Мировой рынок систем электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке

1 Введение

2 Основные понятия и принципы

3 История развития систем электронного документооборота

4 Современная функциональность СЭД

5 Характеристика российского рынка СЭД

6 Обзор современных систем электронного документооборота

7 Правовое регулирование и стандарты в области СЭД

8 Список литературы

Введение

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20-25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220-250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Основные понятия и принципы

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

 Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

 Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

 Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

 Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

 Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

 Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

История развития систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота, появившись относительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена документных потоков, циркулирующих на предприятии.

Многое изменилось тогда, когда производители СЭД начали не просто копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных документов, но учитывать задачи, стоящие как перед этими процессами в частности, так и перед всей документооборотом в целом.

Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для поддержки его системы управления, пришло в СЭД далеко не сразу. Более того, многие современные федеральные и муниципальные органы власти и по настоящий момент используют простейшие СЭД, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не замена его и не оптимизация и поддержка структуры управления.

Разделяя хронологически этапы эволюции систем электронного документооборота, следует выделить первый из них, начавшийся в 80-х годах XX века и продолжавшийся фактически до его конца. Этот период характерен разрозненностью решений, которая появилась вследствие того, что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, необходимого для решения задач такого рода.

Рассмотрим причины, которые первоначально привели к необходимости автоматизировать документопотоки. В последней четверти двадцатого века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму и применялось, по возможности, исключительно пределах одного здания.

Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальному реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к результатам процессов сами процессы должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени.

Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным процессам документооборота, общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации) были с лихвой компенсированы одним принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эффективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.

Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.

С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним - процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow - потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел понятие ECM - enterprise content management (управления информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала с контентом документов посредством его метаданных - выделенной информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке.

Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был огромный скачок вперед.

Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла собой пример двузвенной архитектуры (СУБД - приложение), то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД - сервер приложений - интерфейс пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное.

Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.

Современная функциональность СЭД

Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно предназначенные для управления информационными ресурсами средних и крупных предприятий. Основными причинами такого расслоения является, прежде всего достаточно высокая цена “входного билета” на этот рынок. Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков, консультантов и внедренцев привели к тому, что компания, пришедшая к необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД становились инструментами совершенствования управления именно в крупных компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

 общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;

 кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);

архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);

коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);

 управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Характеристика российского рынка СЭД

Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста - от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных игроков практически сформировался.

Зарубежные и российские разработчики до настоящего времени делили рынок в денежном выражении примерно поровну, однако по количеству внедрений соотношение явно не в пользу иностранных разработок. Ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных программ, а также недешевой и трудоемкой адаптации под требования российских стандартов они используются, в основном, в крупных компаниях и госучреждениях, для которых вопрос цены стоял не столь остро. Предприятия СМБ больше склонны применять отечественные разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд ли изменится. Однако и крупные компании все чаще обращаются к российским СЭД. Чем дальше, тем большую часть рынка, вероятно, будут завоевывать отечественные системы: с каждым годом они становятся все функциональнее, существенно менее затратны во внедрении и, что очень важно, разрабатываются специально под российские реалии.

На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД. Большую долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на базе платформы Documentum. Принявшим участие в исследовании компаниям, разрабатывающим свои системы на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes («БОСС-Референт», НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Компания "ИнтерТраст"», ComputerAge), принадлежит 12–15% рынка. Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают: ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive Technologies. На долю системы, разработанной каждой из указанных компаний, приходится более 5% рынка СЭД. Довольно сильные позиции имеют также компании Upscale Soft, Docsvision и Naumen. В СЭД не учитываются другие решения, созданные на базе платформ IBM, используемые для разработки ECM-решений (Lotus Notes, Content Manager и др.), а также решения на платформах для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и Oracle и решения российских разработчиков, не принявших участие в исследовании CNA. Указанный сегмент российского рынка СЭД оценивается экспертами в $45-55 млн. Тем не менее, учитывая, что платформы IBM, используемые для создания систем электронного документооборота, широко представлены в России, то доля решений на базе технологий IBM может оказаться значительно выше суммарной доли опрошенных CNA компаний, в том числе за счет собственных разработок. В целом можно выделить три основных направления роста рынка, за который могут побороться новые и уже действующие игроки. Во-первых, можно ожидать увеличения спроса со стороны государственных учреждений после разработки соответствующей нормативно-правовой базы. Так как госсектор является определяющим потребителем СЭД в России, на долю которого приходится порядка 40% рынка, то многое зависит от того, какой путь изберет государство при создании развитой межведомственной структуры обмена информацией. Во-вторых, крупные коммерческие структуры, уже достаточно давно активно использующие СЭД, но лишь в некоторых подразделениях, стремятся объединить распределенные филиалы в единое информационное пространство и распространить успешную практику на предприятие в целом. И, в-третьих, средний и малый бизнес в последние два-три года внедряет все больше систем повышения эффективности организации рабочего процесса и уже осознал, какие преимущества это дает.

Объем рынка систем электронного документооборота (СЭД) в России в 2008 г. составил, по предварительным оценкам CNews Analytics, около $210 млн. Крупнейшим заказчиком СЭД в России остается госсектор, и надежды на дальнейший рост также связывают с инициативами государства. Надежды на дальнейшее развитие связываются по-прежнему с госсектором, банками, телекомом и нефтегазом, изначально «поднявшим» этот рынок в России. При оценке объема рынка СЭД в России экспертами CNews Analytics, а также респондентами – компаниями-разработчиками и интеграторами – учитывается стоимость составляющих системы, услуги по консалтингу, внедрению и обновлению системы, а также обучение и техподдержка. Если по данным опроса 2007 г. доля услуг по внедрению была примерно равна стоимости системы (около 36%), то в 2008 г. респонденты указали, что доля внедрения немного увеличилась – 40% против 35% (стоимость системы). Отчасти такое изменение было связано с бурным ростом отечественного сектора ИТ-услуг в целом, на фоне которого заметно и быстро увеличивалась стоимость работ консультантов. С началом кризисных изменений в стране заказчики оживленно предвкушали, что цены на эти услуги в скором времени упадут. Однако по факту резкого удешевления профессиональных ИТ-сервисов до сих пор не произошло, при том, что этот рынок первым попадает в зону риска.

Рис. 1. Структура затрат на внедрение СЭД.

Обзор современных систем электронного документооборота

Рассмотрим восемь наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС - Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies). Представленный взгляд на СЭД - попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь областей автоматизации:

Делопроизводство;

Общий документооборот;

Управление договорной деятельностью;

Электронный архив;

Работа с обращениями граждан;

Управление проектами;

Работа с документацией СМК.

В таблице 1 приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное - спрос на нее в России до конца не сформировался.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность»:

Рис. 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (диаграмма Gartner )

Данная диаграмма построена по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.

Правовое регулирование и стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Согласно результатам опроса TAdviser, кризис стимулирует спрос на системы электронного документооборота. И это закономерно, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудование, программное обеспечение и разовые услуги внедрения. С этим приходится считаться и представителям бизнеса, и госорганам.

Эффективность автоматизации документооборота наглядно демонстрирует пример Федеральной налоговой службы. Если бы ФНС сейчас работала как прежде (с бумажными носителями), на обработку документов потребовалось бы 40 000 сотрудников. В данный же момент с этой задачей успешно справляются 4000 человек. То есть разница - в 10 раз!

В каких сферах СЭД наиболее востребованы

По данным всё того же информационно-аналитического центра TAdviser, системы электронного документооборота наибольшим спросом пользуются в госсекторе (23% ), сферах финансовых услуг (8,6% ), строительства (6,4% ), торговли (6,1% ), машиностроения (5,6% ) и энергетики (5% ).

Мнение «СофтЭксперт»

О том, как обстоят дела со спросом на СЭД в Центральном федеральном округе России, мы поинтересовались у руководителя отдела продаж и компании «СофтЭксперт» Елены Тарасовой :

«Если судить по количеству наших клиентов, то спрос на СЭД в кризис действительно растёт. За последние 2 года количество заказов на один только «1С:Документооборот» в ГК «СофтЭксперт» увеличилось на 20% . Спрос на СЭД «ДЕЛО» также остаётся стабильным, но поскольку это всегда проекты регионального масштаба, отслеживать динамику по годам здесь не представляется возможным.

Что касается отраслевого распределения спроса, то у нас ничего принципиально не изменилось. Как в докризисные времена, так и сегодня основными заказчиками систем электронного документооборота в ГК «СофтЭксперт» остаются промышленные предприятия, строительные холдинги и госсектор. В частности, в течение 2015-2016 годов мы получили заказы на:

Внедрение СЭД «1С:Документооборот» на предприятиях ПАО «Тульский оружейный завод», ОАО «Калугаприбор», ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус», ООО «Тулаоборонстрой», ЗАО «Индустрия Сервис», ООО «СКС Консалтинг», АО «Центргаз», ЗАО «Связь Инжиниринг», ООО «Тропик Интернешнл», ОАО «Тулаточмаш», ПАО «НПО Стрела»;

- развитие СЭД «ДЕЛО» (автоматизацию новых рабочих мест, обновление системы, добавление новых функций) в администрациях Тульской, Московской, Рязанской, Тамбовской областей и города Тулы».

Тенденции рынка электронного документооборота:

1) Импортозамещение . Постановление правительства от 01.01.2016 запрещает закупать зарубежное программное обеспечение для государственных и муниципальных нужд во всех тех ситуациях, когда представленные на рынке отечественные аналоги не уступают ему по качеству и функционалу. Благодаря курсу на импортозамещение российские системы электронного документооборота оказались в выигрышном положении. Такой расклад наверняка позволит им упрочить положение на рынке.

2) Интеграция с BMP-решениями . Системы электронного документооборота выходят за рамки канцелярии. Сегодня СЭД всё чаще интегрируются с BPM-решениями (программным обеспечением для автоматизации бизнес-процессов), сервисами интеллектуального поиска, бизнес-аналитики и коллективной работы сотрудников. К современной СЭД заказчик предъявляет такие требования, как лёгкая интеграция с другими корпоративными системами и охват всех направлений деятельности предприятия.

3) Переход в облака . Если раньше российские компании, боясь утечки и потери данных, отказывались разворачивать СЭД в облаках, то сегодня ситуация меняется. Забыть о потенциальных рисках предпринимателей заставили многочисленные преимущества облачных решений:

Сокращение расходов на IT-инфраструктуру . Развёртывание СЭД в публичном облаке позволяет сэкономить на закупках дополнительного серверного оборудования, услугах его обслуживания, содержании дополнительных специалистов в штате. (Разумеется, в случае с частным облаком нагрузка на IT-инфраструктуру предприятия, наоборот, возрастает и требует наращивания мощностей).

Возможность удалённого доступа в режиме 24/7 . Перевод корпоративных данных в частное или публичное облако позволяет выйти за периметр информационной системы предприятия и организовать удалённый доступ для авторизованных пользователей. Благодаря данному решению сотрудники материнской и дочерних компаний могут совместно работать над задачами и документами в режиме онлайн, находящиеся на выезде специалисты всегда остаются на связи, руководитель имеет возможность согласовывать документы вне офиса, со смартфона или любого другого подручного девайса.

Учитывая политический курс, логично предположить, что облачные СЭД в России в большинстве своём будут частными и плавающими на территории страны.

4) Увеличение спроса на мобильные приложения . За один только 2015 год свыше 30 000 пользователей установили себе мобильное приложение «1С:Документооборот». В основном это были топ-менеджеры и руководители среднего звена, ответственные за согласование договоров и организационно-распорядительной документации по проектам. Однако сегодня наблюдается увеличение числа пользователей мобильных приложений СЭД и среди непосредственных исполнителей задач. Мобильная версия позволяет ответственным за реализацию проекта лицам оперативно получать информацию и предпринимать соответствующие действия по ней.

5) Использование электронных подписей . Сегодня вовсе необязательно дожидаться возвращения руководителя проекта из командировки для подписания договора. Согласующее лицо может воспользоваться электронной подписью (ЭЦП).

6) Усовершенствование инструментов поиска . По словам эксперта по управлению документацией ЭОС Натальи Храмцовской, СЭД всё чаще используются в качестве корпоративных хранилищ информации и документов. В связи с этим повышаются требования к развитости их внутренних инструментов поиска и бизнес-аналитики. Чем быстрее и интеллектуальнее поиск, тем выше удовлетворённость пользователей системой.

Прогнозы относительно развития рынка СЭД

В течение ближайших 5 лет следует ожидать эволюции систем электронного документооборота. По мнению экспертов рынка, СЭД полностью подстроятся под требования бизнеса и станут более мобильными. Что касается прогнозов на отдалённую перспективу, то они связаны с технологиями искусственного интеллекта. По предсказаниям экспертов, СЭД разовьются настолько, что смогут самостоятельно (без участия человека) готовить проекты решений по документам.

Рассмотрим прогнозы корифеев рынка более подробно:

Голосовое управление . «Мобилизация» СЭД подготовит почву для голосового внесения информации.
Мобильный ввод данных . Технологии интеллектуальной обработки наподобие Abbyy Compreno позволят добавлять электронные документы в базу посредством фотографирования оригиналов и мгновенного их распознавания.
Усложнение контента . Ожидается интеграция СЭД с сервисами мгновенных сообщений, IP-телефонией, мультимедийными платформами.
Повышение надёжности ЭЦП . В целях предотвращения случаев мошенничества электронная цифровая подпись начнёт поддерживать новые механизмы защиты и хэширования.
Вечные архивы . Разработчики СЭД будут вынуждены решить проблему долговременного хранения электронных документов. Если государство требует, чтобы документация в сфере атомной промышленности хранилась сотни лет, значит, система должна обеспечить такую возможность.
Использование «цифрового следа» . Речь идёт о портрете пользователя, составленном на основе анализа его деятельности в сети. Использование «цифрового следа» позволит персонализировать поиск по электронной базе предприятия (повысить релевантность выдачи для каждого конкретного юзера), улучшить управленческие процессы (система будет подсказывать, какой сотрудник лучше всего справится с решением той или иной задачи), оценивать мотивацию и эффективность работы персонала.

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. По данным же Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1.3 трлн. различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном ” в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 г. только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение . Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования . Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД) , которым и посвящена данная статья. Главной целью статьи является представление для читателей Jet Info ретроспективы современного состояния мирового рынка СЭД, перспектив его развития, а также достаточно большого числа примеров применения СЭД в мире. Более подробно познакомиться со всеми вопросами, касающимися СЭД, можно с помощью достаточно большого числа специализированных Web-ресурсов (как русскоязычных, так и англоязычных), например, www.document.ru , www.docflow.ru , сайтов компаний-разработчиков СЭД и др.

Основные понятия о системах электронного документооборота

Назначение СЭД

По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS ” Electronic Document Management Systems ): “СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных”.

Главное назначение СЭД ” это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации ” от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Основные свойства СЭД

Открытость

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.

Высокая степень интеграции с прикладным ПО

Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии . Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).

Особенности хранения документов

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу “шкаф/полка/папка”). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

Хранилища атрибутов документов (карточек);
Хранилища документов;
Сервисов полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием “архив документов” . Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком ” низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия “свободной” и “жесткой” маршрутизации документов. При “свободной” маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При “жесткой” маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при “жесткой” маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

Разграничение доступа

В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):

Полный контроль над документом;
Право редактировать, но не уничтожать документ;
Право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;
Право читать документ, но не редактировать его;
Право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).

Отслеживание версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики ” viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.

Аннотирование документов

При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция “красного карандаша”, с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция “красного карандаша”, широко предлагаются третьими фирмами.

Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.

Общая классификация СЭД

Концепция ЕСМ

Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Тем более, что начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция “управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management ” ECM)” , а не управление электронным документооборотом (в соответствии с “Forrester TechRankings”). Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.

В то же время, если Forrester Research определяет ECM, как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым , то для консалтинговой компании Doculabs управление корпоративным содержимым ECM представляет собой “категорию, объединяющую возможности систем управления корпоративными документами и систем управления содержимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содержимого (при продолжающемся росте числа его типов)” .

С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого . В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).

Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:

Общие функции управления содержимым , под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла.

Функции управления процессами , под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.

Интеграция с другими ECM-системами , подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др.

Cледует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД . Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах.

Классификация СЭД

По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):

СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Cледует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.

Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech. В свою очередь, компания IBM реализует функции по управлению Web-содержимым на базе решений от компаний Interwoven и Open Market (через партнерские отношения с ними), а компания Tower интегрировала свое ПО по управлению электронными документами с решениями по управлению Web-содержимым от компании Stellent.

Системы управления информацией (information management systems) ” порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.

Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями . Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.). В качестве примеров систем управления записями можно привести ПО Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText и Foremost от TrueArc.

Многих важных функций управления записями в СЭД раньше не было (например, функций классификации). Не были реализованы также и методы физического удаления записей и индексов в конце их жизненного цикла (при необходимости). По мнению Gartner Group, корпоративным пользователям необходимо дополнить свои Web-сайты функциями систем управления записями. Ряд разработчиков систем управления Web-содержимым для поддержки записей Web-сайтов уже расширяют их функциональность с помощью систем управления записями. Работы в данном направлении стали особенно заметны в 2002 г. Например, компания Stellent интегрировала свое ПО управления содержимым с системой управления записями Foremost от компании TrueArc (cледует отметить, что интеграция ПО управления записями с СЭД весьма непроста, так как необходимо решить проблемы дублирования функций и репозитариев). После такой интеграции стало возможно делать “снимки” Web-сайта и управлять ими, как записями. Реализуются и такие интересные возможности, как запись экранов, встретившихся во время онлайновой транзакции (например, в ПО WebCapture от компании Tower Technology). Компания Open Text приобрела фирму PS Software (занимающуюся разработкой систем управления записями) и встроила ее ПО iRIMS в качестве модуля в свое ПО LiveLink. Дополняют свое ПО управления содержимым функциональностью систем управления записями также компании Documentum, IBM и Interwoven (среди прочих вендоров ПО управления содержимым).

Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов).

Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемые системы управления выводом (output management systems ” OMS) , основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS ” integrated document archive and retrieval systems) . Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша ” генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является именно плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на “второстепенных” вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных перспектив). Этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде ” в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными корпоративными системами.

Можно также отметить специальные модули управления электронными документами , встраиваемые в ERP-системы (SAP R/3, Baan и др.). Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, так как практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную ERP-систему.

Преимущества от использования СЭД

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

Появление возможности коллективной работы над д

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

О разработчиках СЭД

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) - управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТам или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТам? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами - удовлетворяющее любой специфике).

Технические возможности современных систем электронного документооборота

В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС - Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Мы сознательно не включили в него решения российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемости. Для подготовки обзора использовалась информация из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов. Представленный взгляд на СЭД - попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут вам проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

регистрация и ввод документов;
работа с документами;
управление потоками работ (Workflow) и контроль;
поиск и анализ информации;
информационная безопасность;
поддержка бумажного документооборота;
стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

В обзоре приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

«+» - возможность реализована;
«+/−» - возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
«−» - возможность не реализована.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Рис. 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Таблица 2. Регистрация и ввод документов

Рис. 2. Регистрация и ввод документов

Таблица 3. Работа с документами

Рис. 3. Работа с документами

Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Рис. 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Таблица 5. Поиск и анализ информации

Рис. 5. Поиск и анализ информации

Таблица 6. Информационная безопасность

Рис. 6. Информационная безопасность

Таблица 7. Поддержка бумажного документооборота

Рис. 7. Поддержка бумажного документооборота

Таблица 8. Стандартные средства настройки

Рис. 8. Стандартные средства настройки

Таблица 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Рис. 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Для проведения комплексной оценки рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность». Третий немаловажный критерий - «Срок внедрения» - мы не рассматриваем, так как он сильно зависит не только от предоставляемых системой инструментов настройки, но и от квалификации и мотивированности проектной команды. Ниже показано положение систем по соотношению «оптимальная цена/функциональность» для небольших проектов (на 20 пользователей) и для достаточно крупных проектов (на 100 пользователей).

Диаграмма 1. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

Рис. 10. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

Диаграмма 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Рис. 11. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Данные диаграммы построены по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.

Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров как в случае небольших проектов (Диаграмма 1), так и крупных проектов (Диаграмма 2) вошли системы Directum, DocsVision, МОТИВ и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах. Исключение составила лишь система ДЕЛО, которая также попала в I квадрант диаграммы для СЭД на 20 пользователей. Результаты, полученные СЭД Globus Professional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, показывают, что эти системы не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются нишевыми предложениями, ориентированными на решение лишь определенного класса задач электронного документооборота. Отсутствие систем в III квадранте объясняется тем, что в обзоре рассматривались наиболее распространенные в России СЭД, а не все системы, предлагаемые в настоящее время заказчикам.

Надеемся, что представленный обзор будет полезен вам при выборе системы. Хочется отметить, что, внедряя СЭД сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях - в условиях электронного документооборота.

P. S. Для подготовки обзора использовались только публично доступные материалы с официальных сайтов производителей СЭД. После публикации статьи выяснилось, что из-за неполного описания продуктов компанией «Промышленные информационные системы», информация об их решении неточна. Мы изучим этот вопрос детально и опишем результаты в следующем материале.

Перспективы российского рынка сейчас достаточно активно обсуждаются, особенно IT-специалистами и специалистами по маркетингу. Поднимается ряд интересных вопросов – в целом о будущем таких систем и их конкурентоспособности, об отличии систем электронного документооборота от других информационных систем, о необходимом наборе функциональных возможностей и т.д. В данной статье представлена несколько иная точка зрения, а именно – позиция специалиста по управлению документами и информацией.

Наталья Храмцовская
Ведущий эксперт по управлению документацией компании
“Электронные Офисные Системы", эксперт ИСО,
член Международного совета архивов и ARMA International, к.и.н.

Большинство внедренных СЭД-систем ориентировано на "конвейерное производство" бумажных и бумагопо-добных организационно-распорядительных документов (ОРД). Они просто не рассчитаны на то, чтобы применяться в качестве корпоративных хранилищ информации и документов

Говоря о российском рынке, стоит отметить, что в краткосрочной перспективе все выглядит достаточно неплохо. Хотя из-за экономических сложностей государственные органы и организации пытаются экономить, в том числе и на внедрении и развитии информационных систем, однако у них одновременно растут объемы работы и идет сокращение численности персонала – поэтому никуда они не денутся, им все равно придется автоматизировать деловые процессы и повышать эффективность систем управления. Отмечу, что такая задача стоит не только перед крупными и средними организациями; для небольших организаций это не менее важно.

В нашей стране пока еще не закончились "непуганые" пользователи, которые только-только начинают вовлекаться в электронный документооборот, поэтому на ближайшие несколько лет более-менее спокойная жизнь на рынке СЭД/ECM обеспечена даже поставщикам программных продуктов с минимальным функционалом и тем, чьи продукты уже не вполне соответствуют современным требованиям к управлению документами и информацией.

Особенности российского рынка СЭД/ECM

Для современной России в первую очередь характерна многоукладность делопроизводства, когда в стране одновременно используются самые различные подходы и технологии – начиная от безнадежно устаревшего классического бумажного государственного делопроизводства и заканчивая ультрасовременными методами управления документами на базе современных ИКТ, мобильных и облачных вычислений. В результате существуют ниши для самых разных продуктов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, вообще имеют возможность управлять документами, не выходящими за пределы ограниченного круга участников документооборота, так, как им удобнее, используя практически любые технологии и в правовом отношении опираясь на положения Гражданского кодекса.

В законодательстве недостаточно четко регламентировано использование даже ключевых элементов традиционного документооборота, таких как печати и подписи; соответственно, ситуация с регламентацией использования электронных технологий еще более сложная. Нет единых требований к оформлению, передаче, хранению, обеспечению долговременной сохранности, экспертизе ценности, уничтожению и передаче на архивное хранение электронных документов.

Уже осознан тот факт, что создается много электронных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению. Законодательных требований такого рода пока нет, и действовать приходится во многом на свой страх и риск.

По мере распространения современных технологий все большее число государственных органов и организаций уходит от традиционной российской системы документооборота с ее строго вертикальным движением документов и их прохождение через одно-единственное узкое горлышко регистрации и контроля. Соответственно, падает интерес к тем СЭД, которые построены на основе этих традиций.

Стремительный переход государственного и частного сектора на электронные технологии бросил "в объятия" поставщиков массу новых пользователей, которым зачастую проще и дешевле первоначально внедрять не самые передовые, зато недорогие решения, на которые легче переходить ввиду того, что они идеально автоматизируют привычную по бумажным технологиям работу с документами. В результате некоторые компании-лидеры фактически стали заложниками собственного успеха. Значительные усилия у них уходят на обслуживание возникшей вокруг их продуктов экосистемы, при этом недостаточно внимания уделяется созданию и продвижению инновационных продуктов.

В России, по сравнению с другими странами, непомерно раздута роль усиленных электронных подписей

В России, по сравнению с другими странами, непомерно раздута роль усиленных электронных подписей (УЭП). С одной стороны, достаточно хорошо проработанная законодательно-нормативная база и сложившаяся судебная практика позволяют при использовании УЭП не особенно задумываться о том, как обеспечить доверие к документам, хранящимся в СЭД/ECM-системах, и какие функциональные возможности для этого необходимы, – лишь бы подписи проверялись. С другой стороны, УЭП становится источником колоссальной головной боли, когда нужно обеспечить средне- и долгосрочное хранение электронных документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы, в ситуации, когда уже закончился срок действия сертификатов ключей проверки, а выдавшие их удостоверяющие центры могут уйти из бизнеса. В итоге повторная проверка УЭП может оказаться весьма проблематичной, а иного отработанного механизма подтверждения подлинности электронных документов у нас пока нет.

Постепенно Россия начинает сталкиваться с такой же проблемой, которая остро встала в развитых зарубежных странах. Надежды на то, что корпоративная ECM-система сможет стать единым хранилищем электронных документов организации, не оправдались. Все большая часть документов создается и хранится в специализированных системах (например, в системах для бухгалтерского, финансового, складского учета, для поддержки взаимодействия с клиентами и т.д, а также в системах электронной почты, мгновенных сообщений, на корпоративных Web-сайтах). Теоретически можно заставить сотрудников перебрасывать в документные системы всю документированную информацию, однако на практике для этого требуются большие затраты и строгая дисциплина, которые просто не окупаются. Проблема особенно обостряется при внедрении облачных и мобильных вычислений, использовании сотрудниками в корпоративных целях собственных устройств.

В них отсутствуют развитые инструменты структуризации, поиска и бизнес-аналитики. Как правило, не поддерживаются отслеживание сроков хранения, экспертиза ценности, уничтожение и передача на архивное хранение.

Сложная международная ситуация дает определенное преимущество отечественным разработчикам и собственникам инфраструктуры. Повышается интерес ко всему спектру вопросов информационной безопасности (среди которых стоит отдельно выделить вопрос защиты персональных данных). Экономические и политические проблемы последнего времени облегчили для российских производителей конкуренцию с импортными системами.

Открытое программное обеспечение пока что менее популярно в России, чем в других странах. К тому же практика показала, что это действительно всего лишь иная бизнес-модель получения прибыли. Стоимость владения открытым ПО для организации примерно такая же, как и у проприетарного программного обеспечения. Каждая из этих бизнес-моделей имеет свои достоинства и недостатки.

Основные тенденции развития рынка СЭД/ECM

В последние годы стоимость труда постоянно растет в сравнении со стоимостью средств автоматизации. Повсеместно наблюдаемые тенденции к сокращению персонала и одновременному увеличению объемов работы (особенно в государственном секторе) приводят к тому, что только благодаря умелой автоматизации организации смогут выжить и/или справиться со своими обязанностями.

Наблюдается активный и достаточно быстрый перевод в электронный вид все большего числа видов документов (а то и целых отраслей). Появляются новые "денежные" области, такие как здравоохранение, где массовая автоматизация и информатизация началась всего несколько лет назад, а в 2015 г. в ряде регионов уже планируется внедрение электронных медицинских карт.

Достаточно быстро идет процесс вытеснения бумагоподоб-ных документов структурированными документами (например, в формате XML), а также освоение коллективного использования различных баз данных. Как следствие, в СЭД/ECM-системы попадает лишь сравнительно небольшая часть всей корпоративной документированной информации, и снижается роль этих систем в деловой деятельности организации.

Самой революционной тенденцией для развития рынка является переход организаций от традиционного обмена неструктурированными бумажными или бумагоподобными электронными документами к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами. Стоит отметить, что еще в 2009 г., в самом начале реализации проектов "электронного правительства", именно такой способ межведомственного взаимодействия предлагался в качестве приоритетного, однако в тот период реализовать его в полной мере не удалось, хотя в Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" с самого начала были включены положения (п. 7 части 1 статьи 16), предусматривающие осуществление многофункциональными центрами приема и обработки информации из информационных систем органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, и выдачу заявителям документов на основании такой информации.

За последние годы произошло смещение центра тяжести автоматизации с организационно-распорядительной документации на документы, непосредственно относящиеся к основной деловой деятельности (счета-фактуры, договора, первичные бухгалтерские документы). Эти массивы документов характеризуются, прежде всего, колоссальными объемами – одних только счетов-фактур создается примерно 18 млрд штук в год.

Стоит отметить и быстро растущую роль хранилищ электронных документов и информации, а также инструментов, обеспечивающих их сохранность и эффективное использование (включая бизнес-аналитику, большие данные и т.д.). Растущие объемы информации требуют применения новых инструментов и масштабирования используемых систем.

С переходом на оказание государственных услуг и появлением таких систем, как СМЭВ и МЭДО, вопрос об интеропе-рабельности СЭД/ECM различных производителей перешел в практическую плоскость – как в плане оперативного обмена документами между системами, так и в плане переноса базы документов при переходе на новую систему. Введение в российское законодательство положений, позволяющих использовать в деловой деятельности электронные счета-фактуры, подстегнуло интерес к налаживанию электронного взаимодействия уже между коммерческими организациями. Пришлось заняться, в частности, организацией роуминга между операторами электронного документооборота, и хотя определенные успехи в этом направлении есть, пока что данная проблема до конца не решена.

Перспективы развития рынка СЭД/ECM

Обстоятельства складываются так, что в среднесрочной перспективе вероятен передел рынка СЭД/ECM-систем, особенно в его массовом нижнем сегменте. Ряд популярных сегодня систем, возможно, ждет та же судьба, что и известную в свое время "Канцелярию "Золушка".

Как собственные деловые потребности, так и давление со стороны государства приведут к тому, что массовому пользователю потребуются решения более гибкие, более ориентированные на поддержку основной деловой деятельности и на взаимодействие с государственными и коммерческими органами. Вполне возможно, что уже лет через 5 "станок для производства организационно-распорядительных документов" будет интересен лишь самым "серым и убогим".

Постепенно расхожие слова о том, что информация, знания – это топливо современной экономики, начнут соответствовать реальности. Появится массовый спрос на масштабируемые решения, способные хранить и анализировать разнообразную информацию, собранную за весь период деятельности организации. Коммерческие организации, подталкиваемые экономической заинтересованностью, будут все больше уходить от традиционного российского делопроизводства в сторону популярных на Западе методов ведения деловой деятельности, предусматривающих намного большую децентрализацию, делегирование полномочий, горизонтальные связи и аутсорсинг. Все это отразится и на требованиях к СЭД/ECM-системам.

Растущая роль СЭД как систем хранения знаний потребует значительно усилить их защищенность, катастрофо-устойчивость и возможности для резервного копирования и восстановления информации.

По ряду причин прогнозы о стремительном победном шествии облачных решений не оправдались, и в ближайшем будущем наиболее вероятно относительно спокойное, не взрывное расширение масштабов использования облаков. Можно также ожидать, что в ближайшем будущем станет популярна гибридная IT-модель, когда организации будут одновременно использовать как облачные ресурсы, так и интегрированные с ними (полностью или частично) собственные IT-инфраструктуры, в первую очередь, для хранения и обработки наиболее важной информации. К этому подталкивает необходимость сбалансировать требования к экономической эффективности, информационной безопасности и катастрофоустой-чивости.

В среднесрочной перспективе можно ожидать появления разнообразных обязательных требований как к электронным документам, так и к системам, в которых они хранятся. В результате поставщикам придется разработать новые либо существенно переработать старые продукты, а часть ныне используемых систем уйдет с рынка.

Долговременное хранение информации

До сих пор отечественные продукты в основном предназначались для автоматизации процесса изготовления документов (в основном ОРД). Они не предназначались для хранения больших объемов документов за весь период деятельности организации и для поддержки аналитической работы с этой информацией. Теперь интерес к таким функциональным возможностям растет.

Стоит иметь в виду, что разработчикам систем надо задумываться об организации хранения электронных документов уже на этапе проектирования как деловых, так и документных систем. Конкурентное преимущество могут получить те, кто сейчас начнет встраивать в программное обеспечение возможности, позволяющие обеспечить хранение документов в системе, а также экспорт информации и документов в другие системы.

Риски для участников рынка СЭД/ECM

Главный риск для всех производителей СЭД/ECM-систем заключается в том, что в условиях стремительных технологических, организационных и правовых перемен те, кто не идет вперед, неминуемо откатываются назад.

Как показывает зарубежный опыт, в целом концепция централизованного управления документами организации с использованием одной системы не оправдала ожиданий, особенно при использовании западного стиля работы, когда сотрудникам делегируются достаточно большие полномочия для ведения деловой переписки от имени организации в рамках своей компетенции. Значительная часть документов откладывается в деловых информационных системах и электронной почте и под контроль СЭД/ECM не подпадает. Сейчас обсуждается идея использовать СЭД/ECM-систему в качестве "командного центра", передающего указания деловым информационным системам, как управлять хранящимися в них документами.

Системы нового поколения должны будут стать для пользователя интерфейсом ко всем тем информационным ресурсам, которые необходимы сотрудникам для принятия управленческих решений: это могут быть государственные реестры и регистры, электронные архивы, социальные сети, сайты и т.п.

Успешная компания-разработчик должна уметь максимально оперативно реагировать на новые веяния как в технологиях, так и в законодательстве. Поэтому современная СЭД/ECM-систе-ма должна быть модульной. При этом, в центре архитектуры такой системы должно быть хранилище документов и информации, спроектированное (и детально описанное) с расчетом на его длительное использование и масштабирование, на возможность "навешивать" дополнительные модули. В современных условиях информация будет жить существенно дольше, чем обслуживающая ее система, поэтому важно позаботиться о том, чтобы в конце жизненного цикла программного обеспечения информацию можно было бы без проблем передать в новые системы.

Через 5–7 лет и технологии, и законодательство, и деловые процессы уже настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся, в лучшем случае, в продукты для начинающих. Преимущество получат те отечественные разработчики, которые уже сейчас займутся формированием облика продуктов завтрашнего дня.