Общая теория управления
Принципы управления
Рис. 1.1. Процесс управления
·
· Принцип компенсации
· Принцип обратной связи
· стихийное
· сознательное
связь .
управление .
обратной связью.
кибернетическими
систему управления .
–
Система связи включает канал прямой связи X , канал обратной связи Y ,
сигнал W)
1. Функции принятия решений (
3. Функции обмена информацией
Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей .
Миссия организации – выражение ее философии и смысла существования. Миссия обычно декларирует статус предприятия, принципы его работы, намерения руководства, устремлена в будущее и не должна зависеть от текущего состояния организации. Миссия формируется высшим руководством организации, которое несет полную ответственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей организации.
· Миссия каждой компании определяется пятью элементами:
· история,
· существующие предпочтения владельцев и управляющих,
· ресурсы,
· определенные деловые способности и возможности.
Существует два типа целей: долгосрочные и краткосрочные. Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, конкретизация и детализация в вопросах достижения. Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются еще и промежуточные цели, которые называются среднесрочными.
Главную роль в развитие организации играет ее организационная структура.Организационная структура аппарата управления – форма разделения труда по управлению организацией.
Организационная структура регулирует: разделение задач по отделениям и подразделениям; их компетентность в решении определенных проблем; общее взаимодействие этих элементов.
Любая организация имеет свою внутреннюю среду и среду внешнюю, в которой осуществляются ее операции.
Внутренние переменные – это цели, структура, задачи, технология, люди. Все внутренние переменные взаимосвязаны. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие.
Квнешней среде организации относят поставщиков, конкурентов, покупателей, партнеров по бизнесу, государство и его структуры, культуру, мораль, традиции, экономические и политические факторы, международное окружение.
Выделяют:
· внешнюю среду прямого воздействия (поставщики, конкуренты, покупатели, партнеры по бизнесу, государство и его структуры)
· внешнюю среду косвенного воздействия (политические, экономические, социальные, технологические, экологические и юридические составляющие макро- и мегаэкономического окружения).
Жизненный цикл организаций – определенная последовательность типичных изменений состояний организации с момента ее создания. Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть, что существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, и что переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными (рис.3.1).
Жц включает в себя след. Этапы:
1. создание
3. зрелость
Многочисленные исследования показывают, что организации в течение жизненного цикла
· уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы;
· перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям;
· погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.
Методологические основы менеджмента;
Методология в буквальном значении (логос– слово, понятие, наука, знание, и метод– путь, направление познания) система принципов и способов организации и построения теоретической и практической деятельности, а также учение об этой системе
Методологию можно определить каксистему, реализующую три функции:
1) Получение, создание нового знания;
2) Структурирование этого знания в виде новых понятий, категорий, законов, гипотез, теоретических идей, теорий;
3) Организация использования новых знаний в общественной практической деятельности (обучение, воспитание, производственная деятельность, культура и искусство, быт).
Инфраструктура менеджмента
Инфраструктура (от лат. infra - ниже, под и structura - строение, расположение) – комплекс взаимосвязанных, обслуживающих структур, составляющих и/или обеспечивающих основу для решения проблемы (задачи).
На каждом уровне менеджмента, в зависимости от ситуации, специфики менеджмента, объекта управления, требуются также специфицированные виды обеспечения управления из следующего набора:
научно-методическое обеспечение : включает разработку оригинальных или использование имеющихся современных научных методологий и методов осуществления процесса управления, исследование управляемых систем, передового отечественного и зарубежного опыта, выбор инструментария управления, проведение исследований рынков труда, проведение исследований перспектив развития организации;
финансовое обеспечение: включает обоснование, планирование и получение финансовых средств на проведение работ по управлению объектом (бюджетирование), составление сметы затрат на управление и контроль за ее исполнением;
материально-техническое
обеспечение: наличие средств
организационной техники, получения и обработки информации, необходимой для управления;
организационное обеспечение: включает разработку и реализацию проектов разделения труда, организации, специализации и кооперации рабочих мест на основе современных принципов, организацию ведения информационно-справочного аппарата, структуризацию системы управления;
правовое обеспечение
включает подведение основательной
правовой базы под все действия, связанные с управлением, включая хозяйственное, гражданское, административное, трудовое и другие виды права, а также нормативные документы всех уровней, регламентирующие деятельность работников, подразделений, организации в целом;
информационное обеспечение:
получение и обработка всей
доступной информации для принятия управленческих решений, включая сведения о состоянии и тенденциях во внешней среде и в самой организации;
кадровое обеспечение: наличие в самой системе управления на всех позициях квалифицированного персонала, который в состоянии провести весь вышеперечисленный спектр работ самостоятельно либо с привлечением специалистов.
Система менеджмента – это целостный комплекс взаимосвязанных и регулярно выполняемых действий, позволяющий результативно управлять компанией и осуществлять долгосрочный предпринимательский успех с максимальной прибылью для конкретного бизнеса за счёт обеспечения конкурентоспособности продукции и коммерческого предприятия в целом.
Инфраструктура менеджмента (структура системы менеджмента) – это совокупность научных подходов, принципов и методов, а также целевой, обеспечивающей, управляемой и управляющей подсистем (рис.5.1).
Власть главная
Четыре из семи функций в первом приближении могут быть выстроены в последовательность – некоторая последовательность действий планируется, создается адекватная плану организационная структура, мотивируются участники процесса и контролируется подготовка, протекание и результаты процесса.
Существуют также другие варианты выделения функций менеджмента.
Так, функции менеджмента могут быть сосредоточены в трех основных группах:
· общее управление (установление нормативных требований и политики управления, политики инноваций, планирование, организация работы, мотивация, координация, контроль, ответственность);
· управление структурой предприятия (его создание, предмет деятельности, правовые формы, связи с другими предприятиями, территориальные вопросы, организация, реконструкция, ликвидация);
· конкретные области управления (маркетинг, НИОКР, производство, кадры, финансы, основные фонды).
Коммуникации
Коммуникации - процесс, посредством которого происходит передача и обмен информацией между двумя или более людьми, обычно с целью мотивации или воздействия на поведение.
Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей , т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.
Коммуникации по восходящей т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на нижних уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.
В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях . Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.
Виды коммун внутири компаний
1Коммуникации «Руководитель-подчиненный». Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, этот вид обмена информацией рассматривается отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.
2Коммуникации «Руководитель – рабочая группа». В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.
3Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами". Точность канала – от 70 до 90%.
Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента .
1. Отправитель , лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение , собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал , средство передачи информации.
4. Получатель , лицо, которому предназначены информация и которое интерпретирует ее.
Этапы коммун процесса:
1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Необходимо осознать, какие идеи предназначены к передаче до того, как Вы отправляете сообщение, и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели.
Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.
Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции
Передача . На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.
Декодирование . После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виде отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.
Коммуникационная сеть –Коммуникационная сеть описывает коммуникационные отношения и информационные потоки между индивидами.
3 типа комм сети
1. «Цепь» - может быть приемлема для решения достаточно простых задач, требующих небольшого взаимодействия между членами группы. Такие сети более централизованы с информационными потоками в заданных каналах.
2. «Колесо» - также известна как звезда, самая централизованная сеть. Такая сеть наиболее эффективна для простых задач. Такие задачи решаются быстро с малым количеством ошибок и минимальными информационными потоками. Если, однако, задача сложная, требуется больше связей и эффективность падает.
3. «Всеканальная» – полностью децентрализованная сеть с открытыми коммуникациями. Эта сеть хороша при высоком уровне взаимодействия между всеми членами группы при решении сложных задач. Лидерство здесь не выражено. При давлении лидера такая сеть распадается или преобразуется в колесо.
Общая теория управления
Теория управления - наука о принципах и методах управления различными системами, процессами и объектами.
Данная область знаний хорошо развита и находит широкое применение в современной технике. Здесь на основе системного анализа составляется математическая модель объекта управления (ОУ), после чего синтезируется алгоритм управления (АУ) для получения желаемых характеристик протекания процесса или целей управления.
В социально-экономических системах теория управления посвящена приемам и методам анализа, прогноза и возможностям регулирования деятельности различных общностей людей (мирового сообщества, региональных объединений, наций, общественно-хозяйственных групп).
ограничение, вытекающее из принципа - «система не может объяснить саму себя».
Процесс управления можно разделить на несколько этапов:
1. Сбор и обработка информации.
2. Анализ, систематизация, синтез.
3. Постановка на этой основе целей. Выбор метода управления, прогноз.
4. Внедрение выбранного метода управления.
5. Оценка эффективности выбранного метода управления (обратная связь).
Конечной целью теории управления является универсализация, а значит согласованность, оптимизация и наибольшая эффективность функционирования систем.
Принципы управления
Рис. 1.1. Процесс управления
Методы управления, рассматриваемые теорией управления техническими системами и другими объектами, могут использовать любые из трех фундаментальных принципов:
· Принцип разомкнутого управления состоит в том, что программа управления жестко задана в запоминающем устройстве или внешним воздействием G(t), и управление не учитывает влияние возмущений на параметры процесса. Примеры систем - часы, магнитофон, и т.п.
· Принцип компенсации применяется для нейтрализации известных возмущающих воздействий, если они могут искажать состояние объекта управления до недопустимых пределов. При априорно известной связи состояния объекта с возмущающим воздействием значение сигнала u(t) корректируются обратно пропорционально возмущающему воздействию x(t). Примеры систем компенсации: биметаллический маятник в часах, компенсационная обмотка машины постоянного тока и т.п. Достоинство принципа компенсации - быстрота реакции на возмущения. Недостаток - невозможность учета подобным образом всех возможных возмущений.
· Принцип обратной связи получил наибольшее распространение в технических системах управления, при этом управляющее воздействие корректируется в зависимости от выходной величины y(t). Если значение y(t) отклоняется от требуемого, то происходит корректировка сигнала u(t) с целью уменьшения данного отклонения. Связь выхода ОУ с входом управляющего устройства, выполняющего коррекцию сигнала u(t), называется главной обратной связью (ОС).
Управление можно также подразделить на:
· стихийное : воздействие происходит в результате взаимодействия субъектов/процессов (синергетическое управление);
· сознательное : планомерное воздействие субъекта управления на объект управления (иерархическое управление).
При иерархическом управлении цель функционирования системы задается её надсистемой.
Рис.2.2. Организация как кибернетическая система с управлением
Согласно кибернетическому подходу, управление рассматривается, прежде всего, как процесс преобразования информации: информация об объекте управления воспринимается управляющей системой, перерабатывается в соответствии с той или иной целью управления и в виде управляющих воздействий передается на объект управления.
Процессы получения информации, ее хранения и передачи в этом случае отождествляются с понятием связь .
Переработка воспринятой информации в сигналы, направляющие деятельность в объекте, отождествляется с понятием управление .
Если системы способны воспринимать и использовать информацию о результатах своего функционирования, то говорят, что они обладают обратной связью. Обратная связь создает возможность эффективного управления в изменяющихся условиях функционирования объекта управления даже в тех случаях, когда возмущающие воздействия не могут быть измерены или когда их влияние заранее не известно.
Системы с управлением, или целенаправленные, называются кибернетическими . К ним относятся технические, биологические, организационные, социальные, экономические системы и др.
Управляющая система совместно с системой связи образует систему управления .
Основным элементом организационно-технических систем управления является лицо, принимающее решение (ЛПР) – индивидуум или группа индивидуумов, имеющих право принимать окончательные решения по выбору одного из нескольких управляющих воздействий.
Система связи включает канал прямой связи X , по которому передается входная информация, включающая командную информацию, и канал обратной связи Y , по которому передается информация о состоянии ОУ.
Внешняя среда воздействует как на функционирование объекта управления (сигнал W) , так и учитывается при выработке управляющих воздействий в системе управления.
Функции системы управления могут быть разделены на три группы:
1. Функции принятия решений (преобразования содержания информации)– выражаются в создании новой информации в ходе анализа, планирования (прогнозирования) и оперативного управления (регулирования, координации действий). Это связано с преобразованием содержания информации о состоянии ОУ и внешней среды в управляющую информацию при решении логических задач и выполнении аналитических расчетов, проводимых ЛПР при порождении и выборе альтернатив. Эта группа функций является главной, поскольку обеспечивает выработку информационных воздействий по удержанию в существующем положении или при переводе системы в новое состояние;
2. Рутинные функции обработки информации охватывают учет, контроль, хранение, поиск, отображение, тиражирование, преобразование формы информации и т.д. Эта группа функций преобразования информации не изменяет ее смысл, т.е. это рутинные функции, не связанные с содержательной обработкой информации;
3. Функции обмена информацией связаны с доведением выработанных воздействий до ОУ и обменом информацией между ЛПР (ограничение доступа, получение (сбор), передача информации по управлению в текстовой, графической, табличной и иных формах по телефону, системам передачи данных и т.д.).
Подходы к процессу управления
· Процессный подход основывается на идее существования некоторых универсальных функций управления.
· Системный подход сложился на базе общей теории систем: система - это некая целостность, состоящая из взаимозависимых подсистем, каждая из которых вносит свой вклад в функционирование целого.
· Ситуационный подход рассматривает любую организацию как открытую систему, постоянно взаимодействующую с внешней средой, следовательно, и главные причины того, что происходит внутри организации, следует искать вне её, то есть в той ситуации, в которой она реально функционирует.
Типология процесса управления
Основные этапы процесса управления
Процесс управления
Управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения своих определенных целей. Имеется различные точки зрения в определении процесса управления.
Представим некоторые из них:
1. Управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, то есть целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации.
Данные управленческие процессы совершенствуются вместе с развитием самой организации. Управленческие процессы содержат как жесткие, формальные элементы (правила, процедуры, официальные полномочия), и достаточно мягкие, (стиль руководства, организационные ценности). Целью конкретного управленческого процесса, является изменение или сохранение существующей управленческой ситуации, которые оказывают, или могут оказать влияние на развитие организации.
2. Управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного набора специфических взаимосвязанных действий. Особенность процесса управления, состоит в том, что он в своей содержательной трактовке не эквивалентен всей деятельности организации по достижению определенных взаимосвязанных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности.
Содержание и набор действий и функций , осуществляемых в процессе управления, напрямую зависят как от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская), от размеров организации, а также от сферы ее деятельности (производство товаров или оказание услуг), от уровня управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов.
Для процесса управления внутри организации характерно наличие однородных видов деятельности.
Ученые считают, что можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в общие функции управления:
К этому надо добавить, что целеполагание, т.е. выбор целей и формулировка задач, также относится к управлению.
Процесс управления складывается из чередования определенных этапов и проявляется как непрерывная последовательность целенаправленных действий аппарата управления и руководителя для достижения определенных результатов.
Процесс разделения на этапы является определенным аналитическим инструментом, который позволяет выявить закономерности процесса управления, и выделить те пути, которые будут способны его определенным образом усовершенствовать.
Этап процесса управления можно определить как совокупность управленческих операций, действий, который характеризуется качественной определенностью и однородностью, отражает необходимость их существования.
Традиционно управленческий процесс представлен в виде последовательно сменяющих друг друга этапов, таких как целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, выработка управленческого решения. Схематично данный процесс представлен на рис.1
Рис. 2 Содержание этапов в процессе управления
По мнению ряда ученых, логическая схема процесса управления имеет следующий вид.
1 . Первый шаг началом развития процесса управления здесь происходит появление новых целей и структурирование новых задач. Поэтому целеполагание можно рассматривать в качестве первого шага к логической схеме развития управления как процесса.
2 . Вторым шагом в этой схеме является выработка в системе управления реакции на новые задачи -которые должны привести к развитию процесса управления. Возможно появление трех типов реакции.
Первый тип - попытка ничего не менять в управлении либо провести небольшие, частичные изменения, основное внимание сконцентрировать на выявлении причин, требующих изменения..
Второй тип - стереотипный подход к решению возникающих задач. Это попытка решать управленческие задачи практически независимо от их содержания, природы и динамики с помощью ранее оправдавших себя подходов к преобразованию системы управления. Наиболее широко распространенным подходом к решению любых новых задач является проведение организационных перестроек в управлении, создание новых управленческих органов.
Третий тип - комплексная перестройка системы управления в соответствии с содержанием и сущностью новых задач, возникающих перед управлением, и возможностью преобразования управления.
3 . Третьим шагом логической схемы развития управления является перестройка основополагающих начал, на которых строится система управления. Это предполагает проведение принципов, положенных в основу системы управления, в соответствие с сущностью и содержанием задач, которые стоят перед управлением.
После того, как в системе управления происходит формирование новой подсистемы принципов, наступает следующий шаг
4 Четвертый шаг перестройки структуры и элементов системы управления. Часто данный шаг рассматривается в качестве эквивалента собственно процесса управления, потому, что именно перестройка структуры, методов управления, кадров управления и рассматривается как процесс управления.
Перестройкой структуры и элементов в системе управления логическая схема развития управления не завершается. Остается завершающий шаг - закрепление в процессе управления новых качеств и свойств, привитых ему в процессе изменения. Это предполагает, во - первых , соответствующее развитие информационно - поведенческой подсистемы. Во- вторых , на данном шаге проводится регулярное изучение хода развития и анализ результатов мероприятий, проводимых в рамках перестройки.
В - третьих , на данном шаге осуществляется целенаправленная корректировка как всего процесса управления, так и его отдельных составляющих. Корректировка осуществляется с целью отказа от неоправдавших или невозможных для полноценной реализации направлений развития управления, а также проведения новых, ранее не предусмотренных преобразований управления, целесообразность и необходимость которых возникла в процессе его развития.
Выделение тех или иных этапов процесса управления связано с учетом определенных аспектов процесса.
Процесс управления - совокупность отдельных видов деятельности, направленных на обеспечение функционирования и развития системы в интересах достижения стоящих перед ней целей.
В процессе управления решаются две задачи:
1.тактическая, связанная с поддержанием устойчивости и взаимодействия всех элементов системы;
2.стратегическая, обеспечивающая развитие и совершенствование системы, перевод ее в качественно иное состояние.
Этапы управления - это конкретные действия, входящие в управленческий процесс, в целях получения планируемого результата.
Этапы управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно. Вместе с тем они неразрывно связаны, более того, они как бы проникают друг в друга. Иными словами, все управленческие этапы образуют целостный управленческий цикл.
Существует много вариантов разбиения процесса управления на этапы. Рассмотрим общую систему этапов.
1.сбор и обработка информации, анализ, уяснение и оценка обстановки - диагноз ;
2.научно обоснованное предсказание наиболее вероятного состояния, тенденций и особенностей развития объекта управления на период упреждения на основе выявления и правильной оценки устойчивых связей и зависимостей между его прошлым, настоящим и будущим - прогноз ;
3.выработка и принятие управленческого решения;
4.разработка системы мер, направленных на достижение поставленной цели, - планирование ;
5.своевременное доведение до исполнителей поставленных задач, правильный подбор и расстановка сил, мобилизация исполнителей на выполнение принятого решения - организация ;
6.активация деятельности исполнителей - мотивация и стимулирование ;
7.получение, обработка, анализ и систематизация сведений о ходе реализации заданий, проверка того, насколько организация дела и результаты исполнения соответствуют принятым решениям, - учет и контроль ;
8.общий для 4-х последних этапов - обеспечение пропорционального и непрерывного функционирования всей системы управления путем установления текущих оптимальных связей между отдельными исполнителями - регулирование .
Данный алгоритм позволяет определить место каждого этапа в процессе управления, овладеть технологией и методикой, навыками и умением руководить коллективом. Строго последовательное расположение этапов показывает зависимость качества системы управления от каждого отдельного элемента и реализуемых функций. Начало выполнения очередного этапа не означает окончания предыдущего. Например, работа с информацией осуществляется на протяжении всего управленческого цикла, корректировка плана происходит в ходе его выполнения и т.д.
ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ
Эффективная реализация проекта основана на последовательном выполнении всех процессов управления. Процесс управления проектом можно определить как совокупность действий, приносящую измеримый результат.
| СИСТЕМА |
| СУПЕРСИСТЕМА |
| N |
Рис 3. Модель управление системой человеком-управленцем для достижения стопроцентной целевой установки, в экономике нового типа.
Процесс управления проектом формирует прямую и обратную связь между субъектами и объектами управления. Под субъектами управления понимают основных участников проекта, а под объектами :
Совокупность нескольких взаимосвязанных проектов,
Проектно-ориентированные предприятия,
А также фазы проектного цикла.
| Устав проекта |
- является документом, определяющим деловую необходимость проекта,
Нацеленный на создание эффективной системы управления проектом.
Обозначает идею проекта, главные цели и принципы управления проектом.
Это нормативный документ, регламентирующий реализацию проекта,
устанавливающий правила организации работ по проекту и порядок
взаимодействия его участников.
Содержит не только терминологию, цели и методологию ведения проекта, но и
стратегию, организационную структуру управления проектом, функциональные
обязанности основных его участников.
Направлен на выявление и согласование наилучшего объёма и порядка действий,
необходимых для достижения целей проекта.
Осуществляется обоснование общего объёма необходимых инвестиций,
разрабатывается очерёдность выполнения технологических процессов,
выполняется расчёт эффективности.
Главное - в процессе разработки составляется бизнес-план проекта.
| 1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ | · Чего Вы собираетесь достичь? · Принцип SMART |
| 2.ГЕНЕРАЦИЯ И ОЦЕНКА ВАРИАНТОВ | · Какие имеются различные направления действий для достижения поставленных целей? · Какой из них является оптимальным? · Вовлечение персонала, техника мозгового штурма, разработка критериев для оценки вариантов |
| 3.ОПРЕДЕЛЕНИЕ ХАРАКТЕРА ДЕЙСТВИЙ | · Что необходимо сделать для реализации выбранного варианта? · Определение всех отдельных мероприятий в рамках выбора. |
| 4.ОПЕДЕЛЕНИЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ | · Каков наилучший порядок осуществление действий? · Техника планирования ключевых событий, диаграмма Ганта, сетевые методы. |
| 5.ОПРЕДЕЛЕНИЕ РЕСУРСОВ | · Какие ресурсы необходимы для осуществления плана (материалы, люди, деньги, время и т.д.) · Грубая оценка ресурсов проводится как правило уже на начальных стадиях, здесь же происходит детальный анализ. |
| 6. АНАЛИЗ ПЛАНА | · Будет ли план работать? Приведет ли он к достижению поставленной цели? · Не пропущены ли какие-нибудь важные мероприятия? Укладываются ли траты в бюджет? Насколько тот план гибок? · Если план не так уж хорош, то возможны три варианта действий. 1.Идти до конца 2.Вернуться 3. Вернуться несмотря ни к стадии 2 к стадии 1 на что или 3 |
| 7.ПОДГОТОВКА ПЛАНА ДЕЙСТВИЙ | · Кто, что и когда собирается делать? · Формирование указаний и инструкций, а так же определение механизмов контроля и координация |
| 8. МОНИТОРИНГ И КОНТРОЛЬ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПЛАНА | · Отслеживания результатов реализации плана. · Коррекция плана и корректирующие действия в случая необходимости |
Уменьшить или устранить неопределённость в отношении объёма работ, ресурсов
и сроков реализации проекта,
Согласованность действий участников и эффективность операций.
Планирование является платформой для текущего и итогового контроля за ходом
реализации проекта.
Процесс планирования включает как основные, так и второстепенные
процедуры.
Основные процедуры имеют чёткие логические и информационные взаимосвязи, выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта (рис. 23).
| Это |
- разбивка на более мелкие составляющие, что позволяет наглядно представить не только уровни подчинённости целей и работ, но и зоны ответственности, а также порядок отчётности.
Конкретное число уровней декомпозиции определяется сложностью и продолжительностью проекта
На низшем уровне декомпозиции располагают конечные работы, требующие одного или нескольких исполнителей
Декомпозицию работ проводят:
По сфере ответственности (разделяют работы, выполняемые генеральным контрактором и субконтракторами);
По отдельным конструктивным элементам (крыша, стены и др.);
По месту нахождения проекта (если проект реализуют различные исполнители);
По потребностям заказчика (например, для целей подготовки тендерной документации или осуществления различных денежных расчётов);
По потребностям контрактора (например, для целей учёта затрат).
2. Определение состава и взаимосвязей операций (работ ) проекта позволяет задокументировать не только перечень операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта, но и технологические и информационные взаимосвязи между ними.
3. Оценка длительностей или объёмов заключается в определении количества рабочих временных интервалов или объёмов работ, необходимых для завершения отдельных операций.
4. Определение общего количества всех видов ресурсов , которые могут быть использованы на работах проекта и их характеристика, составляющие основу процедуры определения ресурсов, отличается от процедуры назначения ресурсов, т. е. определение ресурсов, не- обходимых для выполнения отдельных операций проекта.
5. Определение составляющих стоимостей операций проекта является основой для оценки как общего бюджета проекта, так и отдельных бюджетов для различных фаз и этапов проекта.
6. Составление расписания работ заключается в определении последовательности и длительностей выполнения операций, распределения во времени потребностей в различных ресурсах с учётом наложенных ограничений и взаимосвязей.
7. Обобщение результатов выполнения ранее перечисленных процедур сводится к разработке плана исполнения проекта и определению критериев оценки его исполнения.
дерево работ
- отображает проект как непрерывный и комплексный процесс, состоящий из
множества взаимосвязанных работ
Позволяет оптимизировать проект по длительности, загрузке участников и
использованию ресурсов
Позволяет прогнозировать ход выполнения работ по проекту
Позволяет работать не только с одним проектом или его частями, но и с
несколькими проектами, взаимосвязанными по срокам, исполнителям и ресурсам
Осуществлять и корректировать виды запланированных в проекте работ
Сетевые графы составляются в следующей последовательности:
1. Составляется перечень работ по проекту;
2. Определяется или продолжительность работ, или крайние сроки выполнения работ;
3. Устанавливается последовательность и логическая временная взаимосвязь между работами проекта;
4. Составляется сетевой граф;
5. Выявляется критический путь проекта и его длительность;
6. Определяются компоненты сетевого графа: работы, события, информирующие о начале или завершении работ, путь, критический путь;
7. Рассчитываются параметры событий: номер события, ранний и поздний срок свершения события, резерв события.
8. Рассчитываются параметры работ: ранний возможный срок начала и окончания, поздний допустимый срок начала и окончания, полный резерв работы, резерв работы первого и второго рода.
9. Производится оптимизация сетевого графа по срокам;
10. Производится оптимизация сетевого графа по загрузке исполнителей;
11. Производится оптимизация по использованию ресурсов.
Применение метода критического пути для разработки календарного графика работ по проекту предусматривает выполнение четырех этапов анализа. Для иллюстрации этого анализа возьмем пример проекта по строительству гаража.
1. ЦЕЛИ И ОГРАНИЧЕНИЯ .
Первый этап заключался в определении целей и ограничений проекта. Цели и ограничения проекта обычно связаны с тремя сторонами реализации проекта (продолжительностью, стоимостью и качеством), наличием производственных ресурсов (таких, как рабочая сила и оборудование), а также другими особыми моментами. На примере строительства гаража в качестве цели можно определить скорейшее завершение строительства при следующих ограничивающих условиях:
Стоимость всего проекта не должна превышать 232500 руб.
Соблюдение технических условий проекта и всех строительных норм является обязательным.
Для возведения гаража имеется лишь 2 (два ) рабочих.
Некоторые виды работ нельзя выполнять в ненастную погоду.
2. ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ОПЕРАЦИЙ .
Второй этап заключается в определении работ, входящих в проект, и расчете длительности каждой работы или операции. Ожидание того, пока бетонная плита затвердеет, считается операцией, поскольку на это требуется время и начать выполнение других операций до затвердения плиты невозможно. Перечень операций при строительстве гаража и их продолжительность показаны в таблице 4.
Тема 8
Процесс управления
В этой теме для изучающих менеджмент будут освещены следующие вопросы:
Понятие процесса управления;
Свойства процесса управления;
Этапы процесса управления;
Стадии процесса управления;
Роль управляющего воздействия в процессе управления;
Постоянные воздействия;
Периодические воздействия;
Понятия: «действие», «воздействие», «взаимодействие»;
Направления и типы воздействия;
Источники воздействия в процессе управления.
В предыдущей теме мы показали, что каждая из систем предприятия (как системы управления) – управляемая и управляющая – имеетсвою организационную структуру, которая служит формой существования процесса. Следовательно, каждая из названных систем имеет и свой процесс.Ранее уже шла речь о процессе управляемой (производственной) системы, называемом производственным, независимо от того, материальное это или духовное (нематериальное) производство, где он протекает.
Процесс управления, протекающий в управляющей системе, имеет сходство с производственным процессом и свои особенности, объясняемые природой управленческого труда. Производственный процесс направлен на производство благ и услуг, а итогом процесса управления является подготовка управляющего воздействия и решений. В этом основное различие этих процессов.
8.1. Понятие процесса управления
Процесс (от лат. processus – продвижение) означает:
Последовательную смену явлений, состояний в развитии чего-нибудь;
Совокупность последовательных действий для достижения какого-либо результата (производство продукции, подготовка решений).
Процесс управления – это совокупность целенаправленных действий руководителя и аппарата управления по согласованию совместной деятельности людей для достижения целей организации.
Таблица 8.1.1.
|
Параметры |
Процессы |
|
|
Процесс управления |
Производственный процесс |
|
|
Предмет труда |
Информация |
Материал, заготовки, деталь и др. |
|
Средства труда |
Инструмент, оргтехника, вычислительная техника и др. |
Оборудование, оснастка, устройства и др. |
|
Продукт труда |
Информация в преобразованном виде (решение, план, отчет) |
Деталь, узел, агрегат, изделие |
|
Исполнитель трудового процесса |
Руководитель, специалист, технический исполнитель |
Производственный рабочий |
|
Стадии процесса |
Целеполагание, информационная работа, аналитическая работа, выбор варианта действий (выработка решения), организационно-практическая работа |
Заготовительная, обработочная, сборочная, испытательная |
|
Составляющие процесса |
Операции, процедуры |
Операции |
|
Рабочее место исполнителя трудового процесса |
С широкими границами |
С узкими границами |
Параметры процесса управления. Все протекающие на предприятии процессы (в сфере производства и управления) прежде всего являютсяпроцессами труда, поскольку и производство и управление – это совместный труд людей, совершающих целенаправленные действия по определённой программе. К параметрам (характеристикам) процесса управления можно отнести:
Предмет труда;
Средства труда;
Продукт труда;
Исполнитель трудового процесса (рис. 8.1.1.).
Рис. 8.1.1.
Общие функции выполняются во всех без исключения организациях с вещественным и духовным производством. Формирование конкретных функций зависит, как известно, от специфики производственной системы, сфер деятельности предприятия. Поэтому перечень конкретных функций может быть как угодно малым и как угодно большим в зависимости от размера организации и масштаба её производства.
На каждом конкретном предприятии в процессе управления задействованы всеобщие и конкретные функции для подготовки управляющего воздействия, подготовки, принятия и реализации решений.
8.2. Общая характеристика процесса управления
Процесс управления – это деятельность субъекта управления посогласованию совместного труда работающих для достижения целей организации.
Как научное понятие процесс управления выступает в единстве трёх своих сторон:
2) организации;
3) процедуросуществления (технологии управления).
1. С содержательной стороны процесс управления может быть охарактеризован как целенаправленное воздействие на состояние элементов, образующих систему управления. Процесс этот выражает единство различных частичных процессов (технических, экономических, социальных и др.), выполняемых аппаратом управления в определённых пространственных и временных границах применительно к конкретным объектам и уровням управления.
2. Организационная характеристика процесса управления выражает пространственную и временную последовательность его протекания, определяемуюциклом управления. Последний включает 1) определение целей и 2) осуществление функций управления. Важная роль в этом аспекте принадлежит делению процесса управления по принадлежности к компонентам системы управления и её уровням.
На уровне предприятия различают следующие типовые компоненты системы управления как объекты приложения процесса управления:
1) подсистему линейного руководства;
2) целевые подсистемы;
3) функциональные подсистемы;
4) подсистему обеспечения управления.
Подсистема линейного руководства включает всех линейных руководителей – от мастера до директора предприятия. Целевые подсистемы охватывают:
Управление выполнением плана производства и поставок продукции;
Управление качеством продукции;
Управление ресурсами;
Управление развитием производства;
Управление социальным развитием трудового коллектива;
Управление охраной окружающей среды.
Функциональные подсистемы характеризуютсяспециализацией управленческой деятельности по выполнению соответствующих 1) конкретных и 2) специальных функций управления.
Подсистема обеспечения управления охватывает:
1) правовое обеспечение;
2) информационное обеспечение;
3) организацию и внедрение нормативного хозяйства;
4) делопроизводство;
5) оснащение предприятия техническими средствами управленческого труда.
3. С процедурой (технологической) стороны процесс управления представляет собой связь определённых его стадий и фаз, получающих своё выражение и закрепление в их дальнейшем членении на виды работ, операции и действия, а также процедур, алгоритмов и т. д.
Понятие процесса управления тесно связано с категориейпотенциала управления, под которым понимается совокупность располагаемых системой управления возможностей и ресурсов управления информационных, материальных, трудовых, финансовых, опыта и квалификации кадров, традиций управления.
Процесс управления с содержательной стороны может выглядеть так (рис. 8.3.1.):
Рис. 8.3.1.
Методологическое содержание,
Функциональное содержание,
Экономическое содержание,
Организационное содержание,
Социальное содержание
Методологическое содержание процесса управления предполагает выделение определенных этапов, отражающих как общие черты трудовой деятельности человека, так и специфические черты управленческой деятельности Этапы характеризуют последовательность качественного изменения работ в процессе управления, являясь ступенями внутреннего развития воздействия в каждом акте его осуществления
Этап – это совокупность операций (действий), характеризующихся качественной определенностью и однородностью и отражающих необходимую последовательность их существования.
Процесс управления можно представить как последовательность следующих этапов:
Постановки цели (целеполагание),
Оценки ситуации,
Определения проблемы,
Выработки управленческого решения.
Раскроем поэтапную последовательность процесса управления наглядно (рис. 8.3.2).
Рис. 8.3.2.
Цель –это представление руководителя о том, какой должна быть управляемая им система. В научном определении её можно сформулировать как идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния системы. Процесс управления начинается с постановки цели воздействия. Если он является сознательно осуществляемым процессом, целенаправленным и целесообразным, он может начинаться только с уяснения, определения и постановки цели воздействия.
Ситуация – это состояние управляемой системы, оцениваемой относительно цели. Под ситуацией было бы неправильно понимать лишь отклонение от программы либо конфликтные случаи работы. Управление осуществляется независимо от того, есть отклонение или нет, конфликтна или неконфликтна обстановка. Состояние системы никогда не может быть тождественно цели, следовательно, всегда существует ситуация.
Отличие ситуации от цели, как правило, включает множество противоречий. Акт воздействия необходим для разрешения этих противоречий,для приближения состояния системы к цели. Но это возможно лишь в том случае, если мы найдём ведущее противоречие, разрешение которого поведёт за собой разрешение всех остальных.
Проблема – это ведущее противоречие ситуации и цели, на разрешение которого должно быть направлено воздействие. Без определения проблемы невозможно управленческое решение.
Управленческое решение – это нахождение путей разрешения проблемы и организационная работа по реализации решения в управляемой системе. Является заключительным этапом процесса управления, его соединением с процессом производства, импульсом воздействия управляющей системы на управляемую.
Функциональное содержание процесса управления. Оно проявляется в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь можно выделить следующие этапы:
Планирование;
Организация;
Мотивация;
Контроль.
Функция руководства осуществляется по этим этапам.
Экономическое содержание процесса управления . Оно обусловлено тем, что в процессе управления находит своё выражениеиспользование ресурсов производства – от оценки их наличия до превращения в продукт. Исходя из этого экономическое содержание процесса управления можно представить как этапы использования ресурсов, движения фондов, которое осуществляется трудом в управляемой системе, но определяетсядеятельностью управляющей системы. Экономическое содержание процесса управления можно выразить в следующих этапах:
Установление экономических потребностей;
Оценка наличия ресурсов;
Распределение ресурсов;
Использование ресурсов.
Организационное содержание процесса управления. Оно проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия по этапам:
Регламентирования;
Нормирования;
Инструктирования;
Ответственности.
Каждый акт воздействия предполагает, что руководитель должен чётко сформулировать задание (что надо сделать). Это регламент, который может быть различным по продолжительности действия. Далее нужно установить их допустимые отклонения. Это нормативы. Затем определяется, как лучше выполнять задание, что использовать, чем руководствоваться и пр. Это инструктирование. Каждое задание должно предполагать указание на меру ответственности за невыполнение его или неправильное выполнение.
В многоуровневой системе управления организационное содержание процесса управления проявляется также в порядке взаимодействия различных звеньев и уровней данной системы управления. Порядок взаимодействия определяется характером конкретной цели, особенностями ситуации, что не позволяет построитьобщую схему организационного взаимодействия звеньев и ступеней системы. Она различна по каждому конкретному акту воздействия.
Социальное содержание процесса управления раскрывается ролью человека в его осуществлении. Каждый этап процесса управления предполагает непременное участие человека. При этом процесс управления требует механизации и автоматизации выполнения его операций. Наиболее приемлемыми для использования современной техники являются этапы оценки ситуации, поиска проблемы и разработки вариантов решения, т.е. те этапы, выполнение которых в значительной степени зависит от обработки информации.
Следовательно, социальное содержание процесса управления можно представить последовательностью сугубо человеческих и человеко-машинных операций. При любой степени механизации управленческого труда процесс управления начинается и заканчивается сугубо человеческой деятельностью.
8.4. Свойства процесса управления
Процесс управления обладает специфическими свойствами, которые отражают его особенности. Такими свойствами являются следующие (рис. 8.4.1.):
Рис. 8.4.1.
1. Свойство изменчивости (динамичности), наблюдаемое в постоянном изменении процесса управления по его направленности, проблематике характеру осуществления. Это свойство проявляется в динамичности взаимодействия его различных этапов и операций. Процесс управление переходит с одной ступени системы управления на другую, осуществляется различном взаимодействии звеньев (органов) управления.
Свойство изменчивости иногда называют свойством гибкости процесса управления, имея в виду его способность переключаться на новые проблемы, новые методы управления.
Конечно, такая изменчивость имеет постоянные границы. Это отражает другое свойство процесса управления, находящееся в диалектической связи с первым.
2. Свойство устойчивости. Оно проявляется в возникновении в процессе управления и соответствующем закреплении определённыхканалов его осуществления. Они образуют естественную структурную основу системы управления, которая закрепляется в организационных актах её стабилизации и служит систематизирующим фактором процесса управления. Благодаря данному свойству образуется система управления, представляющая собой совокупность установившихся связей процесса управления между звеньями, его осуществляющими.
3. Свойство непрерывности. Процессу управления присуще также свойство, отражающее важную черту его осуществления – непрерываемость процесса управления, пока осуществляется процесс производства. Оно может по-разному проявляться в зависимости от уровня управления, особенностей самого производственного процесса (в единичном, серийном, массовом производстве и пр.). Но сама суть названного свойства от этого не меняется.
4. Свойство дискретности дополняет и в определённом смысле противостоит свойству непрерывности. Оно проявляется в том, что во внутренних своих особенностях процесс управления протекает неравномерно, вначале как бы накапливая потенциал воздействия при постановке цели, оценке ситуации, определении проблемы и далее превращаясь в импульс активной организационной работы на этапе решения. Это свойство ничего общего не имеет со штурмовщиной. Оно отражает специфику управленческой деятельности и не отрицает необходимости равномерного ритма работы. Наоборот, оно требует ритмичной деятельности аппарата управления.
5. Свойство последовательности. Оно характеризует обязательную последовательность этапов осуществления процесса управления. Последний не может быть построен по своим этапам иначе, как цель, ситуация, проблема, решение. Каждый из этих этапов является обязательным и играет большую роль в эффективности управления.
Нередко решение разрабатывается только лишь на основе цели управления, без достаточно тщательного учёта существующего положения дел, реальных условий работы, сложившихся обстоятельств. Такой процесс управления не может быть эффективным, потому что в этом случае решения оказываются либо ошибочными, либо преждевременными, либо просто волюнтаристскими. Возможна и друга крайность, когда недостаточно внимания в процессе управления уделяется целеполаганию. Решения разрабатываются на ситуационной основе, без достаточного уяснения целей, которые они преследуют. И здесь решения бывают недостаточно эффективными, часто противоречивыми, лишёнными перспективы и долгосрочной ориентации.
Цель систематизирует решения, придаёт общую направленность и перспективу; ситуация определяет реальность и практическую значимость решения; проблема – его конкретность и эффективность. Каждый из этапов процесса управления обязателен, как и последовательность их осуществления.
6. Свойствоцикличности. Каждый акт воздействия заканчивается переходом управляемой системы в новое состояние. Это вызывает необходимость либо постановки новой цели управления (в зависимости от того, что это за новое состояние), либо корректировки и дополнения прежней цели, для достижения которой необходим новый акт воздействия. Процесс управления повторяется заново, осуществляется новый его цикл.
Вполне возможно и такое положение, при котором не возникает необходимости изменения цели управления. Но это тоже должно быть предметом анализа в процессе управления, и таким образом, этап целеполагания всё равно остаётся необходимым этапом процесса управления.
Понимание свойств процесса управления имеет большое значение в успешном решении всех проблем его совершенствования.
8.5. Распределение операций в процессе управления
Процесс управления по своему содержанию, особенностям и свойствам требует определённой последовательностиопераций и их сочетания. Эти операции различаются по стадиям процесса управления (от чисто интеллектуальных до операций практической организационной работы).
Стадия отражает переход к определённым группам операций без учёта их качественной однородности или отличия. Назовём эти стадии (рис. 8.5.1.):
Рис. 8.5.1.
Общая последовательность операций управления соответствует последовательности выделения их групп по стадиям, но допускает определённуюпараллельность их выполнения с увеличением или снижением значимости тех или иных групп операций. Покажем состав операций по этапам и стадиям процесса управления (рис. 8.5.2.).
Рис. 8.5.2.
Процесс управления начинается с разработкицели воздействия, целеполагания, определяющих его начальные операции, трудоёмкость которых снижается по мере уточнения формулировки цели воздействия. Параллельно с целеполаганием ведётся информационная работа, так как без достаточно полной информации трудно правильно сформулировать цель воздействия.
Информационные операции, начинаясь с целевой стадии, продолжаются на протяжении всего процесса управления. Роль информации в процессе управления велика. Но нельзя процесс управления сводить только к обработки информации и все операции управления рассматривать только как информационные. Процесс управления – сложное явление социально-психологической и организационно-экономической природы. Этим определяется специфика его операций. Одна и та же информация об объекте управления приводит к различным решениям, если их разрабатывают разные руководители.
По мере формирования цели воздействия возникает необходимость её корректировки и увязки с имеющимися средствами и возможными методами управления. Это лежит в основе осуществления операций по оценке имеющихся средств воздействия и выбору методов управления, с помощью которых возможно достижение поставленных целей. Эта работа охватывает несколько стадий процесса управления и осуществляется параллельно с другими его операциями.
Выбор варианта действия определяется не только целью, но и наличием информации о тех или иных сферах деятельности, результатами анализа, показывающего слабые места работы. Значимость и трудоёмкость выбора методов управления увеличиваются по стадиям процесса управления, достигая окончательной определённости на стадии разработки решения.
Цикл процесса управления завершают операции организационной практической работы в управляемой системе. Эти операции часто называют реализацией принятого решения. На данной стадии могут выполняться операции корректировки цели управления, а также информационная работа, связанная с доведением до исполнителей дополнительной информации, расшифровывающей решение.
8.6. Воздействие и процесс управления
Управление производством представляет собой целенаправленный организационно-технический и социально-экономический процесс воздействия на коллективы. Следовательно, ВОЗДЕЙСТВИЕ является существенным и необходимым элементом процесса управления.
Воздействие в процессе управления – это различные формы влияния субъекта управления на управляемый объект с целью изменения способов его функционирования путём изменения состава или взаимодействия элементов управляемой системы.
Управление как целенаправленное воздействие на коллективы людей в процессе производства можно осуществить различными способами:
Воздействовать директивно с помощью приказов и распоряжений, предписывающих строго определённые изменения в системе, обязательные для исполнения;
Создать новую систему планирования, хозрасчётных отношений, стимулирования и других форм воздействия, которая как бы автоматически влияла на деятельность коллектива при изменяющихся внешних и внутренних обстоятельствах, способствуя поиску эффективного производства.
Воздействие отражает сущность процесса управления: процесс управления невозможен без воздействия.
Понятие «действие», «воздействие» и «взаимодействие». При рассмотрении сущности воздействия необходимо различать три взаимосвязанных понятия, а именно: «действие», «воздействие» и «взаимодействие». Все эти понятия используются в процессе управления и различаются, несмотря на их общую характерную черту, заключающуюся в том, что все они представляютформу влияния одного элемента системы на другой. Представим различия и сущность этих трёх понятий в графической форме (рис. 8.6.1).
|
Действие |
Воздействие |
Взаимодействие |
Рис. 8.6.1.
Названные понятия тесно связаны с основными факторами производства:
Человеческим (отвечающим на вопрос «кто?»);
Вещественными (отвечающими на вопрос «что?»). Факторы производства рассматриваются как элементы социально-экономической системы (активные и пассивные).
Элементами системы, отвечающими на вопрос «кто?» или «что?», могут быть (рис. 8.6.2):
Рис. 8.6.2.
Действие – влияние активного элемента на пассивный (рабочий выполняет операцию).
Воздействие – влияние одного активного элемента на другой активный элемент (указание мастера рабочему выполнять конкретную работу).
Взаимодействие – согласованное воздействие двух или более активных элементов на пассивные или активные элементы (мастер доводит до рабочих участка утвержденные директором нормы труда на конкретные работы).
Названные понятия находятся в следующем соотношении (рис. 8.6.3):
Рис. 8.6.3.
Понимание различий в этих трех понятиях позволяет более правильно понять процесс управления, определить основные направления и типы воздействия.
Воздействие какформа влияния на производственную систему направлено на развитие двух противоречивых тенденций:
1) обеспечение устойчивости и постоянства системы;
2) обеспечение гибкости, динамичности, постоянного развития.
Различные в направленности воздействия ведёт к возникновению различных типов воздействия, одни из которых ориентированы на поддержание устойчивости, другие – на мобильность системы.
Основные направления и типы воздействия. Различают следующие направления и типы воздействия:
1) организационное;
2) экономическое;
3) социальное.
Формирование целенаправленного воздействия на производственные коллективы и отдельных работников непосредственно связано с мотивацией, т. е. изучением факторов, определяющих поведение человека в коллективе в процессе производства. В системе факторов, определяющих поведение человека, важную роль играют его потребности и интересы. Осознанная потребность воплощается в цели, побуждает к её достижению, определяя поведение человека.
Типы воздействия классифицируются по тем классификационным характеристикам, которые лежат в основе направления воздействия.
1. Организационный тип воздействия . Этот тип воздействия направлен на организацию, т. е. формирование устойчивости, слаженности, соответствия элементов и их взаимодействия, установления путей, ведущих все элементы к единой цели. Всё это характеризует организационное направление воздействия.
Организационный тип воздействия позволяет использовать в процессе управления стремление человека к упорядоченной организационной деятельности, приводящей к определённой взаимосвязи основных элементов предприятия – средств труда, предметов труда и самих работников. Такой тип воздействия носитпрямой характер, так как он однозначно определяет будущее состояние системы, которое должно быть достигнуто. Организационное воздействие облекается в форму организационной и организационно-производственной структур и различных регламентирующих и нормирующих актов, определяющих состав и взаимодействие элементов системы производства.
2. Экономический тип воздействия . К этому направлению относится воздействие на материальные интересы, использование материальной мотивации. Последняя используется как в форме материального вознаграждения за количество и качество труда, так и в форме материальных санкций за несоответствующее его качество и недостаточное количество. При этом используется как индивидуальная материальная заинтересованность, так и коллективная.
Экономическое направление воздействия имеет свои специфические особенности и отличается в первую очередь косвенным характером воздействия: оценка эффективности такого воздействия носит ориентировочный, вероятностный характер. Так называемый порог чувствительности, на который мы ориентируемся, например при установлении размера индивидуального материального вознаграждения, определить далеко не просто (порогом чувствительности считается минимальный размер материального вознаграждения, побуждающий к повышению трудовой активности).
Порог чувствительности даже у одного и того же лица существенно меняется под влиянием большого количества факторов (возможность более полного удовлетворения потребностей, характер потребностей, затраты труда и рабочего времени, важность и характер решаемых задач и т. д.). Тем более трудно определить эффект воздействия на материальные интересы в более или менее крупном коллективе. Надо также иметь в виду, что необоснованное материальное вознаграждение приводит, как правило, к отрицательным конечным результатам и нередко исключает из арсенала воздействия весьма действенные стимулы повышения эффективности производства.
Экономический тип воздействия ориентирован на выявление, развитие и использование экономических рычагов для усиления мобильности и эффективности производства.
Экономический тип воздействия ориентирован на выявление, развитие и использование экономических рычагов для усиления активности системы, увеличения её мобильности и эффективности.
3. Социальный тип воздействия . Относится к косвенному воздействию на социальные интересы. Социальная мотивация предусматривает ориентировку на профессиональные, культурные, психологические, моральные национальные, семейные и др. социальные интересы. Методы воздействия на социальные интересы включают как поощрение, так и различные формы санкций. Использование социальной мотивации отличается особой сложностью, вызванной многообразием социальных потребностей, существующих в коллективе.
Если при воздействии на экономические (материальные) интересы работников появляется возможность использовать единый для всех канал удовлетворения этих потребностей – деньги, то при воздействии на социальные интересы требуется удовлетворять их в разнообразных, конкретных и специфических формах. Это приводит к необходимости детального изучения возможных средств воздействия на указанные социальные мотивы и интересы.
Кроме названных типов воздействия, различают «горизонтальное» и «вертикальное» воздействие.
«Горизонтальный» тип воздействия проявляется в том, что один отдел управляющей системы воздействует на другой, расположенный на одном и том же уровне управления.
«Вертикальный» тип воздействия осуществляется по линиям линейной или функциональной подчинённости на разных уровнях управления.
Подведём итог по различию типов воздействия (рис. 8.6.4):
Рис. 8.6.4.
Источники воздействия в процессе управления. Определяя в общем виде источники воздействия в процессе управления, можно сказать, что основным источником воздействия на управляемую систему является управляющая система. Однако это определение хотя и является правильным, тем не менее не даёт чёткого представления о сложной системе воздействия в процессе управления.
Управляющая система должна постоянно изменять формы, методы, приёмы управления и в то же время быть устойчивой по отношению к осуществлению процесса управления. Эта система сама испытывает воздействие со стороны внешней среды, т. е. предприятий и организаций, взаимосвязанных с данным предприятием, и, наконец, со стороны управляемой системы. Управляющая система в свою очередь оказывает воздействие на управляемую систему путёмизменения состава элементов её подсистем или условий их функционирования.
Источником воздействия со стороны управляющей системы являются её отдельные звенья и ступени управления. На процесс управления большое влияние оказывают квалификация кадров, методы выполнения ими своих обязанностей. Источником является также отдельный человек и его деятельность в процессе управления.
Постоянные и периодические воздействия. Управляющие воздействия в зависимости от продолжительности влияния на коллективы подразделяются на две группы:
1) постоянные;
2) периодические.
Постоянные воздействия выступают как:
Действующие функции управления;
Оргструктура управления;
Распределение полномочий;
Устав предприятия;
Положение о подразделении;
Должностная инструкция работника;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Режим работы предприятия;
Штатные нормативы;
Инструкция по технике безопасности;
Нормативно-правовые акты и др.
Постоянные воздействия используются продолжительное время до отмены их или замены на новые постоянные.
Периодические воздействия носят характер кратковременных актов. К ним относятся:
Выдача задания подчинённым;
Установление стимулов к труду;
Доведение до исполнителей норм труда;
Принятие решений;
Издание приказов, распоряжений;
Делегирование полномочий подчинённым;
Передача информации о внутренней и внешней среде предприятия;
Постановка целей, задач перед исполнителями;
Совершенствование техники, технологии производства, условий труда и др.
Управляющие воздействия отражают специфику категории «управление» и занимают центральное место впроцессе управления. Поэтому осваивающим менеджмент и начинающим менеджерам надо твердо усвоить понятие управляющего воздействия и всесторонне изучить все его аспекты. Здесь важно также попытаться определить арсенал управляющих воздействий на работника, коллективы для линейных и функциональных руководителей по уровням управления, специалистов и технических исполнителей.