Эффективное управление различными социальными организациями и системами немыслимо без использования информации. Такая ситуация предопределяется тем, что управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений. Под информацией обычно понимают процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней.
Выход в свет в конце 40-х годов XX столетия работ К. Шеннона и Н. Винера послужил началом развития математической теории информации, которая определяет понятие "информация" через меру уменьшения неопределенности знания при совершении какого-либо события. Математическая теория информации стала важнейшим стимулом развития кибернетики - науки об общих законах получения, хранения, передачи и переработки информации в целях ее использования в процессах управления различными системами, в том числе и социальными. Кибернетика разрабатывает общие принципы создания систем управления. Использование категориального аппарата кибернетики применительно к обществу заключается в том, что последнее рассматривается как самоорганизующаяся динамическая система, в которой происходят материально-энергетические информационно-управленческие процессы. В контексте ее использования в управленческой деятельности информация истолковывается как совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации. Полезность и эффективность информации в таком случае оценивается по степени ее влияния на изменение представляющего звена о состоянии управляемого социального объекта.
Управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов информации. Оно включает:
- Производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий; обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической жизни и т.д.;
- сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;
- аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);
- хранение и поиск информации;
- размножение и распространение информации, передача ее потребителю;
- использование информации;
- контроль за эффективностью использования информации.
Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.
По мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. В результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном - с подчиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Менее 50 % опрошенных работников сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или их лерераспре-деления, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации.
Поэтому в практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами.
Первым из таких факторов является организационная культура. Будут ли содержащиеся в информационных потоках данные правильно восприняты, поняты и воплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией.
Второй фактор, влияющий на использование менеджером полученных данных, касается содержания иформационные потоки, поступающие в сферу управления, должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффективную деятельность.
Наконец, следует иметь в виду, что использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.
Одним из важнейших требований к информации, используемой в управлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем только необходимые сведения об управляемом объекте.
Вторым требованием к информации является ее объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений.
Третье непременное требование управляющей системы к поступающей в ее распоряжение информации - точность, характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает.
Следует, однако, подчеркнуть, что когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности информации, необходимой для управленческой деятельности, то эта задача должна решаться каждый раз по-новому, в зависимости от содержания вполне определенной проблемы, которую нужно решить данному органу управления. А ее эффективное решение возможно только в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.
Соблюдению этого очень важного, четвертого по порядку, но не по значению, требования, в решающей степени способствует применение в управленческой деятельности современных информационных технологий. На начальных этапах компьютеризации производственной, банковской и иных сфер деятельности, внедрение информационных технологий означало лишь приобретение компьютера для автоматизации работы с документами, содержащими большие объемы информации. Затем появлялись друг за другом все более сложные и эффективные информационные технологии, которые находили все более широкое применение в сфере управленческой деятельности. В соответствии с этим развивался процесс перехода от простой информационной поддержки рутинных производственных или финансово-бухгалтерских операций до современных возможностей различных управленческих информационных систем, облегчающих принятие эффективных управленческих решений.
Цель функционирования информационной управленческой системы устанавливается пользователем, следовательно, человек является важнейшим компонентом такой системы. Информация, ее ввод и извлечение - другой важный компонент. Обработка информации в соответствии с подробными инструкциями пользователя - основной процесс в такого рода системах. Таким образом, информационная управленческая система - это многокомпонентная система, объединяющая людей, процедуры обработки и оборудование - обычно на базе компьютеров - для сбора, обработки, поиска и предоставления информации.
Информационная управленческая система, функционирующая по существу как автоматизированная система управления (АСУ), существенно отличается от системы обработки данных. Системы обработки данных традиционно поддерживали операционные решения, которые в большей мере поддаются программированию и принимаются обычно на низких организационных уровнях управления. В отличие от них автоматизированные системы управления (АСУ) представляют из себя определенную сеть, использующую компьютеры, чтобы поставлять руководству информацию, необходимую для принятия непрограммируемых решений, касающихся проблем, далеких от ясности. Примерами непрограммируемых решений могут быть решения, связанные с текучестью кадров в учреждении или с недоплатой налогов в государственную казну. По мере продвижения вверх по ступеням организационно-управленческой иерархии процесс принятия решений становится все более непрограммируемым, а потому нуждается в использовании АСУ. Нельзя при этом забывать, что люди, являющиеся специалистами - неотъемлемая часть АСУ, поскольку они привносят в нее существенный объем знаний, интеллекта и опыта, необходимые для принятия непрограммируемых управленческих решений.
В реестре современных информационных технологий существенное значение имеют системы управления базами данных (СУБД). Каждая из них представляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы обеспечить системный, интегрированный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним, в том числе и в масштабах целого ведомства. Например, Министерство труда и социального обеспечения может обзавестись единой базой данных, которая будет содержать сведения и файлы на всю клиентуру, хотя клиенты подразделяются на более чем два десятка различных категорий по характеру обеспечения, а сотрудники этого ведомства специализируются на работе с определенными группами клиентов.
Среди новейших информационных технологий, используемых в целях совершенствования управленческой деятельности и повышения ее эффективности, значительная роль принадлежит автоматизации офисных операций. Она представляет собой результат применения современных достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки продуктов и в сфере телекоммуникаций. Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации - это текстовые редакторы, электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места и технологические возможности проведения телеконференций. Возьмем к примеру, текстовый процессор. Он сокращает время, необходимое для черновой подготовки, редактирования, копирования и распечатки текста; распространения и сортировки по файлам текстов материалов. Текстовый процессор совершает обработку текстов; подключаясь к нескольким дисплеям и принтерам, рассредоточенным по всему учреждению, создает возможность доступа к тексту всех сотрудников учреждения.
Электронная почта, используемая для коммуникационных взаимодействий, помогает избежать телефонной "некомпетентности", когда один из участников коммуникации отсутствует на месте. В этом заключено важное преимущество, если учесть, что только около одной трети телефонных звонков действительно приводят к контакту с требуемым абонентом. Кроме того, электронная почта дает возможность менеджерам извлекать предназначенные для них сообщения в удобное для них время. Кстати, у менеджеров появляется возможность тиражировать и направлять одно и то же сообщение сразу многим заинтересованным лицам.
Факсимильные аппараты работают как фотокопировальные машины, но используют широкомасштабные телекоммуникационные сети. Документы с их помощью могут передаваться в своем оригинальном виде и быстрее, чем другим способом, причем обычно с меньшими затратами.
Автоматизированные рабочие места, разрабатываемые на основе микрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии, дают возможность менеджерам получить доступ к СУБД, к текстовым редакторам, экспертным системам, электронной почте. Они существенно сокращают объем рутинных, повторяющихся и утомительных операций, высвобождая значительную часть времени специалиста, занимающегося управленческой деятельностью, для более важных дел.
Проведение телеконференций основано на использовании телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь. Все это обеспечивает возможность личного общения на значительном расстоянии, экономит время и деньги, обычно затрачиваемые при переездах, а необходимые для управленческой деятельности коммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни было географически-пространственных ограничений.
Эта технология особенно эффективна, когда ее используют высшие управленческие кадры в общенациональных государственных учреждениях.
Большие ресурсы для роста эффективности управленческой деятельности заложены в системах поддержки принятия решений (СППР). Они представляют собой компьютерную информационную систему, которая поставляет работникам высших звеньев управления информацию, используемую для нетрадиционного полиструктурного принятия непрограммируемых управленческих решений. Они способны оказать поддержку руководителю и менеджеру в принятии нетривиальных решений, облегчают пользователю манипуляции множеством разнообразных данных, разработку моделей и построение сценариев. Поэтому их использование повышает качество управленческих решений, особенно если это связано с множественными целями и требует учета множественных вариантов.
На переднем крае современных информационных технологий находятся экспертные системы. Опирающиеся на исследования в области искусственного интеллекта, экспертные системы предназначены для того, чтобы подражать процессам человеческой мыслительной деятельности. В отличие от других компьютерных технологий они способны производить не только вычислительные операции но и делать выводы, исходя из фактов и заданных правил, что во многом напоминает умозаключение думающего человека. Такие функции экспертной системы обеспечиваются наличием базы знаний, содержащей знания эксперта - человека, а также генератором выводов, содержащим правила и стандартные оценки, используемые экспертом, чтобы прийти к определенному заключению. Эти системы могут с успехом применяться в таких сложных видах управленческой деятельности, как анализ инвестиционных проектов или определение характера чрезвычайных действий в случае наводнения, землетрясения, технологической катастрофы и других экстремальных ситуаций, в которых всегда существует множество неопределенных, непредсказуемых элементов. Поэтому их часто называют "интеллектуальными консультационными системами".
Квалифицированное применение современных информационных технологий дает возможность обеспечить качественную эффективность, количественную эффективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности. Если говорят о качественной эффективности, то имеют в виду достижение наилучшего из возможных результатов управленческой деятельности. Количественная эффективность воплощается в достижении наилучших конечных показателей, содействующих достижению более высокой производительности труда или снижению темпов инфляции. Рентабельность означает наилучшее соотношение между показателями на входе и выходе системы, например, соотношение между затратами и полученными результатами. Экономичность означает минимальную затрату ресурсов для принятия и осуществления управленческого решения.
Однако применение современных информационных технологий создает не только обширное пространство новых возможностей для повышения эффективности управленческой деятельности, но и ряд новых, не существовавших ранее проблем. Одна из наиболее острых среди них - компьютерная грамотность или, в более широком и существенном смысле, - грамотность управленческих кадров в области современных информационных технологий. Такая грамотность предполагает наличие у руководителей и менеджеров глубокого понимания, что такое компьютеры, как они работают и как соотносятся с повседневными рабочими функциями; умение использовать их в повседневной деятельности, подсказав другим сотрудникам, где и как они могут применяться. Компьютерная грамотность управленческого персонала включает в себя также понимание того, как эффективно пользоваться информационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальной организации или системы - финансовыми, материально-техническими и людскими. Менеджеры не должны питать иллюзий, будто повышение эффективности управленческой деятельности просто следует за применением информационных технологий подобно тому, как весна следует за зимой, а лето - за весной. Им необходимо оценивать различные варианты и возможности предполагаемого применения той или иной информационной технологии или комплекса таких технологии с точки зрения интересов и целей соответствующей организации или системы в целом. Следовательно, и в области применения современных технологий в практике управленческой деятельности необходимо компетентное и энергичное руководство.
Е. Е. СТЕПАНОВА Н. В. ХМЕЛЕВСКАЯ
ИНФОРМАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Допущено Министерством Российской Федерации
обучающихся по специальностям «Менеджмент», «Маркетинг» и «Коммерция»
ФОРУМ - ИНФРА-М
Список литературы
Контроль.
Некоторые специалисты выделяют также такие функции, как мотивация, регулирование и др. С точки зрения информационного обеспечения процесса управления, выделенные функции являются наиболее важными. В данном пособии мы ограничимся их рассмотрением.
Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя;
Определение целей и задач;
Разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;
Определение необходимых ресурсов;
Доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных; а их реализацию.
Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия. Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).
Планы должны быть конкретными. Это означает четкое определение целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их достижения.
Также следует установить ответственность конкретных лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий . Должны быть определены оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.
Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректировки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.
Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.
Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.
Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.
Регулирование - это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых.
Координация добивается согласованности действий во времени и пространстве структуры управления и внешней среды.
Формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;
Слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;
Анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;
Выработка вариантов корректирующих воздействий;
Разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.
Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:
Непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;
Сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание банкой данных ;
Анализ и прогнозирование развития ситуации;
Принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;
Разработка предложений по корректировке плановых решений по функционированию системы;
Оформление соответствующих отчетных документов.
Неотъемлемой частью оперативного управления является процесс принятия управленческих решений.
Принятие решений играет важную роль и при выполнении друг их функций управления. Так, например, на этапе планирования принимаются важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации. Однако наибольшее значение процесс принятия решения имеет на уровне оперативного управления.
Контроль , основной задачей которого является определение допустимых отклонений, (фиксирование и быстрое их устранение, можно разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом paбот и корректирование всех значительных отклонений от плана.
Специалисты выделяют три стадии контроля: предварительная, текущая и заключительная.
Предварительный контроль осуществляется до начала плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями и должностных обязанностей исполнителями.
Текущий контроль заключается в оценке деятельности подразделений и конкретных исполнителей.
В ходе заключительного контроля осуществляется анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.
Основные инструменты контроля - наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть своевременным, объективным и достаточно простым.
В основе каждого элемента управленческой деятельности лежит процесс принятия решений.
Управленческое решение представляет собой целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в соответствии с ранее составленным планом на основе специально собранной информации.
Принятие управленческого решения является адекватной реакцией на сложившуюся в ходе работы объекта ситуацию - проблему. Понятие «проблема» означает такое состояние объекта управления, при котором какие-либо показатели его функционирования отличаются от запланированных. Проблемная ситуация требует вмешательства в работу системы, которое реализуется путем оказания на объект соответствующего управляющего воздействия.
Проблемные ситуации могут быть:
Стандартные, т. е. иметь четкие структуру и причинно-следственные связи;
Хорошо структурируемые, в которых можно выделить отдельные блоки вопросов со своими наборами решений;
Слабоструктурируемые, в которых не прослеживаются причинно-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулируется сама задача принятия решения;
Неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие аналогов ситуации, для которых практически невозможно сформулировать задачу принятия решения.
Любые управленческие решения должны отвечать требованиям:
Обоснованность и конкретность:
Своевременность:
Согласованность с ранее принятыми решениями:
Автоматизированная система управления (АСУ) - информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.
Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т. е. должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим результатам. В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества функционирования объекта управления и самого управления и т. д.
К АСУ предъявляется ряд общих требований.
В первую очередь, должна быть обеспечена совместимость элементов друг с другом, а также с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ.
СРЕДНЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
В. В. ГОДИН, И.К.КОРНЕЕВ
ИНФОРМАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Допущено
Министерством образования Российской Федерации
в качестве учебника для студентов образовательных учреждений
среднего профессионального образования, обучающихся
по специальностям 0602 Менеджмент, 0607 Маркетинг
В. В. Годин (предисловие, гл. 1, 2, 3), И. К. Корнеев (гл. 4, 5, приложение)
Рецензенты: ректор Высшей коммерческой школы Министерства экономического
развития и торговли РФ д-р экон. наук, профессор В. А. Буренин;
доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления
Государственного университета управления, канд. экон. наук Г. Н. Ксандопуло
Годин В.В., Корнеев И.К.
Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с. ISBN 5-294-00042-3 (Мастерство) ISBN 5-06-003882-3 (Высшая школа)
Рассмотрены теоретические проблемы и методы использования информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности. Освещены вопросы организации современных информационных технологий как в составе систем управления предприятием, так и в рамках глобальных вычислительных сетей. Описаны технологии обеспечения управленческой деятельности на основе Microsoft Office.
Для студентов средних профессиональных учебных заведений, обучающихся по специальностям «Маркетинг» и «Менеджмент».
УДК 65.012.45 ББК 65.050.2
Учебное издание
Годин Владимир Викторович Корнеев Игорь Константинович
Информационное обеспечение управленческой деятельности
© Годин В.В., Корнеев И.К., 2001 © Мастерство, 2001
ПРЕДИСЛОВИЕ
В учебнике рассматриваются теоретические проблемы и методы практического использования информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности. Основное внимание уделено вопросам организации современных информационных технологий как в составе систем управления организаций, так и в рамках локальных и глобальных информационно-вычислительных сетей. В качестве основы для получения практических навыков работы с информационными технологиями обеспечения управленческой деятельности используется офисный пакет Microsoft Office.
Содержание учебника в основном определяется примерной программой дисциплины «Информационное обеспечение управленческой деятельности» с учетом дополнений, отражающих, во-первых, достижения в соответствующей области научной и практической деятельности, а во-вторых, некоторые соображения авторов, базирующиеся на их собственном преподавательском и методическом опыте. Авторы не считают структуру и содержание этой программы вполне удачными. По-видимому, такое содержание программы объясняется небольшим числом часов, отведенных на изучение предмета «Информационное обеспечение управленческой деятельности» в учебном плане специальности «Менеджмент». Однако, поскольку эта программа является составной частью действующего учебного плана по данной специальности и используется на практике, авторы сохранили все ее разделы в учебнике и при этом сочли необходимым дополнить его рядом разделов, не содержащихся в программе, которые могут быть отнесены к самостоятельному изучению студентами.
Основная цель курса - формирование у студентов знаний и умений, необходимых для управления информационными системами организации, достижения ее стратегических целей и построения системы информационного обеспечения управленческой деятельности должного качества.
Учебные цели курса. Умение:
определять основные направления политики организации в управлении информационными ресурсами;
оценивать эффективность различных вариантов информационного обеспечения управленческой деятельности;
выбирать и рационально использовать конкретные информационные технологии обеспечения деятельности на своем рабочем месте;
определять потребности организации в квалифицированных специалистах в области информационного обеспечения управленческой деятельности и осуществлять соответствующую политику по подбору и обучению персонала;
оценивать и рационально организовывать работу подразделений информационного и документационного обеспечения управленческой деятельности.
Учебные цели курса. Понимание:
назначения и области применения различных видов компьютерной, коммуникационной и организационной техники;
назначения и области применения основных информационных технологий обеспечения управленческой деятельности;
назначения и состава организационно-методического обеспечения управления информационными ресурсами организации;
назначения и условий применения основных методов обеспечения информационной безопасности.
Учебные цели курса. Представление:
об информационных системах, ресурсах и технологиях;
о системном и прикладном программном обеспечении информационных технологий;
об основах сетевых технологий;
о рынке технических и программных средств информационных технологий;
об организации информационного и документационного обеспечения управления.
Глава 1
УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ
1.1. УПРАВЛЕНИЕ. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих разный юридический статус и форму собственности. Появление подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой (в качестве среды для этих объектов выступают государственные органы управления, поставщики, потребители и т.п.) и состоит из множества различных элементов (подразделений, самостоятельных организаций), взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения. Мы будем называть любой такой объект, вне зависимости от его размеров, формы собственности, организационно-правового статуса, организацией.
Организация - это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Организации обладают как рядом общих черт, присущих им всем, так и многими индивидуальными особенностями. Всякая организация нуждается в управлении.
Управление -- целенаправленное воздействие на организацию, которое обеспечивает достижение поставленных целей, позволяет стабилизировать их в соответствии с особенностями конкретных организаций и целей управления, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта. Таким образом, задача управления состоит в координации деятельности людей и подразделений для эффективного решения стратегических, тактических и текущих задач организации.
Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые элементы (подразделения) организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.
Таким образом, в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определяется как система управ ления.
Органы управления оказывают на управляемый процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру (рис. 1.1), который образуют источники и потребители информации и информационные каналы для передачи этой информации. В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, информация о состоянии управляемого процесса, информация об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информацион ную систему данной организации.
Информационная система существует в любой организации, поскольку никакая организация не может обойтись без информации, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Цель информационных систем - производство нужной для организации информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления организацией.
При этом не обязательно, чтобы информационная система была автоматизированной, она может основываться и на бумажных носителях. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования этой системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения. В общем случае информационная система имеет компоненты, изображенные на рис. 1.2.
В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:
персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации. Кроме того, на него возлагаются задачи по обеспечению функционирования и развития информационной системы;
пользователей информационной системы - потребителей информации;
Рис. 1.1. Информационный контур в системе управления
Рис.1.2.Компоненты информационной системы
процедуры и технологии функционирования информационной системы;
техническую составляющую информационной системы в виде оборудования (средства и системы информатизации - средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, выполняющие прием, обработку, хранение и передачу информации);
программное обеспечение (программные средства - операционные системы, системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение, автоматизированные системы управления и т.п.);
весь имеющийся объем информации в информационной системе - информационные ресурсы организации (организационно оформленная и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой для создания условий функционирования этой организации).
Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий. Информационная технология - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.
Каждая из перечисленных в определении информационной технологии фаз преобразования и использования информации реализуется с помощью специфической технологии. В этом смысле мы можем говорить об информационной Рис. 1.3. Управленческая и информационная пирамиды
технологии как совокупности технологий - технологии сбора информации, технологии передачи информации и т.д.
Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.
Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.
Таким образом, информационная технология реализуется в рамках информационной системы. Информационная технология - это способ преобразования информации. В информационной системе можно использовать много таких технологий. Эта система является средой для реализации технологии. Однако понятие информационной технологии шире, чем понятие информационной системы. Информационная технология может существовать вне информационной системы. Например, информационная технология обработки текстов, которую применяли при написании этой книги, не является частью информационной системы и работает вне такой системы.
Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации - высший, средний и низший (рис. 1.3). Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления обеспечивается стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т. п. Средний уровень - уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т. п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, производится оперативный контроль и учет и т. п.
Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции выполняются в разном объеме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и оперативных действий организации), вплоть то того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления.
Наличие функциональных элементов в управляющей части орга низаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах (например, подсистема планирования, подсистема кадров и т. п.).
В зависимости от отрасли экономики, где функционирует организация, и уровня управляющей части в иерархии органов управления, информация об изменениях в объекте управления поступает в эту управляющую часть с разной частотой. В машиностроении директор предприятия получает информацию о производстве каждый день, начальник цеха - каждую смену, мастер - наблюдает за этим производством. В строительстве частота получения информации об объекте управления будет меньше. Если же говорить об управлении различными технологическими процессами, например в нефтехимии, то там информация поступает постоянно.
Очевидно, что в разных отраслях экономики, на разных уровнях управления дискретность (частота) получения информации об управляемом процессе будет различной. Соответственно и необходимость в корректировке этого процесса со стороны органа управления организации в зависимости от ее целей будет возникать или не возникать с частотой получения информации. Таким образом, разный характер дискретности управления определяет процедуры формирования и дискретность сбора, передачи, обработки и использования информации в информационной системе организации.
Важной частью управленческой деятельности является принятие управленческих решений. Процесс целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется управленческим решением, а процесс формирования решения - процессом принятия решения. В соответствии с разделением труда в рамках управления организацией принимаемые решения относятся к той или иной функции управления. Управленческие решения охватывают все стороны деятельности организации - подготовку производства, производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и т.п.
Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от рабочего или служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь лишь на доступной ему информации об объекте управления. Он проводит текущие мероприятия, организует контроль, анализ состояния организации, оценивает тенденции ее развития и т. п. Все это требует организации информационного обслуживания (предоставления нужной информации в нужные время и место), создания информационной среды, способствующей выполнению поставленных целей. Осуществление таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.
Все действия в организации должны быть предопределены и формально заданы. Это означает, что если организация хорошо управляется (в ней осуществляется регулярный менеджмент - регулярное, систематическое выполнение функций управления организацией в условиях рынка), то существуют формально заданные процедуры для любых действий в ней - работы с клиентами и с персоналом, логистики и т.п. Наличие таких процедур облегчает управленческую деятельность в организации, а также информационное обеспечение такой деятельности. Типовые информационные запросы характерны для всех уровней управления, но в большей степени присущи низшему и среднему (см. рис. 1.3). Кроме типовых предопределенных действий с заранее определенными информационными потребностями для их осуществления, в организации возможны случайные события, реакция на которые потребует специфической информации для любого уровня управления. К тому же не исключено появление нестандартных информационных запросов, что характерно для высшего управленческого звена.
1.2. ИНФОРМАЦИЯ
Итак, для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов (докладов, отчетов, предложений и т.п.), которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей (определение стратегических целей и задач организации, координация действий подразделений в достижении общих целей и т.п.), опираются на информацию. Можно утверждать, что практически любая деятельность человека базируется на информации.
Что же такое информация? Как соотносятся данные и информация?
Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают существующую в отношении него степень неопределенности, неполноту знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), воспроизводимые путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.). Из этого определения следует, что:
информация - это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;
информация существует вне ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание, знание, отражающее действительность в мышлении человека;
информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;
сообщение может быть записано на материальном носителе (т. е. оно является формой передачи информации);
сообщение доступно для воспроизведения без участия автора, оно передается в каналы общественной коммуникации.
Отсутствие информации вызывает информационную потреб ность - осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.
Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств.
Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация выражена кратко и четко, если она не содержит в себе ненужных сведений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. Информация своевременна (оперативность информации), если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.
Кроме этих свойств информации можно оценить ее ценность - меру расширения совокупности сведений, которыми располагает потребитель информации при ее получении и интерпретации, степень снижения состояния неопределенности.
От указанных качественных характеристик информации непосредственно зависит эффективность управления и управленческой деятельности.
В определении информации мы воспользовались понятием сообщения. Одним из способов превращения информации в сообщение является запись его на материальном носителе. Процесс такой записи называется кодированием. Если мы применяем материальные носители, предназначенные для использования в компьютерной технике, мы имеем дело с данными. В таком случае кодированием информации является ее преобразование в условные сигналы с целью автоматизации хранения, обработки, передачи и ввода-вывода данных. Данные - это компьютерное изображение информации.
Мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, и поэтому, говоря об информации и информационном обеспечении управленческой деятельности, имеем в виду экономическую информацию.
Экономическая информация - совокупность сведений, которые отражают социально-экономические процессы и служат для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах. Чем характерна экономическая информация? Обычно выделяют ряд отличительных признаков:
большие объемы информации;
многократное повторение циклов получения и преобразования информации в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.); многообразие источников и потребителей экономической информации;
значительный удельный вес рутинных процедур при обработке экономической информации.
Поскольку речь идет об информационном обеспечении управленческой деятельности, мы должны отметить, что в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах (рис. 1.4): она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).
Рис. 1.4. Информационные ресурсы организации
Документ - информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Как формируются документы? Сведения о работе организации в каком-либо аспекте характеризуются совокупностью показателей. Любой показатель обладает экономическим смыслом (например, объем продаж какого-то изделия), имеет собственное название и числовую характеристику (сколько продали на какой-то момент времени). На основе показателей создаются документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей.
Перемещение документов и работа с ними в организации - ее документооборот. Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).
Организация деятельности ; обладать теоретическими знаниями и практическими навыками, соответствующими специализации «Математическое и информационное обеспечение экономической деятельности» ...
Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:
1. по наименованию:
Телеграммы, телефонограммы;
Заявления;
Предписания;
Характеристики;
Справки;
Инструкции;
Удостоверения;
Приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы и т.п.;
2. по типу материального носителя:
Бумажные (письменные, графические и т.д.)
Фото-, кино- и видеодокументы;
3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности:
Система управленческой документации;
Система обеспечивающей документации;
Система документации по основной деятельности и т.п.
Система управленческой документации:
1) распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);
2) документация по планированию;
3) информационно-справочная и аналитическая документации.
Система обеспечивающей документации:
1) документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;
2) документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.
Система документации по основной деятельности:
1) документация по материально-техническому обеспечению;
2) производственно-технологическая документация.
1.3 Организация информационного обеспечения
Информация позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.
Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.
Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:
Удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
Формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
Создание и развитие систем обработки и передачи информации;
Развитие системы информационного обеспечения.
Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:
Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
Методические материалы по работе с документами;
Государственные стандарты на документацию;
Унифицированные системы документации.
Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.
Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.
Информация внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:
Законодательные и регулирующие органы;
Клиенты и партнеры предприятия;
Конкуренты;
Органы статистического учета.
Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.
Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:
Простые и сложные запросы;
Формализованные и неформализованные запросы.
Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.
В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.
Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.
Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.
Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.
Достоинства и недостатки обеих технологий привели к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода – организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.