УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

02.11.2011

ПОЛОЖЕНИЕ

02.11.2011 № 1-П

г. Москва

О ведении личных дел работников

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение о ведении личных дел работников ООО "Бета" разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Положением, утв. Указом Президента РФ № 609 от 30 мая 2005 г., Инструкцией по делопроизводству ООО "Бета" , Положением о работе с персональными данными ООО "Бета" и является локальным нормативным актом ООО "Бета" .

1.2. Настоящее П оложение разработано в цел ях регламентации работы с личными делами работников ООО "Бета" (их формированием, ведением, использованием и хранением) и определяет порядок действий работников, участвующих в работе с данной документацией.

1.3. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В едение личного дела обязательно для каждого работника .

1.4. Формирование, ведение и хранение личных дел осуществляют работники отдела кадров ООО "Бета" .

2. СОСТАВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

2.1. В личное дело работника вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу, непосредственно работой и увольнением.

Персональные данные, внесенные в личные дела работников (иные сведения, содержащиеся в личных делах работников), относятся к сведениям конфиденциального характера, получение, обработка, использование и передача которых производится в соответствии с Положением о работе с персональными данными.

2.2. К личному делу работника приобщаются:
– заявление работника о приеме на работу (переводе, увольнении);
– личный листок по учету кадров, анкета;
– копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
– копия трудовой книжки;
– копии документов о профессиональном образовании, заверенные в установленном порядке;
– копии документов о профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания, заверенные в установленном порядке (при наличии);
– характеристики, рекомендации с прежних мест работы;
– копии решений о награждении государственными наградами, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (при наличии);
– копии приказов по личному составу, касающи х ся работника (приказа о приеме на работу, переводе на другую работу (должность), поощрении работника, наложении дисциплинарного взыскания, увольнении (прекращении трудового договора) и т.п.);
– экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений к нему;
– копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
– аттестационный лист работника и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне);
– копии документов о включении работника в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
– документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну (если исполнение обязанностей по должности связано с использованием таких сведений);
– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
– копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
– копия ИНН;
– копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;
– медицинское заключение о наличии (отсутствии) у работника заболевания, влияющее на характер выполняемой им работы (при необходимости);
– справка о наличии (отсутствии) судимости (факта уголовного преследования / прекращени я уголовного преследования), выданная в установленном законодательством порядке, при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подверга вшиеся уголовному преследованию.

2.3. К личному делу работника могут приобщаться иные документы по усмотрению начальника отдела кадров ООО "Бета" , за исключением документов, имеющих второстепенное значение (о предоставлении отпуска, справки с места жительства, о жилищных условиях, черновики документов, проекты и т.п.).

2.4. В личное дело работника вносятся также его письменные объяснения после ознакомления с документами своего личного дела.

3. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ. ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ

3.1. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора и утверждения приказа о приеме работника на работу, но не более недельного срока с даты наступления обоих указанных событий.

3.2. Документы включаются в личное дело в хронологической последовательности.

3.3. Копии документов работника, внесенные в его личное дело, заверяются подписью работника отдела кадров и печатью отдела кадров.

3.4. После оформления личного дела документы, приобщенные к личному делу работника, помещаются в отдельную папку, страницы документов нумеруются, заполняются реквизиты о бложки (см. приложение 1 ) и корешка папки.

3.5. К личному делу прилагается в нутренняя опись (см. приложение 2 ). Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Во в нутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отража е тся во в нутренней описи в графе "Примечание".

3.6. К личному делу прилагается л ичный листок по учету кадров (см. приложение 3 ). Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения л ичного листка проверя е тся работником отдела кадров. На л ичный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка работника.

Если после заполнения л ичного листка по учету кадров в учетных данных работника произошли изменения, составляется д ополнение к личному листку по учету кадров (см. приложение 4 ), к оторое также нужно включить в личное дело работника.

3.7. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с л ичным листком по учету кадров может заполняться а нкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров.

3.8. В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в к ниге учета личных дел (см. приложение 5 ).

3.9. После увольнения работника дело закрывается, оформляется л ист-заверитель (см. приложение 6 ), который показывает количество листов в деле и изменения в его составе и состоянии. Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником отдела кадров.

3.10. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ.

4. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

4.1. Личные дела хранятся в отделе кадров отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке. Для хранения личных дел используются сейфы или железные шкафы.

4.2. Личные дела работников, уволенных из ООО "Бета" , сдаются кадровой службой на архивное хранение.

4. 3 . Личные дела после увольнения работников хранятся:
– 75 лет (личные дела обычных работников);
– постоянно (личные дела руководителей ООО "Бета" , членов ее руководящих, исполнительных и контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени).

Личные дела обычных работников при хранении периодически подвергаются просмотру (путем проведения экспертизы ценности документов) в цел ях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению (например, в силу их научно-исторического значения) в соответствии с законодательством РФ.

4. 4 . Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам ООО "Бета" с письменного разрешения Генерального директора ООО "Бета" . При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

4. 5 . Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка (см. приложение 7 ), которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

4. 6 . Генеральный директор ООО "Бета" своим приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел работников. Факт проверки фиксируется в д ополнении к личному листку по учету кадров (приложение 8 ).

4. 7 . При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет а кт проверки наличия и состояния личных дел, представляемый на утверждение Генеральному директору ООО "Бета" .

5. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ ОТДЕЛА КАДРОВ

В обязанности работников отдела кадров при ведении личных дел работников входит:
5.1. Приобщение документов, указанных в п . 2.2-2.4 настоящего Положения, к личным делам работников .
5.2. Обеспечение со хранности личных дел работников.
5.3. Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников в соответствии с Положением о работе с персональными данными ООО "Бета" .
5.4. Ознакомление работника с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по его просьбе и в иных случаях согласно п. 4.3 настоящего Положения.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Работники отдела кадров, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством РФ к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников, установленного настоящим Положением.

7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

7.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором ООО "Бета" и действует до его отмены (принятия нового Положения).

Принято на заседании

педагогического совета

МБОУ СОШ № 11

Протокол № 2

УТВЕРЖДАЮ:

Директор школы

М.В.Легедь

ПОЛОЖЕНИЕ
О ФОРМИРОВАНИИ, ВЕДЕНИИ И ХРАНЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

обучающихся муниципального бюджетного

общеобразовательного учреждения

средняя общеобразовательная школа № 11

Общие положения

1. Настоящее Положение о формировании, ведении и хранении дел обучающихся и воспитанников (далее – Положение) разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся Школы и определяет порядок действий всех категорий сотрудников Школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.

1.2. Настоящее Положение утверждается Приказом по Школе и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников. Нарушение настоящего Положения рассматривается в соответствии с ТК РФ.

II. Порядок оформления личных дел при поступлении в общеобразовательную организацию

2.1. Личное дело является документом обучающегося, ведение его обязательно для каждого обучающегося школы с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).

2.2. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей.

2.3. В личное дело обучающегося заносятся: общие сведения об об учающемся , итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота, золотая медаль).

2.4. Личные дела обучающихся Записи в личном деле необходимо ведутся четко, аккуратно, черной пастой.

2.5. Личное дело обучающегося формируется из следующих документов:

заявление на имя руководителя образовательной организации;

медицинской карты ребенка с заключением о возможности обучаться в массовой школе (в дальнейшем находится у медицинского работника);

справки с места жительства о составе семьи;

копии страхового медицинского полиса;

копии страхового пенсионного полиса;

копии аттестата об окончании 9-го класса (для обучающихся 10 – 11 классов);

договора о сотрудничестве образовательной организации с родителями обучающихся (законными представителями);

согласия законного представителя на обработку персональных данных;

копии свидетельства о рождении, включая копию вкладыша – свидетельства о гражданстве;

копии паспорта (обучающегося с 14 лет) (2 страницы).

III . Порядок ведения и хранения личных дел обучающихся

3.1. Личные дела обучающихся в I - III классах ведутся учителями, в IV - X (XI) - классными руководителями.

3.2. Личные дела обучающихся хранятся в кабинете директора в строго отведённом месте.

3.3. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К-5 (2) означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5 во второй книге).

3.3. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В состав папки входят:

обложка (см. Приложение 1),

внутренняя опись документов (см. Приложение 2),

список обучающихся класса, который меняется ежегодно (см. Приложение 3).

3.4. Инспектор по кадрам вносит в личные дела сведения о прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл, № и дату приказа).

IV . Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся

4.1. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.

4.2. Личные дела обучающихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле ведуться четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

4.3. На титульный лист личного дела приклеивается фотография ученика. Вновь прибывшие обучающиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение двух недель со дня прибытия.

4.4. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об обучающемся, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов.

4.5. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись руководителя образовательной организации.

4.6. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.

4.7. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4.8. На все документы, которые находятся в личном деле обучающегося, составляется опись документов, имеющихся в личном деле.

4.9. Работа классного руководителя с личными делами обучающегося осуществляется в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных» в присутствии инспектора по кадрам.

V . Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из Школы

5.1. При выбытии обучающегося из школы личное дело выдаётся родителям или лицам, их заменяющим (законным представителям).

5.2. Выдача личных дел производится инспектором по кадрам.

5.3. Инспектор по кадрам регистрирует выдачу личного дела в “Книге движения личных дел обучающихся”.

5.4. Выдача личных дел осуществляется после выполнения родителями (законными представителями) следующих обязательств:

подача на имя директора Школы заявление;

получение у библиотекаря обходного листа (Обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной там литературы, а в случае ее утраты – внесения денежной или иной компенсации за утерянную литературу согласно Положению о библиотеке Школы);

сдача обходного листа инспектору по кадрам;

предоставление справки-подтверждения из учебного заведения, в которое поступает ученик (если выбывает в течение учебного года).

5.5. При выдаче личного дела инспектор по кадрам оформляет запись в алфавитной книге о выбытии обучающегося.

5.6. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании четверти, классным руководителем в личное дело делается выписка четвертных оценок из классного журнала.

5.7. В случаях выбытия в течение четверти делается выписка текущих оценок. При выбытии учащихся 10 и 11 классов выдается личное дело и копия аттестата об основном общем образовании.

5.8. В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.

5.9. Личные дела учащихся окончивших Школу или выбывших по иным причинам инспектор по кадрам передает в архив. По окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.

VI . Порядок проверки личных дел обучающихся

6.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется инспектором по кадрам, заместителям директора по УВР и директором общеобразовательной организации.

6.2. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля в начале учебного года. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.

6.3. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел обучающихся.

6.4. По итогам проверки заместитель директора по УВР, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием замечаний.

6.5. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел.

6.6. За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел обучающихся классным руководителям объявляется благодарность.

6.7. В случае выявления недостатков работа классного руководителя ставится на индивидуальный контроль заместителя директора по УВР. В данном случае классный руководитель обязан предоставить объяснительные о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся и исправлении замечаний.

6.8. За систематические грубые нарушения личных дел обучающихся директор вправе объявить классному руководителю замечание, снять стимулирующие доплаты.

Приложение 1

Образец оформления обложки папки, в которой хранятся личные дела учащихся

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 11 г. Еманжелинского муниципального района Челябинской области

Приложение 2

Образец оформления внутренней описи документов для формирования личных дел учащихся

Внутренняя опись документов

учащихся ____ класса

Документы

Ф.И.О.

учащегося

договор о сотрудничестве образовательного учреждения с родителями

согласие законного пред-ставителя на обработку персональных данных

Заявление о приеме

Справка из детской поликлиники

Копия свидетельства о рождении

Копия вкладыша о гражданстве

Справка с места жительства

Копия паспорта

Копия страхового медицинского полиса

Копия страхового пенсионного полиса

Копия аттестата

Иванов А.А.

Приложение 3

Образец оформления списка класса

Список учащихся __________ класса МБОУ СОШ № 11

Еманжелинского муниципального района Челябинской области

на 2012-2013 учебный год

Классный руководитель: ________________________

ФИО полностью

Отчество

Дата рождения

Домашний адрес

Не менять форму, шрифт 12, Times New Roman

ПОЛОЖЕНИЕ

муниципального бюджетного

общеобразовательного учреждения

г.Мегион, пгт.Высокий

Положение

о порядке ведения личных дел обучающихся

муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения

«Средняя общеобразовательная школа №6»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии Федеральным Законом от 29.12.2012 года № 273- ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 января 2014 г. N 32 «Об утверждении Порядка приема граждан на обучение по общеобразовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 марта 2014 г. N 177 «Об утверждении порядка и условий осуществления перевода, обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующего уровня и направленности»; Уставом МБОУ «СОШ №6».

1.2. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами обучающихся муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №6» (далее – Учреждение) и определяет порядок действий всех категорий работников учреждения, участвующих в работе с вышеназванной документацией и утверждается приказом по образовательному учреждению и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников учреждения.

2. Требования к оформлению личных дел обучающихся

2.1. Титульный лист личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью Учреждения.

2.2. На обратной стороне титульного листа должны быть записаны сведения об обучающемся: фамилия, имя, и отчество; пол; число, месяц и год рождения ; серия и номер документа, удостоверяющего личность; национальность (при наличии данных в документе); дошкольное образовательное учреждение, которое ребенок посещал до поступления в школу; сведения о переходе из одной школы в другую, выбытии и окончании школы, домашний адрес обучающегося (фактический по листу регистрации);

2.3. В конце каждого учебного года со 2 по 9 класс классный руководитель выставляет в графу «сведения об успеваемости» годовые оценки обучающегося, согласно классному журналу по всем предметам, количество пропущенных уроков и в том числе по болезни, запись о переводе в следующий класс , заполняет графу «сведения об изучении факультативных курсов», «награды и поощрения»; ставится подпись классного руководителя и заверяется круглой печатью школы.

2.5. При изменении персональных данных обучающегося необходимо аккуратно внести изменения и заверить круглой печатью и подписью руководителя Учреждения.

2.4. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.

2.5. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.

2.6. Карандашные записи в личном деле запрещаются.

2.7. Правильность заполнения личных дел проверяется заместителем директора по УВР образовательного учреждения, который сверяет соответствие оценок в журнале и личном деле.

3. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.

3.1. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей. Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:

Заявление;

Копия свидетельства о рождении;

Справка о регистрации с места жительства;

3.2. Для поступления во 2-9 классы предоставляются следующие документы:

Заявление ;

Личное дело обучающегося;

Документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

Для обучающихся, достигших 14 – летнего возраста, обязательным является предоставление копии паспорта.

3.3. Для поступления в 10-11 классы оформление личного дела осуществляется при предоставлении следующих документов:

Заявление;

Аттестат об основном общем образовании (оригинал);

Копия паспорта обучающегося.

Если обучающийся продолжает обучение после 9 класса в той же образовательном учреждении, то ведется его прежнее личное дело.

Если обучающийся будет получать среднее общее образование в другом образовательном учреждении, то личное дело передается в архив, а лицу, получившему основное общее образование, образовательное учреждение выдает аттестат об основном общем образовании.

3.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

4. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.

4.1. Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в Учреждение и ведутся классными руководителями до ее окончания.

4.2. Личные дела обучающихся хранятся в папках с указанием класса и его литеры.

4.3. Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке, согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем. Список меняется ежегодно.

4.4. При исправлении оценки дается пояснение, ставится круглая печать Учреждения и подпись директора.

4.5. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4.6. При достижении ребенком 14- летнего возраста вносится копия паспорта обучающегося.

5. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Учреждения.

5.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится секретарем Учреждения, при наличии заявления от родителей. Издается приказ «О выбытии обучающегося».

5.2. При выдаче личного дела секретарь вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».

5.3 . В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель предоставляет документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

5.4. Личные дела хранятся в Учреждении в течение всего обучения ребенка и в течение трех лет после окончания обучающимися Учреждения .

Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих. Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок.

Личное дело сотрудника состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

• руководители и их заместители;
• ведущие специалисты;
• материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
• работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Чем предусмотрено ведение личных дел

Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
• Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

Порядок формирования личного дела

На вопрос «что такое дело?» отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2018) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Такая папка должна охватывать:

• процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
• период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
• процедуру увольнения (заявление и приказ).

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

Формирование дела при приеме на работу

Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

• название юридического лица;
• структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
• номер;
• фамилия, имя, отчество работника;
• дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
• дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
• количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
• срок хранения.

Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

• заполненная анкета компании;
• копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
• копия ИНН;
• копия СНИЛС;
• копия военного билета (для мужчин);
• диплом или иные документы об образовании;
• фотография (цветная или черно-белая);
• характеристика с прошлого места работы;
• заявление работника о приёме на работу;
• копия приказа о приёме сотрудника на работу;
• копия трудового договора и должностной инструкции;
• опись документов в личном деле;
• иные документы;
• копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).

Формирование в процессе трудовой деятельности

На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец-2016 бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержаться в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

• поступление новых бумаг;
• изъятие листов;
• замена подлинников копиями.

В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так:

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

• проверить наличие всех документов;
• проверить хронологию бумаг в папке;
• сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце - лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

Хранение ЛД: порядок и сроки

Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:

• для ЛД, созданных с 01.01.2003, - 50 лет;
• для ЛД, созданных до 2003 года, - 75 лет.

Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц. Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее, чем через три года после закрытия, папки должны быть переданы в архив.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

• с помощью нумерации;
• в алфавитном порядке;
• по структурным подразделениям компании.

Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве , но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

На кого оформлять ЛД

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

• Руководящий состав и лица, их замещающие;
• Главные специалисты;
• Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
• Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

• Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
• Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
• Ксерокопия СНИЛС;
• Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
• Ксерокопия ИНН;
• Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
• Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
• Автобиография;
• Экземпляр трудового договора;
• Ксерокопия трудовой книжки;
• Материалы об аттестации (если проводилась);
• Фотографии работника, которые периодически обновляются;
• Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Требования к оформлению личного дела сотрудника

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

• на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
• если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
• обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Ведение журнала регистрации личных дел работников

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Образцы и бланки документов для личного дела (Скачать)

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

1. Общие положения

1.1. Личное дело учащегося представляет собой индивидуальную
папку, в которой находится личная карта обучающегося (типографский бланк личного дела) и вложенные в личную карту обучающегося иные документы.
1.2. Личное дело учащегося является обязательным документом, которое оформляется на каждого ученика с момента поступления в школу и ведется до её окончания.
1.3. При поступлении ребенка в первый класс образовательного учреждения заполняется личная карта учащегося. В папку вкладываются иные документы в определенном порядке согласно данному положению.
1.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К-5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
1.5. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями.
1.6. Заместитель директора по учебной или учебно-воспитательной работе обязан обеспечить хранение личных дел и систематически осуществлять контроль за правильностью их ведения.
1.7. Записи в личной карте необходимо вести четко, аккуратно и только синими чернилами.
1.8. Подпись директора школы и печать ставятся на следующие документы в личном деле:
на характеристику учащегося,
на табель успеваемости учащегося,
на личную карту по итогам года и на первую страницу.
1.9. При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся на основании письменного заявления родителей или лиц, их заменяющих, при наличии запроса о выдаче личного дела из учреждения, в которое переходит учащийся. Директор делает отметку в графе «Отметка о выбытии из школы» личного дела о дате и месте выбытия, скрепляет свою подпись печатью. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл учащийся.
1.10. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.

2.1. В личном деле находятся документы о приеме ребенка в школе:
оригинал заявления от родителей (законных представителей) с просьбой принять в школу;
оригинал заявления от родителей (законных представителей) с просьбой принять в 10 класс;
ксерокопия свидетельства о рождении или паспорта учащегося;
договор с родителями (законными представителями);
ксерокопия аттестата об основном общем образовании;
согласие родителей (законных представителей) на обработку персональных данных ребенка.
В личном деле детей с ограниченными возможностями здоровья, кроме выше указанных документов находятся:
оригинал путёвки учредителя;
оригинал выписки из протокола ПМПК.
табеля успеваемости за каждый год обучения;
характеристики за каждый год обучения;
заключения узких специалистов (логопед, психолог, социальный педагог, дефектолог);
итоговые контрольные работы по русскому языку и математике, творческие работы учащихся;
справка с места жительства;
справка с места работы родителей;
документы о социальном статусе учащегося (копия справки МСЭ об установлении инвалидности, распоряжение о лишении родительских прав и т.д.);
копия программы индивидуальной программы развития.

3. Порядок оформления личных дел

3.1. Если ребёнок ранее не учился в образовательном учреждении, классный руководитель заполняет личную карту учащегося:
наклеивается на первую страницу личной карты учащегося
фотография учащегося (лицо должно составлять не менее 60% площади фотографии);
записывает общие сведения об обучающемся;
располагает документы в соответствии с настоящим положением;

3.2. Если учащийся прибыл из другого образовательного учреждения, классный руководитель:
вклеивает фотографию учащегося в личную карту, если её нет;
располагает документы в личном деле в соответствии с данным положением;
проверяет личное дело на наличие всех документов в соответствии с данным положением. При отсутствии необходимых в личном деле документов, принимает меры к их восполнению.

3.3. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле учащегося.

3.4. В конце учебного года классный руководитель заполняет и вкладывает в личное дело табель успеваемости учащегося за год, итоговые контрольные и творческие работы, характеристику.

3.5. Последнюю страницу личной карты учащегося, классный руководитель заполняет в конце учебного года, записывает итоги года, ставит под ними свою подпись. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

4. Порядок хранения личных дел

4.1. Все личные дела класса хранится в папке, либо в вертикальном лотке.
4.2. Оформляет папку или вертикальный лоток с личными делами класса классный руководитель.
4.3. На торцевой стороне лотка, либо верхней обложке папки составляет список класса в алфавитном порядке с указанием номера личного дела, записывает фамилию, имя, отчество классного руководителя, учебный год. Располагает личные дела в алфавитном порядке. Если в учебном году учащийся выбывает – личное дело передаёт заместителю директора по УВР, а в списке класса отмечает дату выбытия.
4.4. Папки с личными делами хранятся в кабинете у заместителя директора по учебной или учебно-воспитательной работе.
4.5. Личное дело на ребенка сироту хранится отдельно от ученического личного дела.