При управлении проектом необходимо отслеживать элементы треугольника проекта: время, бюджет и область охвата. Корректировка одного элемента влияет на два других. Такие события, как непредусмотренные задержки, превышение затрат и замена ресурсов, могут привести к проблемам в календарном плане. Если данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть последнее состояние проекта. Можно отслеживать фактический ход выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.
После создания проекта и начала работы можно отслеживать фактические даты начала и окончания, процент выполнения задач или фактические трудозатраты. Фактические данные показывают влияние изменений на другие задачи и, в конечном итоге, на дату окончания проекта.
Определите один или два показателя хода выполнения для использования в проекте. Например, ресурсы могут быстро представить отчет о проценте выполнения трудозатрат по задачам, что позволяет получить общее представление о ходе выполнения задач. Либо, наоборот, ресурсы могут отчитываться о часах работы над каждой задачей по неделям. Это займет больше времени, но даст подробную картину хода работ. Выбор индикаторов зависит от ваших предпочтений и приоритетов.
По завершении этого урока вы будете знать, какие представления следует использовать для отслеживания и контроля хода выполнения, как вводить различные типы сведений о ходе выполнения задач и как просматривать их влияние на календарный план. Если в вашей группе используется такое интерактивное средство совместной работы, как сервер Microsoft Project Server, вы узнаете, как получать обновления результатов от членов группы.
Может возникнуть необходимость отслеживать количество трудозатрат каждого ресурса, задействованного в проекте (по каждой из задач или по всему проекту). После этого можно сравнить запланированное и фактическое количество трудозатрат. Это поможет отслеживать производительность ресурсов и планировать трудозатраты для будущих проектов.
Может возникнуть необходимость отследить превышение затрат на определенной стадии проекта или выяснить величину затрат на конкретный ресурс в определенный день. Возможно, потребуется увидеть общее значение начисленных затрат.
Отслеживание затрат по проекту помогает определить, какие изменения необходимо внести, чтобы завершить проект вовремя и в рамках бюджета. Оно может пригодиться и при планировании бюджета для будущих проектов.
Чтобы эффективно управлять проектом, необходимо обеспечить передачу и распространение сведений о проекте. Можно подготовить отчеты или презентации, опубликовать сведения на веб-узле или использовать сервер MS Server для связи с группой проекта по Интернету.
Часть 4. ВЫПОЛНЕНИЕ КУРСОВОЙ РАБОТЫ.
Курсовая работа должна содержать следующие разделы:
1) Введение.
2) Постановка задачи.
3) Модель функционально организационной структуры информационного обеспечения СУ (ИОСУ).
4) Информационная модель ИОСУ
5) Технологическая модель управления ИОСУ.
6) Коммуникационная модель ИОСУ
7) Заключение
Введение
1) общую характеристику (краткое описание основных свойств, выполняемых функций и задач) системы управления, для которой разрабатывается проект информационного обеспечения;
2) роль и значения ИОСУ для повышения эффективности управления в рассматриваемой СУ;
3) тенденции (направления) дальнейшего развития ИО аналогичных СУ, в том числе, тенденции повышения роли человека в управлении сложными объектами;
4) актуальность (важность, целесообразность) разработки проекта ИО, которое отличается от существующих лучшими свойствами.
Постановка задачи
1. Описание объекта управления:
· назначение объекта управления (цель его организации и функционирования)
· характеристика производимой продукции (услуг) с описанием значений параметров (характеристик), гарантируемых потребителю;
· описание технологии изготовления продукции.
2. Описание управляющей системы по следующим направлениям:
· виды управляемых процессов (технологический процесс изготовления продукции (оказания услуг), маркетинговая деятельность, управление материальными ресурсами, управление коллективом сотрудников, управление кадрами (подготовка кадров, воспитание ….), управление качеством продукции (услуг) и др.);
· полнота представления функций управления по всем видам управляемых процессов и их стадиям (планирование, организация выполнения плана, контроль и регулирование хода работ по выполнению плана, оценка степени достижения плановых показателей по результатам выполнения плана;
· описание организационной (административной) структуры управляющей системы с указанием каждого подразделения и задач им выполняемых, полномочий и ответственности; уровня механизации, автоматизации решения задач управления в каждом подразделении организационной структуры;
· описание недостатков существующей управляющей системы.
· Рассматриваются задачи совершенствования организационной структуры существующей системы управления по следующим признакам:
o отсутствуют подразделения, выполняющие функции; (например, по направлению автоматизации производства);
o неоправданно много самостоятельных мелких подразделений;
o персонал подразделений системы управления в недостаточной мере владеет современными методами управления;
o отсутствует критерии оценки эффективности решений по управлению;
o при планировании слабо учитываются возможности исполнителей на местах;
o несвоевременно доводится плановые задания до исполнителей;
o решения по направлениям принимаются на основе недостоверной (недостаточной) информации;
o и другим признакам.
Рассматриваются задачи по разрешению проблем использования технических средств в управлении по следующим признакам: неудовлетворительное оснащение рабочих мест сотрудников управления техническими, информационными и программными средствами:
1) неэффективное использование вычислительной техники и слабое знание ее возможностей;
2) слабое использование современной технологии управления в оперативно – диспетчерском управлении, технико-экономическом анализе, в производстве, планировании и т.п.
3) недостаток средств оперативной связи;
4) недостаточно автоматизирован учет и распределение ресурсов всех видов;
5) большая инерционность подготовки и принятия решений по управлению;
6) продолжительные сроки передачи информации всех видов и др.
Рассматриваются задачи по разрешению проблем управления кадрами:
1) недостаточное внимание к учебе и подготовке резерва на выдвижение;
2) низкий уровень учебы в системе повышения квалификации;
3) неэффективный механизм стимулирования производственного и управленческого персонала и др.
3. Определяются цели создания ИОСУ в виде ожидаемых результатов от внедрения Системы организации информационного обеспечения СУ (СОИОСУ) (например, повышения качества выпускаемой продукции, услуг, повышение объемов производства, расширение рынка сбыта, снижения потерь, обусловленных мало эффективным управлением, дальнейшее развитие объекта управления и его ассортимента продукции и т.к.).
4. Определяются основные направления работ по проектированию СОИОСУ в виде перечня и краткого содержания задач по устранению недостатков управляющей системы; перечень и краткое содержание задач по автоматизации процессов управления, повышения эффективности технологии управления (применения математических методов на этапах подготовки, принятия и реализации решений по управлению и т.д.)
Задачу можно прервать, а затем продолжить ее выполнение по графику позднее. Это удобно, если требуется временно остановить работу над одной задачей, чтобы выполнить другую задачу. Задачу можно прерывать столько раз, сколько необходимо.
Если кнопка Прервать задачу не отображается, нажмите кнопку Другие кнопки, а затем нажмите кнопку Прервать задачу.
Разделение задачи на части не является аналогом ввода повторяющейся задачи, которая выполняется через определенные интервалы как, например, собрания коллектива. Для таких событий следует создать повторяющуюся задачу.
Удаление задачиПри корректировке календарного плана, чтобы соблюсти конечную дату, вернуться в рамки бюджета или устранить превышение доступности ресурса, может потребоваться уменьшить область охвата проекта. Следует удалить задачи в соответствии с сокращением области охвата.
В поле "Идентификатор" (самое левое поле) выберите задачу, которую требуется удалить. Чтобы выделить несколько соседних строк, удерживая нажатой клавишу SHIFT , щелкните номера первой и последней строки нужного диапазона.
Чтобы выбрать несколько строк вразброс, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно идентификационные номера задач. Нажмите клавишу DEL .
При удалении суммарной задачи удаляются все ее подзадачи.
При удалении задач все назначенные им ресурсы освобождаются. Таким образом можно устранить превышения доступности ресурса или понизить бюджет. Имеется также возможность переназначить другим задачам ставшие доступными ресурсы, чтобы соблюсти график.
Сохранение плана по ходу выполненияПосле ввода сведений о задачах, ресурсах или затратах на проект можно сохранить текущую копию базового плана.
В процессе выполнения проекта можно ввести фактические сведения и воспользоваться помощью Microsoft Project для сравнения этих данных с базовым планом
Когда введены все сведения проекта и все готово для начала фактической работы, можно сохранить данные базового плана проекта, чтобы сравнивать его с фактическим ходом его выполнения. С помощью базового плана можно отслеживать ход выполнения, просматривать отклонения и вносить необходимые исправления. Например, можно найти задачи, начатые позже, чем планировалось, выяснить объем фактически выполненной ресурсами работы по отношению к назначенной, а также отслеживать бюджет.
В плане проекта может быть сохранено до 11 базовых планов, а также разрешается сводить обновленные данные проекта в суммарные задачи. Они называются "Базовый план", "Базовый план1",... "Базовый план10". Впоследствии, сравнивая сведения базовых планов с текущим графиком проекта, можно выявить и разрешить проблемы, а также более точно планировать подобные проекты в будущем.
При управлении проектом необходимо отслеживать элементы треугольника проекта: время, бюджет и область охвата. Корректировка одного элемента влияет на два других. Такие события, как непредусмотренные задержки, превышение затрат и замена ресурсов, могут привести к проблемам в календарном плане.
Если данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть последнее состояние проекта. Можно отслеживать фактический ход выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.
После создания проекта и начала работы можно отслеживать фактические даты начала и окончания, процент выполнения задач или фактические трудозатраты. Фактические данные показывают влияние изменений на другие задачи и, в конечном итоге, на дату окончания проекта.
Определите один или два показателя хода выполнения для использования в проекте. Например, ресурсы могут быстро представить отчет о проценте выполнения трудозатрат по задачам, что позволяет получить общее представление о ходе выполнения задач. Либо, наоборот, ресурсы могут отчитываться о часах работы над каждой задачей по неделям. Это займет больше времени, но даст подробную картину хода работ . Выбор индикаторов зависит от ваших предпочтений и приоритетов.
Отслеживание хода выполнения с помощью мастера отслеживанияМастер отслеживания, представляющий собой часть консультанта, помогает создать таблицу, в которой можно любым удобным способом обновлять сведения о ходе выполнения задач. Используйте настраиваемую таблицу отслеживания для ручного ввода сведений о ходе выполнения или для принятия обновлений через сервер Microsoft Project Server .
Чтобы определить задачи, даты которых существенно отличаются от дат в базовом плане, используйте представление " Диаграмма Ганта с отслеживанием". После этого можно скорректировать зависимости задач, заново назначить ресурсы или удалить некоторые задачи, чтобы не нарушались крайние сроки.
В представлении " Диаграмма Ганта с отслеживанием"" каждый отрезок задачи отображает даты начала и окончания по базовому плану вместе с текущими датами начала и окончания.
По мере ввода фактических данных верхний отрезок может перемещаться, демонстрируя отклонение от плана. Например, если дата начала задачи "Опись экспонатов" смещается на два дня, а задача выполнена на 55%, то красный календарный отрезок сдвигается на два дня относительно нижнего отрезка базового плана.
Задачи, начало или окончание которых запаздывает, могут стать причиной срыва календарного плана всего проекта из-за задержки дат начала и окончания связанных задач. Задачи, начатые или завершенные раньше намеченного срока, могут высвободить ресурсы для работы над другими задачами, которые отстают от календарного плана. В Microsoft Project можно с помощью введенных фактических значений перепланировать календарный план для оставшейся части проекта.
При вводе фактической даты начала или фактической даты окончания задачи изменяются соответствующие даты календарного плана для этой задачи. Даты базового плана не изменяются.
Основная цель отслеживания хода работ состоит в том, чтобы как можно раньше заметить отрицательное отклонение от плана и определить, нужны ли корректирующие действия. К счастью, мониторинг соблюдения расписания относительно прост. Основой для сравнения плана с фактическим ходом работ служит сетевой график. Типичными инструментами контроля являются графики Ганта. Как уже говорилось в главе 4, график Ганта наиболее понятный и предпочитаемый.
Рис. 12-1 показывает график Ганта с указанием последней информации по проекту на 7 периоде. Прямоугольная таблица под графиком выполнения плана обозначает фактическое время начала и окончания для выполненных операций или любую часть выполненной операции (см. операции A,B,C,D и Е). Например, фактическое время начала для операции С - период 2, фактическое время окончания - период 6, фактическая продолжительность - 4 единицы времени, а не 5 периодов, как по первоначальному графику. Незавершенные еще операции показывают фактическое время начала до настоящего момента, продолжающая линия показывает оставшееся по графику время (см. операции D и Е). Оставшееся прогноизруемое время для операций D и Е обозначено заш ■ трихованной ливиеи Операция F, которая еще не выполнялась, обозначает параллельными линиями пересмотренное время фактического начала (10) и окончания (14).
Обратите внимание, как обозначается продолжительность, отличная от первоначального графика, как в случае операций D и Е. Либо операция завершена, и этот факт известен, либо новая информация говорит о необходимости пересмотра оценки затрат времени и отражении их в отчете о статусе. Для операции D пересмотренная продолжительность по прогнозам составит 4 единицы времени, что на один период времени дольше первоначального графика. Хотя иногда график Ганта не отражает зависимость операций, если его использовать вместе с сетью, то зависимости легко выявить, если это (отслеживание) необходимо.
График контроля расписания - еще один инструмент мониторинга хода выполненных работ и оценки тенденций На рис 12 2 представлен график контроля проекта. График используется для тою чтобы представить расхождения между запланированным по графику временем на критическом пути в каждый конкретный день с фактической точкой на критическом пути. Хотя из рис. 12-2 видно, что проект начал отставать от гра-
Рис. 12-1. График Ганта, демонстрирующий статус графика.
фика практически сразу, вычерченная схема показывает, что благодаря корректировке проект удалось вернуть к намеченному графику. Но если тенденция сохранится, то проект начнет опережать график. Так как намеченное графиком время операций представляет собой средние показатели продолжительности операций, четыре результата наблюдений, откло-
Отчетный период. Рис. 12-2. Схема контроля графика проекта.
шлющиеся в одном направлении, показывают, чл о существует большая вероятность того, что это есть явная тенденция. Тенденцию нужно остановить, а в случае необходимости принять соответствующие меры. Графики контроля часто используются для отслеживания хода работ по контрольным точкам.
СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ.
Отчеты о ходе выполнения проектов в Microsoft.
В Microsoft каждому программному продукту соответствует отчет о ходе выполнения проекта. Каждый месяц проектные команды направляют эти отчеты Биллу Гейтсу и другим руководителям верхнего звена, а также управляющим сложных проектов. Отчеты о статусе краткие и имеют стандартный формат. Большинство отчетов Гейтс читает быстро, но при этом всегда может заметить потенциальное отставание от графика, сокращение слишком большого числа особенностей продукта или необходимость внести изменение в спецификацию. Обычно Г ейтс сразу связывается с соответствующими управляющими или разработчиками по электронной почте. Отчеты о ходе выполнения проекта - важный механизм для обмена информацией между руководителями компании и управляющими проектами. Как говорит Гейтс: «Я получаю все отчеты о ходе выполнения проекта. В настоящее время разрабатывается сотня проектов... [Отчеты о ходе выполнения проекта] включают график, в том числе и сроки выполнения отдельных этапов проекта, любые изменения в спецификации, любые комментарии типа «мы не можем найти и нанять нужный персонал» или «боже, если этот OLE не выполнить, то мы в общем отстанем на...». Они знают, что их отчет идет к тем менеджерам, которые управляют всеми другими группами, от которых они зависят. Поэтому, если они не поднимут этот вопрос в своем отчете, а через два месяца что-нибудь скажут, то это будет нарушение в обмене информацией... Внутренняя группа полностью следует этим вещам, поэтому это определенный консенсус в группе.
Project профессиональный 2019 Project профессиональный 2016 Project 2010 Project Online Desktop Client Project профессиональный 2013 Project стандартный 2010 Project стандартный 2013 Project стандартный 2016 Project стандартный 2019 Меньше
Советы по управлению проектами, которые следует прочитать до начала работы с Project
Если вы не знакомы с управлением проектом или опытным экспертом, вам, вероятно, потребуется выполнить три действия, чтобы отследить ход выполнения.
Создание базового плана для проекта После создания начального расписания создайте базовый план для него. Базовый план - это снимок проекта до начала работы. По мере продвижения проекта вы можете сравнить ход выполнения с базовым планом.
Регулярный просмотр хода выполнения расписания ПоЗнакомьтесь с тем, как вы просматриваете ход выполнения календарного плана по крайней мере еженедельно. Если вы ждете до середины вашего проекта, возможно, вы не решите решить проблемы с календарным планом.
Выполнение действий раньше, чем позже Проекты, как правило, позволяют быстро выводить элементы управления, когда возникают проблемы. Если проект будет отклоняться от того, как вы думали, примите меры немедленно.
Проверка хода выполнения календарного плана|
Когда начальник спрашивает, как выполняется ваш проект, Последнее, что вы хотите сказать, - это "я не знаю". Старайтесь не использовать этот Фате, задавая базовый план как моментальный снимок исходного расписания. После того как вы настроили базовый план, вы можете начать проверять ход выполнения вашего расписания. |
|
|
Вы можете быстро обновить состояние задачи с помощью одного щелчка на ленте. |
|
|
Отслеживайте проект, изменяя отрезки на диаграмме Ганта по ходу работы. |
|
|
Заинтересованным сторонам иногда нужна большая картина хода выполнения проекта. Временная шкала проекта предоставляет им снимок ключевых задач и вех. Просто перетащите ее на слайд PowerPoint, распечатайте или напишите по электронной почте, чтобы сообщить о ходе мгновенного отчета. |
|
|
Вы можете создавать графические отчеты о ходе выполнения с помощью линейчатых диаграмм, круговых диаграмм и т. д. Если отчет выглядит неправильно, вы можете настроить его в секундах. |
|
|
С помощью отчетов об освоенном объеме вы можете отвечать на такие вопросы, как, например, проСматривая трудозатраты в этом проекте, сколько денег было потрачено? Или "будет по истечении времени?" |
|
|
Участники команды могут просматривать расписание проекта и обновлять ход выполнения в SharePoint без использования Project. |
Перед началом процесса отслеживания рекомендуется сохранить базовый план . Базовый план (до 11 на проект) представляет снимок календарного плана на момент сохранения и содержит всю информацию о задачах, ресурсах и назначениях. С помощью базового плана можно отслеживать ход выполнения, просматривать отклонения и вносить необходимые исправления. Чтобы сохранить базовый план выполните команду СервисàОтслеживаниеàСохранить базовый план... Нажмите кнопку ОК .
Мастер отслеживания помогает создать таблицу, в которой удобно обновлять сведения о ходе выполнения задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Отслеживание . В боковой области выберите ссылку Подготовка к отслеживанию хода работы над проектом . На шаге 1 выберите режим отслеживания: вручную (укажите Нет ). На шаге 2 укажите Всегда отслеживать путем указания процента завершения по трудозатратам . В результате в текущем представлении MS Project появился дополнительный столбец %завершения по трудозатратам , а на диаграмме Ганта появились соответствующие данные. Задайте для задачи Предварительное экономическое обоснование проекта процент завершения 70%.
Для сравнение фактических и плановых трудозатрат для задач выполните команды ВидàДиаграмма Ганта и ВидàТаблицаàТрудозатраты . Сравните значения в полях Трудозатраты , Базовые , Фактические и.Оставшиеся .
E Значения в поле Отклонение показывают разницу между трудозатратами по графику и первоначально запланированными трудозатратами, сохраненными в базовом плане.
Печать и публикация проекта
Чтобы просмотреть, как будет выглядеть текущее представление проекта при печати, нажмите кнопку Предварительный просмотр .
В MS Project предлагается более 20 встроенных отчетов. Выполните команду ВидàОтчеты . Выберите категорию Обзорные… и обзорный отчет Сводка по проекту . Также просмотрите отчет Дела по исполнителям (категория Назначения… ).
В категории Настраиваемые… представлены все стандартные отчеты. В окне Настраиваемые отчеты можно создать новые отчеты (кнопка Создать… ), изменить существующие (кнопка Изменить… ), скопировать в шаблон (из шаблона) Global.MPT и т.д. В окне Настраиваемые отчеты выберите отчет Использование трудовых ресурсов и нажмите кнопку Изменить… На вкладке Определение замените Недели на Месяцы .На вкладке Подробности укажите Формат даты Январь 2002 . Нажмите кнопку ОК . Просмотрите отчет (кнопка Просмотр ).
Для публикации сведений о проекте в Internet можно сохранить их в формате HTML. Выполните команду ФайлàСохранить как веб-страницу… Введите имя экспортируемого файла в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить . В первом окне Мастера экспорта нажмите кнопку Далее . Во втором окне установите переключатель Использовать существующую схему и нажмите кнопку Далее . В следующем окне Выберите схему для данных Сводная таблица задач и ресурсов и нажмите кнопку Далее .В следующем окне установите флажок Экспорт на основе шаблона HTML. Для выбора шаблонаHTML нажмите кнопку Обзор . В окне Обзор выберите любой шаблон и нажмите кнопку ОК .В окне Мастер экспорта-параметры схемы нажмите кнопку Готово . Просмотрите созданный файл в формате HTML.
Лабораторная работа №2
Планирование работ средствами Microsoft Excel
Цель . Изучить некоторые возможности Microsoft Excel (условное форматирование, проверка ввода, работа со ссылками и массивами и т.д.), приобрести навыки использования этих инструментов для решения задач планирования работ в проектной организации.
Задание
1. Ввести данные на рабочие листы Исходные данные , Распределение, Диаграмма Ганта и Зарплата согласно заданию.
2. Осуществить распределение проектировщиков по проектам.
3. Составить ведомость на выплату заработной платы.
Основные сведения
Хотя на сегодняшний день существует большое число специализированных программ, предназначенных для управления проектами и планирования (в том числе и рассмотренные выше), однако не всегда они доступны для рядовых пользователей. Преимущество использования электронных таблиц Microsoft Excel для решения подобных задач заключается в широкой распространенности этой программы, наличие некоторого опыта работы с ней у многих пользователей (экономистов, менеджеров). Однако зачастую огромные возможности Microsoft Excel используются не в полной мере из-за недостаточного уровня подготовки рядовых пользователей и даже программистов.
В данной работе демонстрируются возможности MS Excel , которые можно с успехом использовать при решении задач планирования различного рода работ с участием многих сотрудников. Приведенный ниже пример использования MS Excel естественно не демонстрирует всю мощь этого инструментария, однако, как надеется автор, послужит толчком для более углубленного изучения возможностей этой программы.
Рассмотрим следующую ситуацию. Проектной организации, где работает 6 конструкторов и 4 технолога, поручили выполнить 6 проектов (Проект А, Проект Б и т.д.). Работа над каждым проектом включает два этапа: 1) этап конструкторской подготовки производства (КПП) и 2) этап технологической подготовки производства (ТПП). Необходимо распределить проектировщиков по проектам, назначить даты начала этапов, рассчитать даты завершения этапов. Для простоты планирование осуществляется только на один месяц – май 2005 года..
Накладываемые ограничения.
1. Этап ТПП может начаться только после завершения предыдущего этапа КПП.
2. Над одним проектом может работать не более 4 конструкторов и не более 3 технологов.
3. Все проекты должны завершиться не позднее заданных сроков.
4. Один проектировщик может участвовать в нескольких проектах, но одновременно может работать только над одним проектом.
Технология работы
1. Создание рабочего листа Исходные данные
Запустите на выполнение программу Microsoft Excel, создайте рабочую книгу с именем Планирование работ().xls . Переименуйте лист Лист1 с помощью команды меню Формат®Лист®Переименовать лист . Задайте новое имя Исходные данные.
E Другой способ переименовать лист – двойной щелчок левой кнопкой мыши по имени листа.
Введите данные на лист Исходные данные согласно рис. 5.1 и приведенным ниже указаниям.
Рис. 5.1. Рабочий лист Исходные данные
Для обеспечения проверки вводимых значений в ячейку C1 выполните команду ДанныеàПроверка… В окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры задайте Тип данных Список. В поле Источник введите текст
Январь;Февраль;Март;Апрель;Май;Июнь;Июль;Август;Сентябрь;Октябрь;Ноябрь;Декабрь
На вкладке Сообщение для ввода задайте Заголовок Месяц и Сообщение Выберите месяц, для которого создается план работ . Нажмите кнопку ОК .
Для ячейки D1 самостоятельно задайте проверку ввода, указав в качестве Источника текст 2004;2005;2006;2007;2008;2009;2010
Чтобы разместить текст в нескольких ячейках (например, в ячейках D3:F3) необходимо выделить эти ячейки и нажать кнопку Объединить и поместить в центре .
Чтобы разместить текст в ячейке (ячейках) по центру с переносом слов (например, в ячейке D15 или в ячейках В4:В5), выполните команду Форматà Ячейки… и на вкладке Выравнивание задайте по горизонтали по центру , по вертикали по центру . Установите флажок переносить по словам . Нажмите кнопку ОК .
Для диапазона ячеек В6:В11 укажите Отступ 1 (команда меню Форматà Ячейки… , вкладка Выравнивание ).
E Чтобы автоматизировать ввод числовых рядов (1, 2, 3,…), введите числа 1 и 2 в соседние ячейки, затем выделите эти две ячейки, и с помощью мыши протяните в нужном направлении.
Для удобства дальнейшей работы рекомендуется создавать имена для ячеек и диапазонов ячеек. Чтобы быстро создать имя для диапазона ячеек Н5:Н13, выделите эти ячейки и щелкните левой кнопкой мыши по полю Имя (слева от строки формул), введите имя Праздники и нажмите клавишу Enter .
ВНИМАНИЕ! Имена вводятся БЕЗ пробелов!
ВНИМАНИЕ! Ввод имени завершается нажатием клавиши ENTER!
Самостоятельно создайте имена: СпецКонструктор для ячейки В16, СпецТехнолог : для ячейки В17, ЧислоКонструкторов для ячейки D16, ЧислоТехнологов для ячейки D17, ВсегоПроектировщиков для ячейки D18 и Специальность для ячеек С22:С31.
Для ячеек С22:С31 задайте проверку вводимых значений (Тип данных Список, Источник =$В$16:$В$17 ). Введите данные в таблицу Список сотрудников-проектировщиков .
Для автоматизации подсчета числа конструкторов в ячейку D16 введите формулу =СЧЁТЕСЛИ(Специальность;СпецКонструктор)
E Для ввода имен удобно использовать клавишу F3 .
В ячейку D17 формулу введите самостоятельно.
В ячейке D18 подсчитайте сумму.
Создайте листРаспределение и введите данные на этот лист согласно рис. 5.2 и приведенным ниже указаниям.
Рис. 5.2. Рабочий лист Распределение
Чтобы не копировать данные с рабочего листаИсходные данные в диапазон ячеек А3:С12 лист Распределение , введите в ячейку А3 формулу
="Исходные данные"!A22
E В процессе ввода формул удобнее не вводить ссылки на ячейки с клавиатуры, а просто щелкать мышью по нужным ячейкам или выделять нужные диапазоны ячеек. В этом случае Excel сам подставляет нужные ссылки.
Скопируйте эту формулу в ячейки диапазона А3:С12.
E Чтобы скопировать формулу из ячейки А3 в ячейки А3:С12, подведите курсор к черному квадратику в правом нижнем углу ячейки А3, чтобы курсор превратился в черный крестик. Нажав левую кнопку мыши, «протащите» курсор по ячейкам А3:С12.
Чтобы заполнить ячейки D2:I2, можно применить два способа (заполните ячейки D2:I2 двумя способами):
Способ 1 . На листе Исходные данные выделите ячейки В6:В11 и скопируйте их в буфер обмена. Затем щелкните правой кнопкой мыши по ячейке D2 на листе Распределение и в контекстном меню выберите команду Специальная вставка… В окне Специальная вставка установите флажок транспонировать и нажмите ОК .
Способ 2 . Выделите ячейки D2:I2 на листе Распределение . В строке формул введите формулу
=ТРАНСП("Исходные данные"!B6:B11)
E Функция ТРАНСП(массив) находится в категории Ссылки и массивы .
Функция ТРАНСП() должна быть введена как формула массива. Для этого необходимо одновременно нажать клавиши Ctrl , Shift и Enter . В результате в строке формул введенная формула будет заключена в фигурные скобки.
Для проверки ввода в диапазон D3:I12 задайте проверку данных с параметрами Тип данных Список, Источник 0;1
Для ячейки J2 создадим примечание . Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке J2 и выберите команду Добавить примечание . Введите примечание Количество проектов, в которых участвует работник .
В ячейках J3:J12 подсчитайте сумму по соответствующей строке.
В ячейку D13 введите формулу
=СУММЕСЛИ($C3:$C12;СпецКонструктор;D3:D12)
В остальные ячейки диапазона D13:I14 формулы введите самостоятельно.
Чтобы облегчить ввод данных в диапазон ячеек D3:I12, необходимо конструкторов и технологов сгруппировать отдельно. Применим сортировку таблицы на листе Распределение . Выделите диапазон ячеек А2:К12 и выполните команду меню ДанныеàСортировка . В окне Сортировка диапазона в поле Сортировать по задайте Специальность . Нажмите кнопку ОК .
Заполните диапазон ячеек D3:I12 согласно рис. 5.2 (с учетом накладываемых ограничений).
Формулы для ячеек К3:К12 введем позднее. Самостоятельно отформатируйте листРаспределение , чтобы он соответствовал рис. 5.2.
Создайте рабочий лист Диаграмма Ганта . Введите данные на этот лист согласно рис. 5.3 и приведенным ниже указаниям.
Рис. 5.3. Рабочий лист Диаграмма Ганта
Чтобы автоматизировать заполнение ячеек В3:В14, ни один из ранее рассмотренных способов не подходит. Введите в ячейку В3 формулу
=СМЕЩ("Исходные данные"!B$6;$A3-1;0)
Размножьте эту формулу в диапазоне ячеек В3:В14.
E СМЕЩ() (категория Ссылки и массивы ).
Самостоятельно введите формулы в ячейки С3:С14.
E Не забудьте задать для ячеек С3:С14 Числовые форматы Дата , Тип 14.03.99 .
В ячейку Е3 введите формулу =СМЕЩ("Исходные данные"!$D$6;A3-1;0)
В ячейку Е4 введите формулу =СМЕЩ("Исходные данные"!$D$6;A3-1;1)
Растяните эти формулы по столбцу Е.
В ячейку F3 введите формулу =СМЕЩ(Распределение!$D$13;0;A3-1)
В ячейку F4 введите формулу =СМЕЩ(Распределение!$D$13;1;A3-1)
Растяните эти формулы по столбцу F.
В ячейку G3 введите формулу =ОКРУГЛВВЕРХ(E3/F3;0)
Растяните эту формулу по столбцу G.
В диапазон Н3:Н14 введите даты начала работ.
Чтобы рассчитать день завершения этапа, используем функцию РАБДЕНЬ() . Она возвращает дату, отстоящую на заданное количество рабочих дней вперед или назад от даты Нач_дата . Рабочими днями не считаются выходные дни и дни, определенные как праздничные. Функция РАБДЕНЬ() используется, чтобы исключить выходные дни или праздники при вычислении даты завершения этапа.
Синтаксис функции РАБДЕНЬ (Нач_дата ;Количество_дней ;Праздники)
Нач_дата – это начальная дата.
Количество_дней – это количество рабочих дней до или после Нач_дата . Положительное значение аргумента Количество_дней означает будущую дату; отрицательное значение – прошедшую дату.
Праздники – это необязательный параметр и представляет собой список из одной или нескольких дат, которые требуется исключить из рабочего календаря (например, государственные праздники).
Чтобы найти день завершения этапа в ячейку I3 введите формулу =РАБДЕНЬ(H3;G3-1;Праздники). Растяните формулу по столбцу I.
В ячейку J2 введите формулу
=ДАТАЗНАЧ("1"&"Исходные данные"!C1&"Исходные данные"!D1)
Функция ДАТАЗНАЧ() возвращает числовой формат даты, представленной в виде текста.
Синтаксис функции ДАТАЗНАЧ (Дата_как_текст )
Дата_как_текст – это текст, представляющий дату (например, 30.01.1998).
E Оператор & позволяет объединить две текстовые строки в одну строку.
В ячейку К2 введите формулу =J2+1 и размножьте ее по строке.
Отформатируем ячейку J2, чтобы кроме даты, был виден день недели. Подходящего встроенного формата не существует. Чтобы создать его, выполните команду ФорматàЯчейки… На вкладке Число выберите Числовые форматы (все форматы), в поле Тип задайте ДД.ММ.ГГ ДДД
E Шаблон ДДД отображает день недели в виде Пн, Вт, …, Вс.
Чтобы отформатировать диапазон J2:AN2, скопируйте формат из ячейки J2 в остальные ячейки диапазона
E Чтобы скопировать формат из ячейки J2 в диапазон J2:AN2, выделите ячейку J2, нажмите кнопку Формат по образцу . Рядом с курсором появится знак кисти. Выделите диапазон J2:AN2.
Чтобы выделить цветом выходные и праздничные дни, воспользуемся условным форматированием . Выделите ячейку J2 и выполните команду ФорматàУсловное форматирование… Задайте данные согласно рис. 5.4.
E Условие 1 задает формат для выходных дней (с помощью кнопки Формат… задайте желтый цвет заливки ячеек ). Условие 2 задает формат для праздничных дней (задайте красный цвет заливки ячеек ).
E При вводе формул в окне Условное форматирование удобнее не вводить формулы, а вставлять их из буфера обмена, предварительно набрав и отладив в какой-либо ячейке. Для копирования формулы выделите ячейку, затем В СТРОКЕ ФОРМУЛ выделите формулу и скопируйте ее в буфер обмена (кнопка Копировать ). В окне Условное форматирование в нужном месте выполните команду Вставить (кнопка Вставить ).
E Чтобы добавить еще одно условие, служит кнопка .
Скопируйте созданный формат из ячейки J2 в остальные ячейки строки.
Рис. 5.4. Окно Условное форматирование для диапазона J2:AN2
Чтобы на диаграмме Ганта были представлено число проектировщиков, участвующих в проекте на данном этапе, в ячейку J3 введите формулу
=ЕСЛИ(И(J$2>=$H3;J$2