Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на , чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Пример гарантийного письма

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Пример письма-претензии

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Skype: btcon.ru, E-mail: [email protected], Пн-Пт с 10:00 до 19:00

Картинки в нашем калейдоскопе постоянно меняются. Читайте в
рубрике:

>»> Ваш вопрос — наш ответ.
Перейти.

>»> Бизнес и психология: листаем книжные страницы.
Перейти.

>»> Полезные цитаты.
Перейти.

>»> Деловая переписка на английском языке. Семинар-практикум для менеджеров.

Каковы правила бизнес-этикета при переписке с иностранными партнерами? Как правильно установить письменный контакт и произвести благоприятное впечатление? Как лучше сформулировать свой запрос? Как получить и передать нужную информацию? Как корректно составить жалобу и ответить на рекламацию? Именно об этом пойдет речь на семинаре. Участники семинара приобретут практические навыки деловой переписки на английском языке и смогут применить их в своей работе уже на следующий день. Семинар разработан с учетом возможного различного уровня языковой подготовки слушателей.

>»> Аудитория: менеджеры и руководители различных уровней, работающие с иностранными партнерами и ведущие с ними переписку на английском языке.
Семинар окажется полезным и тем, кто планирует сдавать сертификационные экзамены на знание делового английского языка (BEC Preliminary, BEC Vantage, BEC Higher).

>» /> Цена:

>» /> Как принять участие

>» /> Расписание тренигов

>»> Программа семинара:

1. Особенности оформления и структура делового письма.

• Устная и письменная коммуникации. Значение письменной коммуникации в деловом общении. Имидж и письменная коммуникация. Концепция AIDCA и современный менеджмент.
• Особенности оформление почтового конверта.
• Структура англоязычного письма.
• Выбор бланка письма. Как правильно указать получателя письма. Адреса отправителя и получателя.
• Передача русских имен и названий на английском языке.
• Особенности указания даты на бланке письма.
• Регистрационный номер и тема письма: где разместить и как привлечь внимание?
• Формы вежливого приветствия и прощания в английском письменном этикете.
• Структура основного текста и логика изложения.
• Подпись: как и на каком языке писать?
• Как указать приложения?
• Пунктуация в письменной коммуникации.
• Практические упражнения.

2. Язык, стиль и композиция делового письма.

• Официальное (формальное) письмо. Персональные и безличные формы обращения к адресату. Особенности языка изложения. Употребление пассивного залога. Слова-связки и логика изложения. Сокращения в официальной переписке. Персональные и безличные формы окончания письма.
• Неофициальное (неформальное) письмо. Форма обращение к адресату. Употребление активного залога. Коллокации, идиомы и фразовые глаголы в неофициальном письме. Сокращения в неофициальном письме. Формы окончания письма.
• Полуофициальное письмо. Форма обращения к адресату. Особенности языка. Сокращения, фразовые глаголы, идиомы и коллокации. Форма окончания письма.
• Отличительные особенности делового американского языка в письменной коммуникации. Американский и британский английский.
• Практические упражнения.

3. Основные виды делового письма. Принципы работы с разным типом писем.

• Запрос информации. Общие принципы. Выбор стиля и языка.
• Ответ на запрос. Общие принципы. Выбор стиля и языка.
• Направление информации. Общие принципы. Выбор языка и стиля.
• Письменные приглашения. Выбор стиля. Как ответить на приглашение.
• Работа с письменными претензиями и рекламациями. Как правильно самим составить жалобу? Как корректно принести извинения? Выражение степени недовольства.
• Выражение сожаления и участия. Выбор стиля.
• Выражение участия по случаю теракта.
• Прочие формы повседневной переписки.
• Практические упражнения.

4. Электронные сообщения

• Плюсы и минусы использования электронных сообщений.
• Особенности применения электронных сообщений в деловой среде.
• Структура электронного сообщения.
• Вопросы стиля, композиции и языка в электронном сообщении.
• Практические упражнения.

Источник:
Навыки деловой переписки
Skype: btcon.ru, E-mail: [email protected], Пн-Пт с 10:00 до 19:00 Картинки в нашем калейдоскопе постоянно меняются. Читайте в рубрике: >»> Ваш вопрос — наш ответ. Перейти. >»>
http://www.btcon.ru/training_delperangl.html

ПРАКТИКУМ ПО ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ: виды деловых писем, электронная переписка, структура и композиция текста, форма изложения, стили, анализ типичных ошибок официально-деловой письменной речи

Расскажите друзьям о событии

Извините, регистрация закрыта. Возможно, на событие уже зарегистрировалось слишком много человек, либо истек срок регистрации. Подробности Вы можете узнать у организаторов события.

Семинар предполагает анализ большого количества практических примеров, направленных на развитие и совершенствование навыков деловой переписки. В качестве учебных пособий используются реальные письма, написанные специалистами различных областей в процессе профессиональной деятельности.

Расскажите друзьям о событии

Целевая аудитория:

• деловые люди, составляющие отчеты, пишущие служебные записки, рассылающие деловые письма, те, чья профессиональная деятельность связана с миром деловых бумаг;
• менеджеры по работе с клиентами, ведущие обширную переписку;
• менеджеры среднего звена, руководители региональных филиалов;
• сотрудники PR-служб, ведущие переписку с представителями прессы и разрабатывающие информационные материалы для публикаций;
• специалисты, разрабатывающие маркетинговые материалы для клиента (буклеты, информационные письма, памятки и инструкции и т.п.)
• секретари и т.д.

Вы сможете:

• составлять различные деловые письма быстро и качественно;
• оказывать нужное влияние на адресата путем письменного общения;
• не допускать ошибок, которые не исправляет письменный редактор;
• корректно донести негативную информацию, отказ и даже угрозу, не обидев адресата;
• редактировать тексты деловой направленности и учиться на ошибках других;
• чувствовать себя уверенно среди коллег и партнеров в процессе письменного взаимодействия;
• консультировать других по вопросам составления деловых писем;
• овладеть новейшими методиками теории речевых коммуникаций, например, QSCR, DAGOR, ADI и др.;
• анализировать американскую, континентальную и российскую модели делового письма.

Вы получите:

• описание деловых бумаг;
• подробную технологию и логику создания различных деловых документов;
• методику формирования полноценного делового письма;
• алгоритмы, облегчающие написание текстов и составления деловых писем любой направленности;
• алгоритмы, приводящие к конкретным результатам;
• набор необходимых конструкций и шаблонов составления делового письма для любой деловой ситуации;
• пакет выполненных кейсов, которые помогут закрепить полученные навыки;
• справочные материалы по грамматике и стилистике в удобном изложении;
• индивидуальные консультации по ведению деловой переписки.

Семинар предполагает анализ большого количества практических примеров, направленных на развитие и совершенствование навыков деловой переписки.

В качестве учебных пособий используются реальные письма, написанные специалистами различных областей в процессе профессиональной деятельности.

Специализация: Деловая переписка, Курсы для современных секретарей, Успешные переговоры, Эффективная реклама, Основные навыки копирайтинга, Мотивация персонала, Конфликты и стрессы в деловой сфере, Специфика межкультурных коммуникаций, Особенности международного протокола, Музыкальный менеджмент и др.

ПРОГРАММА:

День первый

1. Деловое письмо: стилистика, стандарты, принципы.

• Правильное оформление документов. Правила оформления реквизитов документа. Придание юридической силы документам.
• Стилевые особенности языка деловых бумаг.
• Особенности официально – делового и публицистического стилей речи.
• Принципы составления деловых писем.
• Структура делового письма.
• Введение к документу.
• Порядок действий.
• Алгоритмы DAGOR, QSCR, ADI и др.
• Типичные ошибки при составлении деловой корреспонденции, актуальные требования к деловому письму.
• Стандарты фраз и выражений, принятых в деловой переписке.
• Использование клише для выражения просьбы, гарантии, предложения, приглашения и т.п.
• Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальную информацию.

Практические задания и упражнения по составлению деловых писем.

Разбор ситуации – кейса «Типичные вступительные и заключительные фразы».

«Памятка по составлению делового письма».

2. Работа над составлением текста.

• Профессиональное руководство по составлению любого делового документа.
• «Круг аргументации».
• Расположение основной идеи, темы, проблемы.
• Правила логических ударений.
• Связь предложений в тексте.
• Использование универсальных речевых конструкций.
• Информационная роль порядка слов в предложении.
• Технологии подачи информации и аргументации.
• Взаимосвязь между планируемым содержанием текста и передачей реальной информации.

Упражнение по составлению деловых писем. Упражнение по использованию различных, в том числе манипулятивных, приемов аргументации.

Уместность использования речевых уловок, пауз, невербальной информации. Деловые игры.

День второй

3. Технология составления различных видов деловых писем.

• Протокол.
• Пресс – релиз.
• Информационное письмо.
• Служебная записка.
• Циркулярное письмо.
• Эссе.
• Резюме (три модели: американская, континентальная и российская).
• Письмо-требование.
• Письмо-отчет.
• Рекламация.
• Ответ на рекламацию.
• Письмо-благодарность.
• Письмо-подтверждение.
• Письмо-приглашение.
• Письмо-поздравление.
• Коносамент.
• Предложение по выработке политики или реализации проектов.
• Уведомление, предупреждение.
  и другие.

Упражнение по анализу структуры деловых писем и составлению собственных писем по ситуациям, предложенным тренером.

Подготовка готовых шаблонов для написания различных типов деловых писем.

Разбор иллюстративного письменного материала на английском и русском языке.

4. Деловой этикет в переписке.

• Понятие делового этикета в переписке. Личная и деловая переписка.
• Благодарственные письма, поздравления, приглашения, соболезнования.
• Американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке.
• Письма, которые всегда пишут или подписывают от руки.
• Процедура ответа на письма.

• Понятие «эмоциональной подстройки» под адресата.
• Обращение. Заключительная формула вежливости. Принципы завершения делового письма. Универсальные формулы.
• Особенности составления писем негативного содержания (отказы, претензии).
• Банковская переписка.

Составление различных моделей деловых писем. Подготовка шаблонов.

Упражнение по снижению психологической напряженности в текстах с негативным содержанием.

Речевые задачи.

Анализ образцов реальных деловых писем на английском, немецком и русском языках.

5. Принципы и приемы e — mail переписки. Факсимильные сообщения и электронная почта.

• Структура e-mail письма. Максимальное использование особенностей виртуального общения.
• Решение главных задач электронного письма: открыто, прочитано, понято, принято к действию.
• Ситуационное использование «телеграфного стиля».
• Формирование вложений и факсимильной подписи.
• Понятие «сетикета».
• Редактирование документов.
• Мировой опыт систематизации, хранения, архивирования и уничтожения деловых бумаг.

Индивидуальные упражнения для участников.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и слушателей.

Большую часть составляют практические занятия и консультации, которые включают анализ ошибок в составлении текстов и в оформлении документов, а также редактирование текста служебной записки, письма и пр. документов.

В стоимость входят кофе-паузы, раздаточные материалы, сертификат, CD-диски с допол. инф., др. Бесплатно содействуем в бронировании гостиницы для иногородних участников.

Источник:
ПРАКТИКУМ ПО ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ: виды деловых писем, электронная переписка, структура и композиция текста, форма изложения, стили, анализ типичных ошибок официально-деловой письменной речи
Семинар предполагает анализ большого количества практических примеров, направленных на развитие и совершенствование навыков деловой переписки.В качестве учебных пособий используются реальные письма, написанные специалистами различных областей в процессе профессиональной деятельности.
http://itctraining.timepad.ru/event/23806/

Формирование навыков деловой переписки в процессе обучения немецкому языку в техническом вузе

Особенностей деловой переписки на немецком языке. Образец письма, соответствующее требованиям DIN 5008 (DIN – Deutsche Industrienorm – немецкий промышленный стандарт). Обращение перед фамилией получателя. Оформление адреса получателя на конверте.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Краткая характеристика главных особенностей деловой переписки. Правила составления электронного письма. Официальная и личная переписка. Типографика e-mail, основные правила оформления текста. Смысловое значение местоимений, тире и дефиса в документе.

реферат , добавлен 22.11.2014

Оформление стандартного письма. Адрес, дата, обращение, окончание, подпись, приложение. Специальные почтовые отправления. Цель письма. Текст письма. Общие правила. Некоторые примеры деловой переписки. Сопроводительное письмо к контракту.

реферат , добавлен 05.04.2003

Понятие и виды делового этикета. Этика и психология бесед и переговоров. Деловой завтрак, обед и ужин. Особенности общения через переводчика. Место служебной переписки в делопроизводстве. Структура служебного письма-запроса. Виды деловой переписки.

контрольная работа , добавлен 07.10.2013

Особенности и значение делового этикета, его основные принципы: пунктуальность, тактичность, уважение, дресс-код. Ознакомление с международными стандартами составления и оформления официального письма: ширина полей, грамматика, структура документа.

контрольная работа , добавлен 09.01.2011

Этикет и такт делового человека. Создание благоприятного психологического климата во время переговоров. Психологическая характеристика стресса. Правила деловой переписки. Стандартные фразы и выражения деловых писем. Типовая инструкция по делопроизводству.

реферат , добавлен 12.11.2010

Письмо как основной инструмент служебно-деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями). Классификация писем по стилю и назначению. Общие рекомендации по изложению делового письма. Этикет служебного общения.

реферат , добавлен 24.01.2012

Особенности протокольных приемов в деловых отношениях. Отличительные черты дневных, вечерних приемов, коктейлей и фуршетов. Визитные карточки и правила их использования. Этикет официальной переписки. Ведение переговоров с использованием средств связи.

контрольная работа , добавлен 10.03.2011

Правила интернет-безопасности и интернет-этикет для детей и подростков. Ведение деловой переписки посредством электронной почты. Этика поведения пользователя локальной компьютерной сети. Использование компьютера в учебном процессе. Сетевая этика в чатах.

курсовая работа , добавлен 04.09.2011

Служебная переписка как важная часть делового этикета. Общие требования к деловому письму. Правила международной переписки. Обязательные атрибуты делового письма. Характерные типы деловых писем. Внутриорганизационная переписка, письма-поздравления.

реферат , добавлен 19.06.2010

Теоретический анализ этики делового общения. Характеристика элементов азбуки делового этикета: сувениры, отдых, восточная кухня. Правила деловой переписки. Стандартные фразы и выражения деловых писем. Письмо – предложение о совместном сотрудничестве.

контрольная работа , добавлен 17.06.2010

Источник:
Формирование навыков деловой переписки в процессе обучения немецкому языку в техническом вузе
Особенностей деловой переписки на немецком языке. Образец письма, соответствующее требованиям DIN 5008 (DIN – Deutsche Industrienorm – немецкий промышленный стандарт). Обращение перед фамилией получателя. Оформление адреса получателя на конверте. Деловой этикет, статья
http://revolution.allbest.ru/ethics/00726106.html

Язык деловой переписки

• Виды деловой переписки, классификация 5 кб.
• Основы деловой переписки 62 кб.
• Письменная форма коммуникации в деловом общении 14 кб.
• Этика проведения телефонных разговоров, деловой переписки 19 кб.
• Английский язык 3 21 кб.
• Деловой английский из М.Голденков — Осторожно. Hot Dog. 55 кб.
• Деловой русский язык 30 кб.

Язык деловой переписки

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях — лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем.

В данной работе описаны документы по административным и общим вопросам, встречающиеся практически всем работающим на предприятиях и в учреждениях независимо от занимаемого ими положения, а так же рассмотрены язык и стиль официально-деловой документации.

I. Становление официально-делового стиля.

После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». Начальная формула этой грамоты «Се азъ» . («Вот я») становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот: «Се азъ князь великий Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву монастырю) Терпугский погост Ляховичи с землею, и с людьми, и с коньми, и лес, и борти, и ловища на ловати. » («з «Грамоты великого князя Всеволода Мстиславовича Юрьеву монастырю 1125-1137 годов»). Заканчивались грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью.

А в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы ХХ в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные тексты

II. Официально-деловой стиль.

Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.). Организационно-распорядительная документация (ОРД) — вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т.п.) ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.

Документ — это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей инотолкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности. Помимо требования денотативной точности (денотат — предмет или явление окружающей нас действительности, с которыми соотносится данная языковая единица), к языку документов предъявляется требование коммуникативной точности — адекватного отражения действительности, отражения мысли автора в речевом фрагменте (предложении, тексте).

В документах, поэтому используются клишированные стандартные фразы:

«Договор вступает в силу со дня подписания.»

«Во исполнение приказа № . »

Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование. Чтобы достичь такой степени точности в тексте, приходится повторять одни и те же слова, названия, термины: При предварительной оплате Заказчик обязан в трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию платежного документа или известить его телеграммой. При невыполнении Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении десяти дней со дня подписания договора реализовать товар.

Подробность изложения в официально-деловом стиле сочетается с аналитизмом выражения действий, процессов в форме отглагольного существительного:

дополнять — вносить дополнения

поручать — давать поручения

не отвечать, а нести ответственность

решать — принимать решения

уточнять — вносить уточнения

платить — производить оплату

Подчеркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весьма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Устная речь чаще всего бывает эмоционально окрашенной, асимметричной по принципу текстовой организации. Подчеркнутая логичность устной речи указывает на официальность обстановки общения. Деловое устное общение должно протекать на фоне положительных эмоции — доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, — реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом — ГОСТом.

Реквизит — это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте — первые три в верхней части, а последний — в нижней части листа после подписей.

Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения. К ним относятся:

— Государственный герб Российской Федерации.

— Эмблема организации и предприятия.

— Изображение правительственных наград.

— Код предприятия, учреждения или организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

— Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

— Наименование министерства или ведомства.

— Наименование учреждения, организации или предприятия.

— Наименование структурного подразделения.

— Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, номер счета в банке.

— Место составления и издания.

— Гриф ограничения доступа к документу.

— Заголовок к тексту.

— Отметка о контроле.

— Отметка о наличии приложения.

— Отметка о заверении копий.

— Фамилия исполнителя и номер его телефона.

— Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

— Отметка о переносе данных на машинный носитель.

— Отметка о поступлении.

Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной спонтанной деловой диалогической речи.

III. Оформление официальной корреспонденции.

В зависимости от языка и традиций той или иной страны, стиль официальной переписки может меняться, но существуют общие правила, определяемые международной практикой и условностями.

Любой документ содержит несколько обязательных позиций:

Обращение — указывает официальный и почетный титул адресата (например, Господин, Сэр, Ваше Превосходительство и т.д.).

Комплимент — выражение вежливости, которым заканчивается письмо (напр. С глубоким уважением, Искренне Ваш и т.д.).

Подпись — удостоверяет данный документ.

Дата — должна включать день, месяц, год и место написания письма. Данные никогда не пишутся в сокращенном виде.

Адрес — полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы.

Также при оформлении официальной и деловой корреспонденции следует придерживаться некоторых общепринятых правил:

1. Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.

2. Писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over»).

3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.

4. Письма печатаются на машинке или компьютере, ширина поля с левой стороны не менее 2 см, интервал — 2 или 1,5.

5. В тексте не допускаются подчистки, исправления.

6. Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах.

7. Если вы посылаете поздравительную открытку, следует помнить о том, что одну подпись принято ставить лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация.

Современные формы переписки, которые приняты в международном общении, сложились около 150 лет назад в Англии.

Следует помнить, что за рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас.

Письмо принято писать на бланках организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка — это своеобразная визитная карточка, поэтому к нему следует относиться со всей серьезностью.

Любое письмо начинается с адреса на конверте. Во всем мире сначала пишут «кому», а затем «куда».

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Затем пишется фамилия адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, затем — фамилия. Вежливость требует постановки перед инициалами одного из сокращений «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже») или «Г-дам» («Господам»).

В странах арабского Востока перечисляется длинный ряд имен предков — Ахмед ибн (сын) Мухамед ибн Хасан ибн Хусейн или Фатима бинт (дочь) Хасан и т.д.

В большинстве стран принято писать сначала имя, затем фамилию. Однако, есть исключения. В Китае, например, на первом месте стоит фамилия, а затем имя — Ден Сяопинь.

У адресата может оказаться титул или звание — граф, доктор, магистр и т.д. В этом случае вместо обращения «Господину» можно указать его титул и звание. Писать и говорить «Господин+титул или звание+фамилия» принято лишь в Германии.

Слова «Господин» и «Госпожа» всегда сокращаются до «Г-н» и «Г-жа». Они никогда не употребляются самостоятельно, без фамилии. Такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.

В Англии часто употребляется вежливое обращение «Эсквайр», сокращенно «Эск.» («Esquier — Esq.»). Обращение «Эсквайер» никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин».

В США замужние дамы пишут имя и фамилию своего мужа. В адресе писем незамужним дамам всегда должно указываться их имя.

Если вы хотите послать письмо лично корреспонденту, в таком случае после фамилии следует поставить «лично» («Private» — Англия, «Personal» — США, «Confidential» — Англия, США).

После этого пишется название фирмы, где работает адресат, затем почтовый адрес: номер дома, название улицы. Заключают адрес название города, штата, графства, кантона и т.п. (названия английских графств и названия штатов, имеющих сокращения, можно посмотреть здесь), почтовый индекс и страна.

При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная»

С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами (например, 14 июня 1997г.). Принятые у нас сокращения 14.06.97 в международной практике не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

Ниже, без абзаца, с левой стороны пишут вежливое обращение (например, «Дорогой г-н (или г-жа)» или «Господа», «Уважаемые господа» и т.д.). После вступительного слова ставится запятая, а не восклицательный знак.

В следующей строке необходимо обозначить тему письма. Для этого достаточно поставить Re («Reference»), русский эквивалент – «Касательно».

Заканчивается письмо, как правило, комплиментом. Если письмо официальное, то обычно употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно ограничиться добрыми пожеланиями «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.

Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись ставится с правой стороны листа, под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (напр. в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости. Фамилия печатается на машинке или компьютере под рукописной подписью.

Если после написания письма необходимо срочно сообщить о каких-либо событиях, которые произошли позже, то в конце письма ставится P.S. и дописывается необходимая информация, в конце постскриптума ставится подпись.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложения (Enclosure)».

Деловое письмо - инструмент, который влияет на то, как нас воспринимает начальство, клиенты, партнеры или потенциальные работодатели. Статья отвечает на вопрос, как развить навыки составления делового письма, содержит рекомендации, схемы, примеры.

Как всякое боевое искусство умение писать письма синтезирует разнообразные техники и приемы, учитывает психологические аспекты развития личности.

Что требуется знать перед написанием делового письма?

В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы.
Лихтенберг Георг Кристоф

Работа над деловым письмом начинается с ваших ответов на вопросы:

Кто ваш адресат и что вы о нем знаете?

• Сфера деятельности компании?
• Вы знакомы с тем, кому адресуете письмо?
• Что вы знаете о человеке, которому адресуете письмо?
• Что для него важно?

Почему необходимо ответить на все эти вопросы:

• так вы установите психологический контакт с вашим адресатом
• быстрее достигнете желаемого результата

У адресного письма больше шансов на ответ, ведь имя для человека - самое важное для него слово.

Имя адресата, напечатанное или написанное на бумаге, доставляет ему положительные эмоции, поскольку

• подтверждается факт существования человека как личности
• поднимает его самооценку

Личное знакомство с адресатом и внимательное изучение его поведения позволит вам разговаривать с ним на одном языке.

Важно: Люди всегда относятся лучше к тем, кто на них похож.

Какова цель вашего письма?

Вы собираетесь:

• просить об одолжении
• отказать в просьбе
• предложить услугу/товар
• предъявить претензию

Важно: Если вы собираетесь использовать лесть как механизм воздействия на адресата - льстите искренне. Искренний комплимент всегда доставляет удовольствие людям с высокой самооценкой. Люди с заниженной самоценкой воспринимают лесть негативно!

В чем именно вы собираетесь убедить вашего адресата?

• Как, с вашей точки зрения, должен поступить человек, которому вы пишите?
• Каких действий вы от него ждете?

Цели определены - пришло время подумать об аргументах

• Какие именно аргументы вы готовы представить? Чем они подтверждены?
• Какой из аргументов может заинтересовать адресата?
• В чем заключается лично ваш интерес?
• Насколько расходятся ваши с адресатом интересы?
• Каким может быть компромиссное решение?

Основные правила грамотного написания делового письма

Правила составления деловых писем достаточно простые.

Правило 1: Образ

Важно: Человек, читающий ваше письмо, не знает вас лично! Ваше письмо должно формировать цельный и симпатичный образ

Благодаря удачно выбранному образу в письме вы будете влиять на своего визави на уровне подсознания.

Пять «безотказных» образов:

Образ влиятельного человека привлекает многих, однако, членами клуба «сильных мира» являются не все. Если вы заручились поддержкой такого человека и имеете этому не только устное, но и письменное подтверждение (например, письмо), смело ссылайтесь на этот факт в процессе общения со своим визави. В обратном случае вам придется прорабатывать другие образы.

Важно: Протежирование влиятельного человека предполагает использование в письме достаточного жесткого стиля изложения

Правило 2: Структура

Блочная структура - самая удобная для деловых писем

Правило 3: Лид-абзац

Лид-абзац- несколько предложений, которые предшествуют преамбуле

Что уместно в лид-абзаце:
1. Искренняя лесть и комплименты в сторону адресата

• Я только, что прочитал вашу книгу, и она произвела на меня огромное впечатление
• Я слышал о вас как о человеке, который оказывает поддержку талантливой молодежи
• Ваши подчиненные отзываются о вас как о прекрасном руководителе

Правило 4: Употребление корректных этикетных форм

Правило 5: Грамотность

Почему важна грамотность, объясняют в школе:

Правило 6: Краткость — сестра таланта, или почему чем меньше слов, тем больше смысла?

Значительная мысль, выраженная в сжатой форме, приобретает вид мудрости, подобно тому, как уже в семени прозревает большое дерево.
Деметрий Фалерский

Интересный факт. Понятие «лаконичность» ввел в литературу Платон в IV веке до н.э. Большинство из нас до сих пор пытается научиться выражать свои мысли лаконично.

Важно: Ваш адресат - занятой человек. Ему некогда читать романы в письмах. Помните об этом, составляя текст письма.

Редактируя черновой вариант текста, смело избавляйтесь от лишних слов. Больше о стоп-словах вы умажете узнать, просмотрев видео «Максим Ильяхов: Простые правила сильного текста» в конце статьи.

Правило 7: Конкретика в деловом письме — ваш козырь

В деловом мире - правда всегда лучше откровенного вранья или небольшой брехни. Письма без фактов автоматически отправляются в папку «спам» или мусорную корзину.

Но ведь у вас другая задача?

Вы составили письмо:

Ваш адресат прочитал следующее:

Вы написали 41 слово. Из них - только 4 слова-факта действительно важны для адресата. Впечатляет? Вашего адресата такая статистика точно не впечатлит!

Что делать?

Редактировать:

Правило 8: Тема письма

Отсутствие темы письма свидетельствует о вашей неопытности!

Тема должна быть запоминающейся, «цепляющей».

Совет. Когда вы обдумываете тему своего письма, помните: «цепляют» преимущества, которые вы готовы предложить.

Правило 9: Деловое письмо — деловой стиль. Почему нельзя использовать другие стили?

Потому что это будет уже совсем не деловое письмо.

Примеры деловых информационных писем

Правильно составленное деловое информационное письмо имеет следующий план:

Пример письма:

Какие психологические приемы можно использовать в деловом письме?

1. Тактика «Причина»

• Четко и ясно объясните причины вашего обращения именно к этому человеку
• Аргументируйте, почему он должен оказать вам помощь, в чем заключаются преимущества помощи именно вам

2. Тактика «Повторение»

Деловое предложение, призывы к действию, просьба повторяются в нескольких блоках письма по-разному

3. Тактика «Предположение»

Такая тактика интригует адресата, но не всегда уместна. Предположение трудно подтвердить фактами. Если вы рискуете и высказываете предположение, будьте готовы, что со временем вам придется отвечать за свои слова

4. Тактика «Утверждение»

В тексте письма используются только утвердительные предложения, создающие эффект истинности

Как быстро научиться писать деловые письма? Практика и еще раз практика

• Пройти специальный тренинг
• Читать специальную литературу и заниматься самообразованием

• Много практиковаться

Что может испортить ваше письмо? Видео

Яркой иллюстрацией плохого письма является видео «Для тренинга «Деловое письмо». Фильм «Трое из Простоквашино».

Письмо могут испортить:

• несогласованность структурных блоков
• отсутствие логики в изложении
• многословность
• отсутствие фактов
• наличие ошибок
• неаккуратность оформления и т.д.

Видео: «Для тренинга «Деловое письмо». Фильм «Трое из Простоквашино»

Почему деловое письмо не имело силы? Где вы допустили ошибку?

• Ваше письмо не удалось просмотреть за 30 секунд и определить степень его важности

соответственно

• Ваше письмо показалось адресату не очень важным

Статистика: средний руководитель получает 100-200 писем в день

Важно: Основная мысль вашего послания излагается в начале текста! И только потом идет объяснение основной мысли

Ознакомьтесь с готовым видео материалом на тему деловых писем

Видео: Максим Ильяхов. Простые правила сильного текста

Видео: Как написать продающее письмо? Вебинар WebPromoExperts#130

Видео: Хитрости убеждающих и продающих писем

Видео: Преимущества и недостатки деловых писем - Антон Краснобабцев

Успех нашего бизнеса нередко зависит от качества текстов, которые нам приходится писать каждый день. Коммерческие предложения, продающие письма, письма клиентам и деловым партнерам – все это влияет на наш имидж, на то, как нас будут воспринимать. Все это убеждает или не убеждает, продает или не продает.

Как же добиться, чтобы все, с кем мы ведем бизнес-переписку, получали от нас профессиональные, качественные тексты? И не только от нас лично, но и от наших работников или подчиненных, ото всей нашей организации?
Путей всего 4.
Начнем с тех, которые подходят всем, кто ведет всю свою деловую переписку сам.

Путь 1. Прочесть много текстов, написать еще больше, и в конце концов научиться.

Этот путь приходит в голову сам собой – и не только вам. Большинство тех, от кого вы получаете письма и чьи тексты читаете в Интернет и в печати, учились именно так. И как, нравится вам то, что они пишут? Скорее всего нет. Почему? Дело в том, что практика сама по себе мало помогает без постановки техники.
Представьте себе, что ваш спортивный тренер готовит вас к стометровке. Вы бежите первый раз – получается очень медленно. Тренер говорит вам: бегите еще. Все равно медленно. Тогда еще. И еще. Вряд ли вы при таком подходе когда-нибудь пробежите достаточно быстро. Вместе с тренером вам нужно в первую очередь разобраться, что мешает бежать быстрее. Может быть вы неправильно стартуете, неэффективно работаете во время бега руками, не так дышит? Сначала нужно поставить вам технику бега, а уж потом заставлять вас постоянными тренировками эту технику отрабатывать.
Не меньше важна техника и в деловом письме. Чтобы мастерство росло с практикой, нужно понимать лежащие в основе принципы и приемы. Как можно структурировать письмо, какая структура для какого случая больше подходит. Как строить фразы, какие обороты выбирать. Какие аргументы приводить. Как выстраивать отношения с адресатом, смягчать негатив, усиливать позитив. Без этого от практики мало толку.
Итого – первый путь это скорее миф, а не путь. На практике не работает.

Путь 2. Изучить толковую книгу по написанию деловых текстов – и практиковаться

В самом деле, откуда узнавать о принципах и приемах, как не из книг? Логично, но. Найти толковую книгу по деловому письму на российском рынке очень непросто. Как тренер и консультант по деловому письму, я в свое время изучила этот вопрос – нужно же было что-то рекомендовать клиентам. Выбрать одну книгу, в которой были бы ответы на все основные вопросы, причем на понятном, человеческом языке, не получилось.
Обнаружилась куча книг по секретарскому делу и делопроизводству, которые не о том. Одна переводная книга, которую без адаптации применять в России было нельзя. Нашлось несколько книг по стилю – все адресованные языковедам и переполненные непонятными «нормальному человеку» терминами. Попалась книга Барбары Минто по структуре – закрывающая только одну узкую тему, и написанная наукообразно, сухо и непонятно. В конце концов, я прекратила поиски – и написала свою книгу-учебник «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Книга в продаже уже месяц – тираж расходится быстро, и возможно, пустующая ниша будет, наконец, заполнена. Время, как говорится, покажет.
Но допустим книга нашлась. Получите ли вы результат, если изучите приемы по книге и будете их применять? Вопрос открыт … уже несколько веков. Издаются самоучители по языкам, кулинарии, игре на музыкальных инструментах, даже лыжам и йоге. Есть люди, которые с помощью этих самоучителей осваивают немецкий язык, начинают играть на саксофоне, становятся кулинарами или принимают позу лотоса. Но таких людей не так много – а большинство, увы, останавливается на полпути.
Большинству мешают три вещи.

• Во-первых, самому трудно понять, правильно ли ты поставил себе технику. Верно ли понял тот или иной прием, корректно ли его применяешь.
• Во-вторых, не получается верно организовать практику. Нужны не просто повторения, нужен анализ каждого повторения. Если не получилось, нужно понять почему, и исправить то, что было не так – а это зачастую видно только со стороны.
• Ну а в-третьих, просто надоедает, находятся более важные дела, не хватает времени, и мы «задвигаем» занятия на потом.

Итого – второй путь лучше первого, он может сработать, но при большом желании, старании и самодисциплине.

Путь 3. Пройти обучение с инструктором или консультантом – а потом практиковаться самостоятельно

Этот путь позволяет решить три описанные выше проблемы – инструктор и объяснит, и подскажет, и со стороны посмотрит. Вариантов организации такого обучения сегодня много: групповые тренинги или индивидуальные консультации, очные или заочные, с использованием компьютера и Интернет, или традиционно, с бумагой и ручкой. С полным погружением на два дня – или на несколько дней с короткими вечерними лекциями и домашними заданиями. Словом, выбор есть. Главное, на что важно обратить внимание – в варианте, который вы выберете, должна обязательно быть предусмотрена практика.
Причем лучше практика коллективная. Если вы практикуетесь в группе, то ваши тексты читает не только инструктор, но и другие участники. Вы получаете возможность взглянуть на свое письмо со стороны, глазами читателя – а в реальной, рабочей переписке этого как раз не хватает. Ведь если ваше коммерческое предложение не убедит клиента, он не побежит рассказывать вам, где именно вы оказались неубедительны, в чем «недожали», в какой момент упустили сделку. А группа побежит.
Итого – самый реальный и результативный вариант для реальных, занятых людей. Хотя конечно более дорогой, чем покупка книги.

Путь 4. Разработать вместе со специалистами библиотеку образцов писем – и использовать ее

Хорошо, с теми, кто отвечает только за свою переписку, ясно. А как быть, если у вас под началом целая команда, которой нужно вести переписку? Допустим, вы и ваши сотрудники прошли обучение на тренинге – как закрепить результат? Как быть с тем, что люди в коллективе меняются – кто-то приходит, кто-то уходит, и не получается обучить всех, или это просто дорого?
Можно разработать для вашей команды библиотеку образцов писем. Образцы это своего рода эталонные письма, такие, где в нужном порядке использованы все приемы, все ходы – например, такие, как образец в таблице в конце моей статьи «Уж послала так послала» как писать отказы» . Ваши люди постоянно составляют коммерческие предложения? Можно разработать для них образцовое предложение. Вашим людям часто приходится писать отказы? Можно подготовить образцовый отказ – или претензию, жалобу, извинение.
Когда образец понадобится, сотрудник сможет сравнить его со своей реальной ситуацией, взять из текста то, что к этой ситуации подходит, заменить факты реальными – и получит текст гарантированного качества.
Конечно, этот текст может оказаться лучше или хуже в зависимости от мастерства того, кто пользуется образцом, - но в нем гарантированно не будет явных ошибок, «ляпов» и недочетов, которые как раз обычно и губят все дело. Образец обеспечит основу, минимально необходимый уровень ремесла, - а без ремесла, как известно, не бывает и искусства.
Возьмем только два недавних примера. Среди моих клиентов есть рекрутинговое агентство. Вместе с этим агентством мы разработали набор образцов для сопроводительных писем – и в первый же месяц использования этих образцов «приглашаемость» кандидатов на собеседования выросла как минимум на треть. Другой пример - по просьбе клиента мы разработали несколько образцов писем потенциальным партнерам о ведении совместных проектов. Несколько потребовалось, чтобы текст не примелькался адресатам, не оставлял ощущения клише. И опять успех – несколько раньше не интересовавшихся нами партнеров откликнулись.
Итого – тоже вполне работающий путь, особенно в комбинации с предыдущим, когда мы обучаем нескольких ключевых участников команды, а остальным даем образцы.
В целом же все пути кроме первого оказываются рабочими, но по трудоемкости и по тому, какая нужна воля к победе, они здорово различаются. Очень мотивированным, настойчивым и усидчивым можно начинать с книг – а всем остальным лучше с обучения. Ну а тем, кто отвечает не только за себя, но и за работу своей команды, стоит обзавестись библиотекой образцов.
И результат не заставит себя ждать.