- соблюдает конфиденциальность при обработке персональных данных в соответствии с действующими нормативными правовыми документами.

3.2. Права начальника отдела:

3.2.1. В соответствии со статьей 14 Федерального закона от 27 июля 2004 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» обладает правами:
- обеспечение надлежащих организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
- ознакомление с должностным регламентом и иными документами, определяющими его права и обязанности по замещаемой должности государственной гражданской службы, критериями оценки эффективности исполнения должностных обязанностей, показателями результативности профессиональной служебной деятельности и условиями должностного роста;
- отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности, служебного времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодных оплачиваемых основного и дополнительных отпусков;
- оплату труда и другие выплаты в соответствии с областным законом;
- получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности отдела;
- ознакомление с отзывами о его профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов;
- защиту сведений о гражданском служащем;
- должностной рост на конкурсной основе;
- профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку в порядке, установленном Областным законом;
- членство в профессиональном союзе;
- рассмотрение индивидуальных служебных споров в соответствии с настоящим Областным законом;
- проведение по его заявлению служебной проверки;
- защиту своих прав и законных интересов на гражданской службе, включая обжалование в суд их нарушения;
- медицинское страхование в соответствии с Областным законом о медицинском страховании государственных служащих области;
- государственную защиту своей жизни и здоровья, жизни и здоровья членов своей семьи, а также принадлежащего ему имущества;
- государственное пенсионное обеспечение в соответствии с Областным законом.

3.2.2. В пределах возложенных должностных обязанностей:
- информировать руководство министерства о состоянии дел по вопросам деятельности отдела;
- выходить с предложениями о применении мер к виновным в нарушении установленных требований к работе с обращениями граждан, служебными документами, по приему граждан и др.;
- осуществлять проверку состояния работы с обращениями граждан в территориальных органах социальной защиты, структурных подразделениях министерства;
- требовать исполнения установленных сроков по рассмотрению писем, жалоб, заявлений, служебных документов, запрашивать необходимые справки по приему граждан от всех отделов, управлений, подведомственных учреждений;
- не принимать в печать документы, небрежно оформленные и с большим количеством правок и вставок;
- не принимать для копирования, неправильно оформленные документы, не относящиеся к деятельности министерства;
- требовать соблюдения регламента работы, инструкции по делопроизводству в министерстве, порядка работы с письменными, устными обращениями граждан, архивными документами.

3.3. Ответственность начальника отдела:

3.3.1. Несет ответственность за:
- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;
- действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;
- соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины;
- своевременное и качественное исполнение поручений;
- сохранность имущества, предоставленного для исполнения должностных обязанностей;
- соблюдение ограничений, выполнение обязательств и требований к служебному поведению;
- предоставление в установленном порядке сведений о себе и членах своей семьи, о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имущества, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера;
- по выполнению функций и задач, возложенных на отдел, состояние трудовой и исполнительской дисциплины в отделе;
- нарушение конфиденциальности при обработке персональных данных.

4. Перечень вопросов, по которым начальник отдела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения

4.1. Организация и ведение приема граждан, работа телефона «горячая линия».

4.2. Организация работы по рассмотрению обращений граждан,
служебных документов.

4.3. Организация делопроизводства.

4.4. Работа архива министерства.

4.5. Машинописные, копировально-множительные работы.

5. Перечень вопросов, по которым начальник отдела вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

5.1. Организация и ведение приема граждан, работа телефона «горячая линия».

5.2. Организация работы по рассмотрению обращений граждан, служебных документов.

5.3. Организация делопроизводства.

5.4. Работа архива министерства.

5.5. Машинописные, копировально-множительные работы.

6. СРОКИ И ПРОЦЕДУРЫ ПОДГОТОВКИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ И ИНЫХ РЕШЕНИЙ НАЧАЛЬНИКОМ ОТДЕЛА

6.1. В сроки и порядке, установленном нормативными правовыми актами, регламентом, инструкцией по делопроизводству министерства труда и социального развития Ростовской области.

7. ПОРЯДОК СЛУЖЕБНОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА

7.1. Осуществляет взаимодействие с государственными гражданскими служащими, руководителями Администрации области, министерства, с территориальными органами социальной защиты, другими ведомствами, организациями и учреждениями по вопросам деятельности отдела в пределах полномочий, установленных должностным регламентом.

8. ПЕРЕЧЕНЬ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ, ОКАЗЫВАЕМЫХ НАЧАЛЬНИКОМ ОТДЕЛА ГРАЖДАНАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ В СООТВЕТСВИИИ С РЕГЛАМЕНТОМ РАБОТЫ МИНИСТЕРСТВА

8.1. Консультирование граждан, ведомств, организаций и учреждений,
территориальных органов социальной защиты в пределах полномочий, установленных должностным регламентом.

8.2. Подготовка ответов на обращения граждан по вопросам деятельности
отдела.

8.3. Ведение приема граждан, разъяснений по телефону «горячая линия».

9. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ И РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ СЛУЖЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА

9.1.Систематическая работа над повышением уровня профессиональных знаний.

9.2. Знание структуры органов социальной защиты Ростовской области, других
ведомств области.

9.3. Качество подготовки служебных документов.

9.4. Своевременность, результативность решения поставленных задач.

9.5. Соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.

9.6. Соответствие требованиям, предъявляемым к должности.

9.7. Оценка деятельности руководством министерства.