Отдельным категориям граждан закон обязывает выплачивать компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно к месту проживания и осуществления трудовой деятельности. Давайте выясним, кому и когда полагается компенсация проезда к месту отпуска в 2019 году.

Кому полагается компенсация проезда к месту отпуска

Работники, трудоустроенные на предприятиях, расположенных в местах с суровым климатом, вправе рассчитывать на дополнительный ежегодный отпуск вдобавок к основному.

На возврат средств, потраченных на проездные билеты к месту проведения отдыха, могут рассчитывать только жители и работники районов Крайнего Севера и приравненных к нему местностей. Итак, получателем компенсации за проезд может стать:

• сотрудник бюджетной организации, работающий в учреждении федерального значения;
• работник коммерческой организации, расположенной в районе КСиПМ;
• неработающий пенсионер, получающий пенсию по старости или инвалидности.

Компенсация за проезд к месту отпуска может выплачиваться единожды за 2 года. В случае с отпуском сотрудников коммерческих фирм частота выплаты компенсационной суммы может быть определена внутренним нормативным актом компании.

В каком виде и размере выплачивается компенсация к месту отпуска

Порядок перечисления компенсации за оплату проезда к месту отпуска зависит от того, какая организация производит выплату – требования везде свои:

1. Наниматель выплачивает компенсацию из собственных денег (касается работников коммерческих фирм). Порядок выплат будет прописан в коллективном договоре с работодателем или в локальном нормативном акте компании.
2. Выплату производит Пенсионный Фонд (касается пенсионеров). Здесь существует 2 варианта:
   • пенсионер требует компенсации после предоставления подтверждений понесенных расходов (оплата по факту);
   • пенсионер предъявляет документы на поездку, получает выплату и отправляется в отпуск.
3. Компенсация перечисляется за счет бюджета федеральных государственных органов или внебюджетных фондов. В данном случае необходимо написать заявление и приложить к нему все документы, свидетельствующие о понесенных затратах. Оплачен будет проезд любым видом транспорта кроме такси, а также провоз личных вещей весом не более 30 килограмм.

Компенсация проезда к месту отпуска и обратно для государственных служащих

Если компания, в которой трудится работник, зарегистрирована на территории Крайнего Севера, но сотрудник трудится не в условиях Крайнего Севера, компенсация проезда ему не положена.

Для государственных служащих, которым компенсация проезда будет оплачена за счет средств государственных органов, существуют следующие правила выплаты возмещения расходов:

• право на компенсацию не зависит от периода пребывания в отпуске;
• компенсация перечисляется за самого сотрудника, а также членов его семьи, которые не имеют места официального трудоустройства и проживают совместно с госслужащим;
• возместить можно лишь понесенные расходы за проезд к месту отпуска, находящемуся на территории России.

На каких условиях выплачивается компенсация проезда к месту отпуска

Размер компенсационных выплат за оплату проезда к месту отпуска, хоть они и определяются коллективным договором, не может оказаться ниже тех, что установлены на федеральном уровне.

В коммерческих фирмам руководство имеет право полностью прописать процедуру возмещения расходов на проезд к месту отдыха, перечислив условия совершения выплаты, получателей компенсации, размеры компенсаций и так далее. Что касается компенсации работникам бюджетных организаций, здесь существует ряд особенностей:

• сотрудникам гос. организаций и внебюджетных фондов, расположенных в районах Крайнего Севера, компенсация выплачивается только по основному месту работы;
• расходы могут компенсированы, только если сотрудник обратился за выплатой своевременно – право на компенсацию не переносится на будущий период, если работник не воспользовался возможности получить компенсацию ни разу за 2 года;
• окончательный размер компенсационной суммы будет определен по окончании отдыха и предъявлении сотрудником документов, подтверждающих расходы на проезд;
• компенсационная выплата выдается сотруднику максимум за три дня до дня отъезда, но следует помнить, что аванс является лишь приблизительной суммой – остаток компенсации будет выплачен по возвращении;
• компенсация выплачивается за проезд до места отдыха и обратно, при этом учитывается минимальная стоимость проезда и кратчайший путь к месту отпуска.

Законодательные акты по теме

ст. 325 ТК РФ

О компенсации проезда к месту отпуска

Типичные ошибки

Ошибка: Работник бюджетной организации трудится также и по совместительству в другом месте. Сотрудник претендует на компенсацию проезда к месту проведения отпуска по обоим местам работы.

За последние несколько лет, нормы льготного обеспечения военнослужащих претерпели ряд изменений. К счастью, данные изменения в большинстве случае направлены на улучшение положения армейских служащих.

Помимо денежного довольствия в виде окладов, а также возмещения командировочных расходов, существует также правило, в соответствии с которым военнослужащие имеют право на компенсацию затрат, понесенных в процессе следования к месту положенного отпуска. Порядок, и размеры этих компенсаций регламентируются федеральным законодательством, а также ведомственными нормативно-правовыми актами по линии Министерства Обороны РФ.

В данной статье мы подробно рассмотрим схему предоставления подобных компенсаций, а также подробно опишем алгоритм расчета сумм таких выплат в пользу армейского.

Право военнослужащего на ежегодный отпуск. Основные положения.

Если говорить о действии общих норм и положений трудового законодательства, то можно с уверенностью сказать, что таковые распространяются и на военнослужащих. Т.е. армейские, как и гражданские служащие, имеют право на получение законного отпуска. При этом, отпуск, предоставляемый военнослужащим, имеет несколько разновидностей, среди которых следующие:

Основной вид отпуска

Каникулярный вид отпуска

Дополнительный вид отпуска

Отпуск положенный по беременности и родам

Отпуск положенный по уходу за ребенком

Отпуск по прочим обстоятельствам

Если говорить об основном отпуске , то можно отметить, что право на таковой имеют военнослужащие, проходящие службу по контракту. Предоставляется он один раз в год, и его длительность напрямую зависит от продолжительности общего срока несения воинской службы. Проще говоря, от военного стажа или выслуги. Длительность подобного отпуска колеблется в диапазоне от 30 до 45 суток.

Каникулярный отпуск предоставляется армейским, обучающихся по очной форме в ведомственных учебных заведениях, и предоставляется два раза в год, зимой и летом (15 и 30 суток соответственно). При этом, летний отпуск в соответствии с федеральным законодательством приравнивается к основному.

Что касается дополнительного отпуска , то таковой обычно предоставляется служащим военнослужащим для прохождения каких-либо учебных мероприятий (сдача экзаменов, получение ученой степени, учебные сессии и т.д.), или же вследствие болезни. Во втором случае, претендовать на подобный вид отпуска имеют право и военнослужащие, проходящие службу по призыву. Для этого необходимо наличие заключения военно-врачебной комиссии, а продолжительность отпуска по болезни составляет 60 суток, с возможностью продления такового на этот же срок.

Отпуск по беременности и родам предоставляется армейским женского пола, а отпуск по уходу за ребенком при определенных обстоятельствах может распространяться также и на военных мужского пола.

В каких случаях полагается компенсация проезда в отпуск военнослужащим

ФЗ «О статусе военнослужащих» четко регламентирует данную процедуру, и в соответствии с его положениями военные имеют право на получение подобной компенсации далеко не во всех случаях.

В упомянутом нами федеральном законе сказано, что убытки на проезд к месту отпуска компенсируются лишь тогда, когда речь идет об основном отпуске, плюс еще в нескольких случаях.

Как нами уже было отмечено, основной отпуск предоставляется военнослужащему один раз в год, и его длительность зависит от выслуги и прочих обстоятельств. Проезд к месту проведения подобного вида отпуска компенсируется во всех без исключения случаях. Военнослужащему достаточно лишь предоставить сопутствующие бумаги, в подтверждение понесенных затрат. Тоже самое касается и направление в отпуск военнослужащего проходящего срочную службу. Проезд к месту отпуска компенсируется в полном объеме.

В число отпусков, приравненных к основным (т.е. когда можно говорить о компенсации проезда) входит также дополнительный отпуск по болезни. В таком случае, прибытие к месту прохождения стационарного лечения, а также обратная дорога, полностью оплачивается Министерством обороны РФ.

Во всех остальных случаях, таких как убытие военнослужащего для сдачи вступительных экзаменов, для получения ученой степени, либо по личным обстоятельствам, компенсация за проезд к необходимому месту не производится. Военнослужащий берет на себя подобные расходы. Проще говоря, платит из своего собственного кармана.

Порядок выплаты компенсаций за проезд к месту отпуска

С тем, когда именно военнослужащий может рассчитывать на возмещение мы вроде разобрались. Теперь стоит рассмотреть саму процедуру получения подобной компенсации. Ведь есть ряд обязательных требований, которые необходимо соблюсти для того, чтобы в последующем затраты были компенсированы. Поговорим о них более подробно.

Во-первых, основным требованием в данном случае является то, что место проведения основного отпуска должно в обязательном порядке быть на территории РФ. Т.е. если военнослужащий решит отдохнуть с семьей за границей, то рассчитывать на компенсацию он в дальнейшем не сможет. Данное правило действует абсолютно для всех, независимо от звания, должности и выслуги лет. При этом, данное правило распространяется и на тех, кто служит за пределами нашей страны.

Во-вторых, относительно транспорта также существуют некоторые ограничения . Военнослужащий может пользоваться любым видом воздушного, водного или наземного транспорта в установленных законом рамках. К примеру, касаемо наземного транспорта, расходы, понесенные за пользование услугами такси и подобных видов наземного транспорта не подлежат компенсации. Также, если военнослужащий решит использовать железнодорожное сообщение, то рассчитывать на возмещение затрат можно будет лишь в том случае, если было приобретено так называемое плацкартное место. Места СВ и подобные не подлежат компенсации. При воздушном и водном сообщении используются только варианты эконом класса. В противном случае, затраты не будут компенсированы.

Вместе с этим, существует и ряд так называемых поощрительных мер, в соответствии с которыми военнослужащий имеет право на получение компенсации за проезд к месту отпуска и за одного члена своей семьи , к числу которых, как правило, относятся следующие:

Несовершеннолетние дети

Совершеннолетние дети с установленной степенью инвалидности, при том условии, что степень инвалидности была назначена до наступления совершеннолетия

Дети в возрасте до 23 лет, проходящие обучение, по дневной очной форме

Лица, оформленные как иждивенцы

Как выплачивается компенсация за проезд в отпуск военнослужащего

Собственно выплачивается компенсация уже после прибытия военнослужащего из отпуска. Т.е. первоначальные расходы на приобретение проездных билетов и прочего, военный несет самостоятельно, уже после приезда в часть, все это подлежит возмещению. В таких случаях военнослужащий должен подать рапорт в адрес командира части (либо на имя лица, ответственного за данную процедуру) и приложить документы, подтверждающие понесенные убытки на проезд. При этом, к данному списку прикрепляется также и отпускной билет, в котором проставлена отметка о пребывании военнослужащего в месте проведения отпуска. Если вместе с военным, в отпуске был член его семьи, то проездные билеты такового также подаются с общим количеством бумаг.

Механизм реализации возмещения затрат понесенных военным при следовании на своем автомобиле к месту проведения отдыха и назад регулируется Руководством по оформлению, использованию, хранению и обращению с военными перевозочными документами в Вооруженных Силах Российской Федерации, введенный актом Минобороны РФ от 6 июня 2001 года, в силу п. 86 какового военным, проходящим воинскую службу по контракту в военных частях, которые находятся в областных частях Крайнего Севера и смежных с ними регионах один раз в два года компенсируются затраты на проезд в рамках границ Российской Федерации на своем автомобиле к месту использования отдыха и назад.

Вместе с этим затраты на проезд на своем автомобиле компенсируются на основании поданного рапорта военного при обязательном документальном подтверждении своего нахождения в месте проведения отпуска в сумме реально произведенных затрат на оплату стоимости потраченного бензина, подтвержденных чеками , полученных на заправочных станциях, но не более цены проезда, установленной на основе нормативов расхода бензина, установленных для данного автомобиля, и исходя из наиболее кратчайшего маршрута пути.

Согласно п. 85 упомянутого нами Руководства лицам, имеющим законное право на проезд за счет активов Министерства обороны Российской Федерации, не получившим или не использовавшим воинские перевозочные документы, затраты возмещаются по реально произведенным расходам. Поводом для возмещения затрат в указанных ситуациях являются рапорт военного, бумаги, подтверждающие законное право на проезд за счет активов Минобороны РФ (предписание, отпускной билет с обязательными отметками о нахождении в пункте использования отпуска), бумаги о произведенных затратах, неиспользованные воинские перевозочные бумаги или справки, выданные на квитке требования формы № 1, с указанием в ней, что положенная льгота по проезду не была использована.

В строительной организации принято решение о компенсации расходов на проезд некоторым работникам. Причем с разъездным характером труда и с командировками это не связано. Обоснованно ли учитывать компенсации в расходах на оплату труда? Если ежемесячно издавать приказы, следует ли начислять НДФЛ и ?

Направляя работника в служебную командировку, а также если постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель обязан возмещать работникам расходы на проезд в соответствии со статьями 168, 168.1 Трудового кодекса РФ. В рассматриваемом случае возмещение расходов на проезд не является законодательно установленной выплатой. В то же время в коллективном договоре могут содержаться обязательства работодателя по выплате компенсаций, в том числе на оплату проезда работника к месту работы и обратно (ст. 40, 41 Трудового кодекса РФ).

Налог на прибыль

Сначала решим, учитывать ли такие затраты в расходах при налогообложении прибыли. В соответствии с пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом.

Исключение из этого правила сделано для сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства. А также для случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) или коллективными договорами.

Из него следует, что в расходы налогоплательщика на оплату труда могут включаться любые виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренные трудовым или коллективным договором.

Это подтверждено в письмах Минфина России от 21 апреля 2014 г. № 03-03-06/1/18198, от 20 мая 2011 г. № 03-03-06/4/49.

В то же время проверяющие могут поднять вопрос об экономической обоснованности таких расходов, позволяющих исключить их из налогооблагаемой базы.

Например, в письме от 21 января 2013 г. № 03-03-06/1/18 Минфин России рассмотрел ситуацию, когда организация на основании трудового договора выплачивает каждому работнику компенсацию расходов на проезд общественным транспортом до места остановок автобусов, следующих специальными маршрутами до предприятия. Финансовое ведомство пришло к выводу, что в данном случае расходы на выплату работникам компенсаций не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль, поскольку работодателем организована централизованная доставка персонала к месту работы.

Иными словами, даже если предусмотреть соответствующие выплаты в трудовых или коллективных договорах, не исключены налоговые риски, связанные с экономической обоснованностью расходов. Перейдем к зарплатным налогам (взносам).

Налог на доходы физических лиц

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

Как указывает Минфин России, в случаях когда поездка работника не является командировкой, когда постоянная работа работника не осуществляется в пути и не носит разъездной характер, суммы оплаты проезда признаются доходом физического лица и подлежат обложению НДФЛ (письмо от 5 августа 2011 г. № 03-04-06/3-178).

Таким образом, суммы ежемесячной компенсации в рассматриваемой ситуации облагаются налогом на доходы физических лиц.

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). При этом закон № 212-ФЗ не уточняет, что именно следует понимать под выплатами в рамках трудовых отношений.

Как следует из письма Минздравсоцразвития России от 23 марта 2010 г. № 64719, к объекту обложения страховыми взносами относятся все выплаты в пользу работников, произведенные в рамках трудовых правоотношений. В том числе предусмотренные трудовыми, коллективным договорами, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя. Выплаты, прямо не прописанные в трудовых договорах, тем не менее тоже подлежат обложению взносами как производимые в рамках трудовых правоотношений работников с работодателем, а значит, связанные с трудовыми договорами. Исключением являются только суммы, перечисленные в статье 9 закона № 212-ФЗ, которые взносами не облагаются. Компенсация расходов на проезд в перечне сумм, не облагаемых взносами, не поименована. Значит, во избежание рисков безопаснее на рассматриваемые суммы компенсаций взносы начислить. Минтруд России считает это необходимым, на что указано в письме от 10 сентября 2014 г. № 17-3/ООГ-759. Аналогичная ситуация складывается в отношении взносов на травматизм (ст. 20.1, 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Северный отпуск: правила оплаты проезда

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера, должны оплачивать работнику проезд к месту отпуска и обратно. Статья 255 НК РФ разрешает включать эти затраты в состав расходов на оплату труда, но при условии, если данные затраты осуществлены в соответствии с положениями трудового законодательства.

Гарантийный минимум

Лица, работающие в организациях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на целый ряд льгот, гарантий и компенсаций. В том числе они имеют право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Фактически порядок оплаты расходов зависит от того, занят работник в бюджетном учреждении или в организации, не относящейся к бюджетной сфере.

В частности, в федеральных бюджетных учреждениях данная компенсация выплачивается в порядке, установленном ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях".

Более конкретный порядок выплаты компенсации в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, определен Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее - Правила).

Для региональных и местных бюджетных организаций размер, условия и порядок компенсации таких расходов определяют соответственно органы государственной власти и органы местного самоуправления. Коммерческие организации правила выплаты компенсации предусматривают в коллективных и (или) трудовых договорах.

По мнению автора, размеры, условия и порядок выплаты данной компенсации, установленные трудовым законодательством для федеральных бюджетных организаций, должны рассматриваться всеми без исключения работодателями как минимально гарантированные.

То есть фактически органы государственной власти субъектов РФ, органы местной власти, а также соответствующие работодатели могут закрепить такие же правила, что приняты на федеральном уровне, или же предусмотреть более льготный порядок осуществления компенсации. В противном случае работники вправе обжаловать принятые правила оплаты расходов в судебных органах.

Таким образом, положения Правил должны рассматриваться всеми без исключения работодателями в качестве основы для исчисления и выплаты компенсации.

Право на оплату расходов имеет не только сам работник

Право на компенсацию из средств работодателя расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно имеют лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 325 ТК РФ). При этом не имеет значения, работает сотрудник в бюджетном учреждении, коммерческой или некоммерческой организации. Компенсацию должны выплачивать все без исключения работодатели.

Право на компенсацию расходов имеют те лица, которые заключили трудовые договоры. Ведь гражданско-правовой договор не предполагает предоставления работнику оплачиваемого отпуска. Значит, и о компенсации на проезд к месту его проведения говорить не приходится.

В федеральных бюджетных учреждениях расходы на проезд возмещаются исключительно по основному месту работы (ст. 325 ТК РФ). Внешним совместителям компенсация таких затрат не производится. Внутренние совместители могут воспользоваться правом на компенсацию тоже только по основному месту работы. В других организациях на сей счет необходимо учитывать положения соответствующих нормативных правовых актов, коллективных договоров, локальных нормативных актов.

К сведению. Компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа должны выплачивать не только организации, расположенные в районах Крайнего Севера и (или) приравненных к ним местностях. Данную компенсацию обязаны платить и предприятия, находящиеся в местностях, в которых установлена выплата районного коэффициента к заработной плате сотрудников, а также процентной надбавки к заработной плате. Это следует из п. 3 Постановления Верховного Совета РФ от 19.02.1993 N 4521-1 "О порядке введения в действие Закона Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях"".

Работодатель оплачивает провоз багажа и проезд в отпуск и обратно не только самого работника, но и членов его семьи. При этом к членам семьи работника, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), а также несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.

Соответствующее родство и совместное проживание работник должен подтвердить документально. В частности, должны быть подтверждены следующие данные:

Факт, что другой супруг не работает. В качестве подтверждающих документов можно использовать копию трудовой книжки, справку с места жительства;

Возраст детей. Его удостоверит свидетельство о рождении. В соответствующих случаях потребуются документы, свидетельствующие об усыновлении;

Фактическое проживание другого супруга и детей с работником. Это подтвердит справка с места жительства.

Если другой супруг работает, он пользуется правом на оплату проезда по своему месту работы. В данном случае каждый из работодателей должен удостовериться, что члены семьи пользуются правом на оплату проезда только по одному из мест работы родителей. Для этого необходимо истребовать справку с места работы другого супруга о том, что проезд членов семьи в отпуск не был оплачен и (или) не будет оплачен соответствующим работодателем в течение определенного периода времени.

Нужно отметить, что работодатель должен оплачивать дорогу в отпуск неработающим членам семьи сотрудника только при выполнении определенных условий. С 1 января 2005 г. компенсация расходов членов семьи производилась при условии, что они следуют в отпуск вместе с работником или же направляются в отпуск в тот же населенный пункт и тогда, когда сам работник в нем уже находится.

Соответствующие разъяснения были даны в Письме Минздравсоцразвития России от 24.08.2006 N 1010-13. В частности, в этом Письме говорится, что работодатель должен оплатить расходы неработающих членов семьи работника при условии:

Разного времени прибытия к месту проведения отпуска или разного времени отъезда в обратном направлении;

Что отдых осуществляется в различных санаторно-курортных учреждениях, которые тем не менее расположены в одном административно-территориальном образовании.

Не производится оплата расходов, если:

Поездка осуществляется без участия работника (например, при направлении на отдых детей в детский оздоровительный лагерь, расположенный за пределами места нахождения бюджетного учреждения);

Члены семьи едут отдыхать в место, не совпадающее территориально с местом отдыха работника, и время пребывания в отпуске не совпадает.

Теперь этот порядок уточнен. В утвержденных в 2008 г. Правилах определено: оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

Работодатель оплачивает дорогу один раз в два года

Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, предусмотренная ст. 325 ТК РФ, является целевой выплатой. Это значит, что нельзя суммировать и (или) переносить право на использование отпуска на другой период, если в установленный срок работник и (или) члены его семьи своим правом на компенсацию стоимости проезда не воспользовались.

В федеральных бюджетных учреждениях компенсация расходов осуществляется один раз в два года. Предположим, человек устроился на работу. Через шесть месяцев он имеет право уйти в оплачиваемый отпуск. Одновременно он приобретает право на компенсацию расходов на проезд до места проведения отпуска и обратно, а также на провоз багажа. Если работник на этот раз не воспользуется своим правом на компенсацию проезда, он может это сделать до истечения второго года работы в этой же организации. Если же с момента трудоустройства пройдут два года, в течение которых работник не воспользуется своим правом на возмещение расходов, то данная сумма пропадает, но только в части первых двух лет работы.

Следовательно, в дальнейшем право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации возникает начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д. (п. 4 Правил).

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа в отношении членов семьи возникает одновременно с возникновением права на оплату соответствующих расходов у работника организации. Однако и в данном случае выплаты являются целевыми, а потому не суммируются, если работник и члены его семьи своевременно не воспользуются предоставленным им правом.

Состав возмещаемых расходов

Работодатель в рамках рассматриваемой компенсации должен оплатить проезд работника и членов его семьи в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также оплате подлежит стоимость провоза багажа весом до 30 кг.

Для федеральных бюджетных учреждений состав возмещаемых расходов конкретизирован в п. 5 Правил. В частности, компенсации подлежат следующие расходы.

Во-первых, это оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работником организации и обратно к месту постоянного жительства. Эти затраты возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

Автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями.

Обратите внимание! Если представленные работником документы подтверждают расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем это предусмотрено установленными нормами, соответствующие расходы могут быть компенсированы ему только в соответствии с установленной категорией проезда (п. 6 Правил).

То есть если работник федерального бюджетного учреждения оплатит свой проезд и проезд членов семьи в спальном вагоне железнодорожного поезда, компенсация ему выплачивается в размере фактически произведенных расходов, но не выше стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

При этом фактические расходы определяются согласно представленным проездным документам, а нормативная стоимость оплаты проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда - на основании справки транспортной организации или ее уполномоченного агентства. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны маршрут следования, категория проезда и дата, на которую определена стоимость проезда. Расходы на получение указанной справки работодателем не возмещаются.

Во-вторых, организация оплачивает работнику стоимость проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

В-третьих, компенсируется оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи, независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следуют работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

Во всех случаях оплате подлежит проезд до места использования отпуска и обратно кратчайшим путем.

Если потеряны документы

Если проездные документы утрачены и (или) не могут быть представлены по иным причинам, за работником федерального бюджетного учреждения сохранено право на получение компенсации, но при условии документального подтверждения пребывания его и (или) членов семьи в месте использования отпуска (п. 7 Правил). В качестве подтверждающих документов могут рассматриваться:

Любые документы, подтверждающие пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе и (или) в ином другом подобном учреждении;

Документы, удостоверяющие регистрацию по месту пребывания.

При этом расходы на проезд могут оплачиваться только в размере минимальной стоимости, определяемой исходя из следующих категорий проездных документов:

а) при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;

б) при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;

в) при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;

г) при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа.

При этом в расчет принимается проезд до места использования отпуска и обратно только кратчайшим путем.

Стоимость проезда в рассматриваемых случаях должна быть подтверждена справкой транспортной организации или ее уполномоченного агента. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны:

Дата, на которую представлены сведения о стоимости проезда; категория проезда, в соответствии с которой определена стоимость проезда;

Маршрут следования, который оценен в стоимостном выражении.

Расходы на получение справки работодателем не возмещаются.

Проезд на личном транспорте

Если работник отправился в отпуск на личном автомобиле, размер компенсации определяется исходя из фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и кратчайшего маршрута следования к месту использования отпуска и обратно.

Сумма компенсации расходов на бензин определяется на основании представленных работником чеков автозаправочных станций, которые по дате выдачи должны соответствовать датам следования работника и (или) членов его семьи в отпуск или обратно (п. 8 Правил).

Нормы расхода ГСМ должны определяться в соответствии с Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Расстояние, которое учитывается при расчете нормы расхода топлива, определяется по существующим маршрутам автомобильного движения. При этом в расчет принимается исключительно кратчайший маршрут следования.

Стоимость топлива при определении нормативной величины рекомендуется исчислять исходя из среднего арифметического значения стоимости 1 л бензина, определенного на основании представленных работником чеков АЗС.

Пример. Работник со своей семьей следовал к месту использования отпуска и обратно на личном автомобильном транспорте от города А до города Б, расстояние между которыми согласно существующему автомобильному движению составляет 1470 км. При этом маршрут следования работника пролегал через город В, находящийся вне маршрута следования от города А до города Б.

Всего работником по прибытии из отпуска представлены чеки АЗС количеством 290 л на сумму 7492 руб., в том числе 170 л по 26 руб. и 120 л по 25,6 руб. Норма расхода топлива для автомобиля работника составляет 8,6 л на 100 км пробега.

Определим нормативный расход топлива. Он составит 252,84 л ((1470 км x 2) : 100 л x 8,6 л).

Рассчитаем среднюю стоимость 1 л топлива согласно представленным работником чекам АЗС. Она составит 25,83 руб. ((170 л x 26 руб. + 120 л x 25,60 руб.) : 290 л).

Определим нормативную стоимость топлива. Она составит 6530,86 руб. (252,84 л x 25,83 руб.).

Сумма компенсации должна быть определена в размере фактически произведенных расходов на оплату ГСМ (7492 руб.), но не более нормативного значения (6530,86 руб.), определенного исходя из установленных норм расхода топлива. Следовательно, сумма компенсации составит 6530,86 руб.

Действующим законодательством не установлена необходимость осуществления расчетов исходя только лишь из определенной марки топлива. В связи с этим необходимо исходить из фактических расходов, произведенных работником.

В отпуск за границу

Свой отпуск работник может проводить и за границей. В данном случае размер выплачиваемой компенсации определяется исходя из проезда железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции (п. 10 Правил).

Размер компенсации следует определять на основании данных из справки транспортной организации и (или) ее уполномоченного агента. Однако вместе с такой справкой работником должна быть представлена копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ. Должностные лица организации должны сверить копию с оригиналом паспорта.

Соответствующих отметок в паспорте нет, если работник следовал в страны СНГ, с которыми при пересечении границы (в частности, с Белоруссией) их проставление не предусмотрено. В данном случае компенсация должна выплачиваться без представления заграничного паспорта.

Если в отпуск за границу работник и (или) члены его семьи следовали на самолете, стоимость перевозки по территории РФ также подтверждается справкой соответствующей транспортной организации.

В полной мере приведенные Правила касаются и случаев, когда семья следует в отпуск за границу по туристической путевке.

Обратите внимание! Если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест по выбору работника. Следовательно, и стоимость обратного проезда будет оплачена от выбранного места к месту постоянного жительства (п. 9 Правил).

Компенсацию платят авансом

Исходя из положений ст. 325 ТК РФ, для федеральных бюджетных учреждений установлена обязательная выдача работникам аванса для оплаты предстоящих расходов по проезду к месту проведения отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Аванс выдается на основании письменного заявления работника, которое он должен представить не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем согласно п. 11 Правил указываются:

Фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;

Даты рождения несовершеннолетних детей работника;

Место использования отпуска работника и членов его семьи;

Виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;

Маршрут следования;

Примерная стоимость проезда.

Сумма аванса определяется исходя из примерной стоимости проезда, указанной в заявлении работника. Работодатель должен выдать аванс не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск (п. 12 Правил).

По прибытии из отпуска работник обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются подлинники проездных и перевозочных документов (билеты, багажные квитанции, другие транспортные документы), соответствующие справки транспортных организаций, чеки автозаправочных станций и иные документы, подтверждающие произведенные расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа (п. 12 Правил).

Если работник в установленный срок авансовый отчет не представит, работодатель вправе в течение месячного срока издать приказ (распоряжение) об удержании невозвращенных сумм из его заработной платы. Однако если работник не согласится с основанием и (или) размером удержания, работодателю придется обращаться в суд за принудительным взысканием задолженности. Таковы положения ст. 137 ТК РФ.

Можно полагать, что необходимость именно авансовой схемы расчетов по выплате компенсации должна использоваться не только федеральными бюджетными учреждениями, но и другими организациями. По мнению автора, именно такой порядок расчетов должны использовать и коммерческие, и иные организации.

Налогообложение: расходы признаются с учетом Правил

Бюджетные учреждения расходы на оплату проезда работников и (или) членов его семьи из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к месту отпуска и обратно, а также провоза багажа осуществляют за счет бюджетных ассигнований.

Иные организации при определении источника оплаты расходов должны учитывать положения п. 7 ст. 255 НК РФ. Согласно данной норме в составе расходов на оплату труда можно учесть также расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно, включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

При этом соответствующие расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии осуществления их в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Как указано в Письме Минфина России от 07.02.2006 N 03-03-04/1/95, иждивенцами согласно ст. 179 ТК РФ следует считать нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию. Расходы же по оплате проезда в отпуск неработающим членам семьи, не отвечающим признакам, предусмотренным для иждивенцев, не принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

При оплате стоимости проезда в отпуск за границу в целях налогообложения могут быть приняты только расходы по проезду к месту использования отпуска в той их части, которая приходится на территорию России. При вылете самолетом в составе расходов на оплату труда могут быть приняты документально подтвержденные проездными документами расходы по проезду до аэропорта, в котором осуществляется вылет к месту отдыха, расположенному за пределами РФ (Письмо Минфина России от 19.08.2005 N 03-05-02-04/159).

Обратите внимание! Для того чтобы соответствующие компенсации уменьшали налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы размер, условия и порядок выплаты компенсации были предусмотрены коллективным договором, локальными нормативными актами и (или) непосредственно трудовыми договорами с работниками. Если соответствующие положения не определяются трудовыми договорами, в них в любом случае должны быть ссылки на положения коллективного договора и (или) локальных нормативных актов, регулирующих порядок выплаты компенсации.

Выплачиваемые в установленном порядке суммы компенсации не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), а также единым социальным налогом (пп. 9 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Следовательно, суммы компенсации не включаются и в расчетную базу по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.

С.Савельева

Независимый эксперт

Вопрос:

Как оформить выдачу (компенсацию) работнику средств, потраченных на проезд (билеты на электричку, метро и т.д. чеки на бензин) без оформления командировки и оплаты рабочего дня по среднему заработку?

Ответ:
Компенсация расходов на общественный транспорт положена только сотрудникам, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах.
В данном случае организация возмещает сотруднику его расходы на проезд, которые он должен подтвердить документально. Для этого по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц) сотрудник представляет авансовый отчет и прилагает к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки).
Компенсация расходов на проезд в размере фактически понесенных затрат не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Для выплаты компенсации в организации должно быть утверждено приказом руководителя положение о порядке оплаты расходов на проезд сотрудникам, имеющим разъездной характер работы. Перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками, можно привести в качестве приложения к этому приказу. Далее в трудовом договоре, заключенном с сотрудником, должно быть прописано, что он имеет разъездной характер работы и возникающие при этом расходы компенсируются ему согласно указанному положению. Если сразу в договоре это не было прописано, оформите к нему дополнительное соглашение.

Еще один документ - должностная инструкция. Если она есть (а желательно, чтобы была), пропишите и в ней условие о разъездном характере работы. Этого будет достаточно, чтобы возмещать сотруднику фактически понесенные им расходы на проезд и не платить с этой компенсации каких-либо зарплатных налогов.
Если оплата проездных не предусмотрена трудовым или коллективным договором, или другим нормативным документом по организации, то с суммы компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы в общем порядке.

Оплачивать проезд в общественном транспорте организация может:
– либо выдав работнику билет на проезд в общественном транспорте, который она приобрела самостоятельно (через подотчетное лицо);
– либо выплатив компенсацию стоимости билета, который работник приобрел самостоятельно.
При этом обязательно должны быть документы, которые позволяют определить, что работник фактически находился в разъездах (например, проездные документы, маршрутные (путевые) листы, отчеты о выполненной работе, отчеты по рейсам и т.д.).

Если сотрудник сам покупает проездные, то организация может сотруднику выдать деньги под отчет - сотрудник купит проездной и по окончанию срока действия проездного оформит авансовый отчет и приложит к нему подтверждающие расход документы (сам проездной и чек о его оплате, если выдали в кассе при его покупке, отчет о поездках - форма документа не установлена, организация вправе составить нужный документ самостоятельно).
Или же сотрудник покупает проездной за свои деньги, организация затем возмещает ему расходы также на основании оформленного авансового отчета и подтверждающих документов на расход.

В сервисе отразите выплату компенсации в разделе Зарплата –Прочие начисления.

В УСН данные расходы учитывать Вы не можете, так как применяете объект "доходы", на котором расходы в расчет налога не берутся.