Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего - работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки - образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

• паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
• диплом об образовании;
• журнал учета трудовых книжек;
• свидетельство ИП или Устав организации;
• гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

• названия компании (вкл. правовую форму);
• типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

• Ф И О владельца;
• дату рождения (в числовом выражении);
• уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, указанной в дипломе;
• дату открытия трудовой книжки;
• подпись сотрудника;
• подпись лица, заполнявшего документ;
• гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2019:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
2. Дату приема на работу и других событий.
3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
4. Документальное подтверждение записи - наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.

А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.

Награждения

Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством. К таковым нельзя отнести благодарность руководства, выраженную в устной форме, а также регулярно выплачиваемые денежные премии, входящие в систему начисления заработной платы. Что и объясняет полное отсутствие сведений в этом разделе, встречающееся в трудовых книжках большинства работников. Причем различные грамоты и дипломы, выдаваемые работнику без выпуска соответствующего приказа, также являются лишь номинальным выражением благодарности, не отражаемым ни в трудовой книжке, ни в личном деле.

Заполнение трудовой книжки 2019, образец:

Оформление вкладыша

Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы - задавайте их в комментариях

Порядок заполнения и ведения рудовых книжек регламентирован:

• Трудовым кодексом РФ;
• Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225;
• Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 № 69.

Трудовое законодательство обязывает каждого поступающего на работу гражданина предъявить работодателю трудовую книжку. Конечно, указанное требование распространяется только на тех граждан, которые уже имеют такой документ.

Книжка храниться по месту основной работы в течение всей трудовой деятельности сотрудника. Возвращает его работодатель только в случае увольнения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже. Например, страховой стаж для назначения пенсии определяется на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионного фонда РФ, по трудовым книжкам, трудовым договорам, военным билетам и другим документам.

Страховой стаж сотрудника для определения размера больничного пособия и пособия по беременности и родам также определяется по записям в трудовой книжке.

Сомневаетесь в подлинности предъявляемого гражданином документа? Тогда проверяйте его серию и год выпуска. Например, трудовые книжки выпушенные в 2013–2014 годах шли с серией TK-IV.

Подложный и недействительный документ является основанием для увольнения гражданина.

Кто ведет трудовые книжки

Вести трудовые книжки обязаны все работодатели. К ним относятся: организации независимо от организационно-правой формы и видов деятельности, коммерсанты (предприниматели), адвокаты и частные нотариусы.

Если работодатель принимает на основную работу человека, у которого нет трудовой книжки, ее надо оформить. Максимальный срок оформления - неделя после приема на работу.

Без трудовой книжки гражданин может быть:

• если он принимается на работу впервые (первое место работы);
• если документ отсутствует по причине порчи или потери.

Предварительно для получения трудовой книжки таким сотрудникам необходимо написать заявление и указать в нем причину отсутствия документа.

Порядок заполнения трудовой книжки

Титульный лист

На титульном листе трудовой книжки указываются следующие сведения (если трудовая книжка переоформляется или оформляется впервые):

1. фамилия, имя и отчество сотрудника полностью без сокращений;
2. дата рождения (как в паспортных данных);
3. образование. Запись об образовании вносится на основании диплома, аттестата или иного документа, подтверждающего образование. В зависимости от вида образования в строку может быть внесена одна из следующих записей:

• среднее общее;
• начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
• среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
• высшее профессиональное (университет, институт, академия);
• послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).;

4. профессия или специальность (указываются на основании документа об образовании).

Кстати, на титульном листе есть место для печати «М.П.». Но в связи с изменением корпоративного и гражданского законодательства РФ хозяйственные общества могут не иметь печать. В этом случае все записи в трудовой книжке заверяются только подписями.

Пример заполнения титульного листа трудовой книжки

Раздел «Сведения о работе»

Перед тем как заполнять данный раздел запросите информацию у сотрудника о прохождении им службы в армии. Опять же эти данные вносятся только по тем гражданам, которые начинают работать впервые.

Таким образом, если сотрудник до поступления на работу проходил военную службу (армия, служба в ОВД, противопожарной службе и пр.), то в разделе «Сведения о работе» следует указать:

• в графе 1 - порядковый номер записи - 1;
• в графе 2 - дату внесения записи арабскими цифрами;
• в графе 3 - период и место службы;
• в графе 4 - наименование, дата и номер документа, подтверждающего службу.

Сотрудник служил в иностранной армии? Тогда никаких записей в трудовой книжке о службе за границей не делайте.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации, полное имя предпринимателя со статусом «Индивидуальный предприниматель Иванов Сергей Петрович», ФИО адвоката и частного нотариуса. Под этим заголовком в графе 1 ставиться порядковый номер. Обратите внимание на то, что напротив заголовка о наименовании работодателя порядковый номер не проставляется.

Далее в графе 2 следует указать дату приема на работу. А в графе 3 запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение Здесь же указывается наименования должности (работы), специальности, профессии на которую принят сотрудника с указанием квалификации.

Сотрудник принят на должность, по которой предусмотрены льготы и досрочный выход на пенсию? Тогда должность по трудовой книжке и штатному расписанию должна соответствовать ЕТКС. Такие квалификационные справочники утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ в постановлении от 31 октября 2002 № 787.

В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме сотрудника на работу.

Обратите внимание, что работодатель может не вписывать свое. Вместо этого в заголовке перед записью о приеме на работу можно проставлять штамп, который включает полное и сокращенное названия. Такой штамп правомерен и приравнивается к записи в трудовой книжке. Основание - письмо Роструда от 19 августа 2015 № 1922-6-1.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе».

Сотрудник принят на работу после службы в армии. Сотрудником был предоставлен военный билет.

Отдельные случаи внесения сведений в раздел «Сведения о работе»

Записи о переименовании организации

Если во время работы работодатель был переименован (ИП или нотариус изменил фамилию) это необходимо отразить в трудовой книжке. Этой записи порядковый номер не присваивается. Основанием для внесения записи в этом случае является приказ по организации о ее переименовании.

Записи о реорганизации

Запись о реорганизации нужно внести по аналогии с записью о переименовании компании. Для этого в разделе «Сведения о работе»:

• в графу 3 необходимо внести запись о реорганизации и указать форму, в которой она была проведена;
• в графе 4 следует указать приказ (распоряжение, решение, договор) работодателя, его дату и номер.

При этом в графах 1 и 2 раздела «Сведения о работе» порядковый номер и дата записи не ставятся.

Запись о переводе сотрудника на новую должность

В разделе «Сведения о работе» нужно:

• в графе 1 - ставят порядковый номер записи;
• графе 2 - дату приказа о переводе на новую должность;
• графе 3 -вносится запись о переводе;
• графе 4 - указывается реквизиты приказа о переводе.

Раздел «Сведения о награждении»

Работодатель имеет право награждать сотрудника. Гражданин может быть награжден и государственными наградами.

Запись о награждении в трудовую книжку сотрудника вносится так. Вначале в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка указывается полное и сокращенное название организации.

Далее под заголовком в графе 1 необходимо поставить порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату награждения. В графе 3 указываются данные о том, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 следует указать документ, на основании которого внесена запись и его реквизиты.

Вкладыш в трудовую книжку

Оформляется в том случае, если все графы разделов заполнены. Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки нельзя. То есть нельзя прописывать данные о приеме или увольнении сотрудника в разделе «Сведения о награждении».

Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка - это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека.

Основные понятия

Вначале необходимо понять, что закон подразумевает под термином трудовая книжка. Определение этого понятия можно найти в статье 66 Трудового кодекса РФ.

Оно базируется на двух критериях:

1. Образец трудовой книжки утверждается исключительно государством и является унифицированным.
2. Она удостоверяет информацию о трудовом стаже и деятельности работника.

Законодательство

Трудовая книжка оформляется по строго определенным правилам, которые регулируются отдельными законодательными актами.

К ним можно отнести:

• Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ) . Раскрывает понятие трудовая книжка, возлагает обязанность по ее ведению и хранению на работодателя, вводит единый порядок ее оформления.
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (в ред. от 23.06.2014). Устанавливает ответственность за несоблюдение правил обращения с трудовой книжкой.
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (в ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках». Утверждает форму и образец трудовой книжки и вкладыша в нее, правила хранения и ведения.
• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Определяет четкий порядок заполнения разделов трудовой книжки и исправления неточностей.

Ответственные лица

За ведение, учет, хранение и выдачу трудовой книжки, как правило, отвечает лицо в чьи обязанности это входит. Однако стоит отметить, что ответственное лицо назначается исключительно приказом или распоряжением работодателя. Именно так определяется, кто заполняет трудовые книжки в организации.

Работодатель будет отвечать, если не организовал на своем предприятии систему ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей.

Если в организации не создана кадровая служба, либо нет уполномоченного приказом лица, занимающегося трудовыми книжками, он может быть привлечен юридической ответственности.Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает административную ответственность.

Так, виновное должностное лицо заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или принудительное приостановление деятельности до 90 дней, юридическое лицо – от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или аналогичное приостановление.

Заполняет ли ИП такой документ?

На всех работодателей возложена обязанность ведения трудовых книжек на каждого сотрудника. При этом для сотрудника эта работа должна быть основной и работать он должен свыше пяти дней.

В законе есть единственное исключение, и оно распространяется на физических лиц – работодателей, которые не зарегистрированы как ИП. Индивидуальные предприниматели же обязаны осуществлять с трудовыми книжками те же действия, что и иные работодатели.

Требования к ведению трудовой книжки

Заполнять впервые

Законодатель, понимая всю неопытность человека устраивающегося впервые на работу, обязал именно работодателя оформить ему трудовую книжку. Срок установлен не позднее недели со дня начала работы.

Именно работодатель выдает новому сотруднику, в том числе и студенту трудовую книжку с удержанием платы, покрывающей расходы на ее приобретение.

Вновь принятому сотруднику необходимо очень внимательно проверить данные внесенные в нее и при их правильности удостоверить своей подписью.

Какой ручкой можно вносить записи?

Согласно инструкции записи надлежит делать аккуратно и читабельно. На вопрос, какой пастой и ручкой можно заполнять трудовую, закон дает исчерпывающий ответ.

Так, для написания можно использовать гелиевую, перьевую ручку, ручку-роллер (сюда относится и шариковая). Чернила, гель или паста в ручке должны быть световодостойкими и исключительно черного, фиолетового или синего цвета. Никакой красной пасты при исправлении неточностей и ошибок быть не должно.

Морфология

Записи в трудовой делаются на государственном языке РФ. Если в субъекте РФ установлен государственный язык, то записи могут дублироваться и на нем.

Любые, даже общепринятые сокращения в трудовой книжке строжайше запрещены.

В том числе и названия документов не сокращаются. Приказ пишется именно как «приказ», а не «пр.».

Все цифры пишутся исключительно по-арабски. Пример записи даты увольнения 30.06.2014 и никак иначе. Сокращения слова «г.», после цифр не применяется.

Нумерация записей

Всем записям в трудовой присваивается свой порядковый номер. Он проставляется в первой графе, именуемой «N записи». Записи нумеруются последовательно в каждом разделе арабскими цифрами (1, 2, 3).

Каждая запись. даже о внесении корректив в сами сведения, нумеруется сквозным образом, т.е. присваивается следующий номер.

Если нужен дубликат

Трудовая книжка может быть утеряна хозяином. При обнаружении утраты хозяин книжки должен незамедлительно довести эту информацию до работодателя. В течение 15 дней с даты подачи сотрудником заявления об утере работодатель обязан выдать не новую книжку, как заблуждаются многие, а дубликат.

Дубликат содержит информацию:

1. Об общем стаже работы сотрудника до поступления к работодателю, выдающему дубликат. Стаж указывается суммарно без конкретизации.
2. Конкретные сведения о работе в организации, выдающей дубликат.

Еще есть вариант, позволяющий хозяину получить дубликат трудовой. Если сотрудник в судебном порядке признает запись в ней недействительной, то он может подать заявление своему последнему работодателю с просьбой выдать дубликат уже без подобной записи. Указанный выше порядок распространяется также на случаи непригодности книжки к использованию.

Как её заполнить на индивидуального предпринимателя?

По трудовому законодательству работник - это человек, заключивший трудовой договор с работодателем, в котором прописаны все существенные условия.

ИП как работодатель, конечно, может заключать подобные договора, но точно не сам с собой. Так как для договора нужны два индивидуальных субъекта, а не один. В трудовую книжку вносятся записи о трудовой деятельности человека, а ИП осуществляет предпринимательскую деятельность. Это два абсолютно разных понятия.

Данное правило распространяется и на других лиц. Ни сам ИП в свою трудовую книжку ни другое лицо по его просьбе не уполномочены вносить записи.Однако при приёме на работу индивидуального предпринимателя, что не противоречит нормам законодательства, его трудовая книжка заполняется так же, как и остальным сотрудникам.

И ещё один нюанс: неполная ставка. О том, как вносить такую запись, смотрите видео

Заполнение трудовой книжки

Многие сотрудники до выхода на пенсию не обращают особого внимания, на то, как заполнена их трудовая книжка. Проблемы начинаются при оформлении социального пособия. Конечно, знать, как правильно заполнить трудовую книжку должен кадровик, но и сам работник обязан иметь представление о правилах ее заполнения, чтобы не столкнуть с неприятностями в будущем.

Трудовую книжку директору заполняет лицо, назначенное приказом ответственным за это, например, кадровик, бухгалтер (обычно в небольшом ООО) либо сам директор. На вопрос кто заполняет её кадровику, ответ аналогичен. Если новый кадровик уже оформлен приказом как ответственное лицо, то сам, если нет, то руководитель или другой сотрудник ответственный по приказу за ведение трудовых книжек.

Титульный лист и разворот

Титульный лист содержит всю персональную информацию о работнике и заполняется исключительно на основании документов, удостоверяющих её.
К подобной информации относиться:

• фамилия, имя, отчество (переписывается в точности как в паспорте, если используется буква «ё», то и писать нужно «ё», а не «е»);
• дата рождения (полностью арабскими цифрами по формуле число, месяц, год);
• сведения об образовании (без сокращений на основании соответствующего документа)
• специальность или профессия вписывается исключительно в именительном падеже (юрист, экономист, программист) на основании документа об образовании;

Далее, заполняется строчка «Дата заполнения трудовой книжки», которая по закону должна быть в пределах пятидневного срока со дня приема на работу. Внизу титульного листа оставлено место для двух подписей, одно для работника, второе для ответственного лица.

Образование

Информация об образовании сотрудника размещается на титульном листе. При заполнении этого поля в точности переписывается формулировку из документа об образовании сотрудника.

Если сотрудник повысил степень своего образования или получил дополнительное второе образование, то данные дополняют уже имеющиеся, без их зачеркивания.

Сведения о работе

Самый важный и информативный раздел «Сведения о работе» и он включает четыре графы.

1. Вначале в виде заголовка в третьей графе прописывается полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.
2. Под заголовком в первой графе – «N записи», проставляется ее порядковый номер именно в этом разделе и во второй графе «Дата», заполняются три столбца, в каждый из которых арабскими цифрами вноситься соответствующая названию столбца информация.
3. Далее в третьей графе заполняется информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).
4. В четвертую графу вносятся реквизиты документа, которым человек принят на работу.

Любое изменение информации указываемой в этом разделе, так же должно в нем отражаться. К подобным случаям можно отнести: установление второй профессии, присвоенное нового разряда, чина, изменение работодателем своего названия, работа по совместительству.

Записи о переводах

Существуют определенные нюансы отображения записи о переводе.

В случае перевода из внешней организации должны присутствовать обязательные сведения. Запись об увольнении переводимого работника в графе третьей раздела «Сведения о работе» обязательно должна содержать информацию, было ли это по инициативе работника. Если инициатором выступал сам работодатель, то согласился ли сотрудник на перевод.Запись о приеме к новому работодателю делается в общем порядке при указании, что он поступает на работу в порядке перевода.

При внутреннем переводе работника в трудовую книжку также вносят запись. В ней указывают новое место работы и основания перевода.

Взыскания и выговор

Часть 5 раздела 1 Правил о ведении и хранении трудовых книжек предусматривает, что дисциплинарные взыскания не отображаются в ней.
Выговор не заносится в трудовую книжку. Единственное исключение это такой вид дисциплинарного взыскания как увольнение, приказ о котором ссылкой на конкретную норму ТК РФ обязательно отображается в трудовой книжке.

Вкладыш

Если в одном из разделов трудовой книжке нет места для новых записей, в нее вшивается вкладыш.

Вкладыш является законным продолжением трудовой, выдается и оформляется в общем порядке.

Важным условием действительности вкладыша является его совместное предоставление с трудовой книжкой, без которой он не имеет юридической силы. В самой трудовой делается отметка о наличии вкладыша к ней.

Изменение фамилии

Исправления на титульной странице, например, в имени, фамилии делаются уполномоченным лицом, на основании подтверждающих документов (паспорт, свидетельство).

При этом одной чертой зачеркиваются прежние данные и вносятся новые. Подобное исправление, обязательно должно быть, подкреплено ссылкой на документ, которая делается на внутренней стороне обложки и удостоверяется печатью и подписью.

Хранение и учёт трудовых книжек

Для учета трудовых книжек работодатель обязан использовать:

• специальную приходно-расходную книгу для учета количества трудовых книжек и вкладышей к ней. Она ведаться бухгалтерией и отображает расходование бланков указанных документов с проставлением серии и номера каждого;
• книгу учета перемещения книжек и вкладышей. Заполняется кадровой службой и содержит информацию о принятых на хранение и выданных сотрудникам при увольнении трудовых книжках.

Книги имеют единую утвержденную государством форму. Работник при увольнении и получении на руки своей трудовой книжки обязан засвидетельствовать это своей подписью в журнале учета и личной карточке, которая заводиться на каждого сотрудника.Обе книги являются бланками строгой отчетности и должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью и печатью работодателя.

Ошибка при заполнении: что делать?

Если работник считает, что его трудовая книжка неправильно заполнена, не нужно паниковать, все можно исправить.

Все зависит от того в каком разделе допущена ошибка. Если это титульный лист, то исправление осуществляется путем зачеркивания неверных сведений и прописывания верных, с обязательной ссылкой на документ на обратной стороне обложки.

Если ошибка совершена в других разделах никаких зачеркиваний и исправлений рядом не допускается. Алгоритм исправления прост. Неверная запись признается недействительной, о чем делается отметка словами, а не зачеркиванием, и вноситься новая достоверная запись.

Исправлять ошибку по общему правилу необходимо работодателю, её совершившему. Однако закон позволяет и работодателю по новому месту работы внести соответствующие исправления, но только на основании документа от работодателя, который совершил ошибку.

Не стоит также обращать внимание на наличие или отсутствие голограммы. Голограмма является необязательным элементом и никак не сказывается на действительности трудовой книжки.

Правильное заполнение трудовых книжек — обоюдовыгодное мероприятие как для работника, так и для работодателя. Ведь ошибки влекут за собой санкции для предприятия и отказ от органов социальной опеки для работников.

Трудовая книжка – документ, отражающий историю трудовой деятельности работника и являющийся исходником для расчета стажа работы. Она должна быть выполнена на стандартном бланке и соответствовать установленному образцу.

1.1. Как заполнить новую трудовую книжку?

Новый документ оформляется гражданам, не имевшим ранее трудовой книжки, при приеме на работу. Заполнение происходит в их присутствии. По закону новая трудовая книжка должна быть заведена в течение семи дней с момента трудоустройства, если трудящийся проработал в вашей организации более пяти дней. С работника удерживается сумма, равная стоимости бланка трудовой книжки. Старые книжки на новые менять не рекомендуется.

1.2. Как, какими чернилами, какой ручкой заполнять трудовую книжку?

Запись производится аккуратно, без любого рода сокращений. Слова «распоряжение», «приказ», «переведен» и подобные пишутся целиком. Для обозначения дат, характеристик, выражаемых в числовом значении, используются только арабские цифры. Формат записи даты принятия на работу, увольнения и других действий – 08.04.2012 (пример).

Для записи подходят перьевые, гелевые, шариковые (роллерные) ручки. Какими чернилами заполнять трудовую книжку? – Паста, гель, чернила должны быть водостойкими, устойчивыми к выцветанию, рекомендуемые цвета – синий, черный либо темно-фиолетовый.

1.3. Кто должен заполнять трудовую книжку?

Заполнением трудовой книжки занимается работодатель. Самостоятельно записи не производятся. Должностное лицо, ведущее и хранящее трудовые книжки работников на предприятии, назначается приказом директора организации.

Это может быть сам директор, но чаще всего оформление этого документа находится в ведении отдела кадров, при отсутствии такового – назначенного бухгалтер.

2. Образец заполнения трудовой книжки

Для кадровых служб оформление, заполнение, хранение трудовых книжек регламентируется следующими постановлениями правительства РФ:

• – № 225 – «О трудовых книжках» от 16.04.2003;
• – № 51 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» от 06.02.2004;
• – № 69 – «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003.

Для сотрудников вашего бизнеса да и для вас как для владельца бизнеса важно знать какие предусмотрены детские пособия в 2013 году?:

2.1. Что заносят в трудовую книжку?

В документ заносятся сведения о трудящемся: ФИО, должность, специальность, квалификация, информация о выполняемой им работе, записи о переводе на другую работу либо должность в рамках организации, увольнении.

Также в документе отражаются награждения за успехи в труде, повышение квалификационного разряда. Информация о работе по совместительству вносят по желанию работника на основании представленных оформителю документов.

Сведения о взысканиях не документируется, за исключением случаев, когда нарушение послужило причиной увольнения. Увольнение, то есть прекращение трудового договора, обязательно должно быть обосновано в трудовой книжке.

ВИДЕО: Трудовая книжка

2.2. Если неправильно заполнена трудовая книжка?

Исправления вносятся по месту бывшей работы или на новом месте по предъявлению документов, подтверждающих обоснованность этого шага.

В пометке должно быть указано, когда, кто исправил: ФИО, должность, дата, печать, «исправлено верно». Новому работодателю для обоснования исправления необходим официальный документ со старого места работы, подтверждающий допущенную ошибку.

Зачеркнутая, неверная запись после исправления (внесения новой) не считается действительной. В пометке также указывается название подтверждающего исправление документа.

3.Как заполнить дубликат, вкладыш трудовой книжки?

3.1. Дубликат трудовой книжки

Дубликат должен полностью соответствовать по действительному содержанию оригиналу.

Исключения: неверные записи, записи послужившие причиной замены книжки, записи, которые невозможно восстановить по причине отсутствия соответствующих документов.

На титульном листе новой книжки делается информационная надпись – «Дубликат», на старой, если таковая сохранилась, – «Взамен выдан дубликат…» с указанием серии, номера нового документа.

Дубликат, то есть повторный экземпляр трудовой книжки, оформляется в случае;

• – ее утери работником или работодателем;
• – наличия записей, признанных недействительными (в том числе – о незаконном осуждении);
• – невозможности дальнейшего ее использование (ветхость, повреждения)

3.2. Заполняем вкладыш в трудовую книжку

Если места для записей документе больше нет, то в него вшивается работодателем лист-вкладыш установленного образца (№ 225). Для оформления необходимы паспорт и документы, удостоверяющие образование, квалификацию, сотрудника.

Вкладыш не является самостоятельным документом и рассматривается как часть трудовой книжки. В документе проставляется штамп «Выдан вкладыш» в обязательном порядке. Указываются номер, серия вкладыша.

4. Как заполнить трудовую книжку ИП?

Индивидуальные предприниматели также обязаны оформлять трудовые книжки всех нанятых работников. Дополнения о порядке оформления, ведения трудовых книжек для ИП разъясняются в следующем документе:

№ 5140-17 «Письмо Минздравсоцразвития РФ» от 30.08.2006.

Оформление и вносимая информация, в общем, соответствуют обычному порядку оформления трудовых книжек, за исключением расторжения трудовых договоров, заключенных до 6.10.2006, рассмотренных в вышеупомянутом документе. Но есть два важных отличия:

• – Работник при увольнении должен прочитать записи в трудовой книжке, внесенные индивидуальным предпринимателем. Факт прочтения подтверждается подписью.
• – Если ИП не имеет собственной печати, то записи в этом документе не заверяются ею, и это не служит основанием для их недействительности.

Всякой организации непременно нужно иметь трудовые книжки каждого, кто в ней работает на постоянной основе и дольше пяти дней. Кадровики отмечают здесь всю важную информацию о профессиональной деятельности его владельца — таково требование Трудового кодекса и образец и правила заполнения трудовой книжки, мы разберем в сегодняшней статье.

Делать отметки на страницах книжки разрешается ручкой синего (как вариант – фиолетового) или чёрного цвета, использование разного рода сокращений считается ошибкой.

Данные на титульном листе:

1. Имя. Оно должно быть написано в полной форме, как и в паспорте, без использования сокращённых форм и инициалов. Данные можно отыскать в паспорте, правах на вождение автомобиля, военном билете и подобных документах.
2. Дата рождения. Для её записи применяются арабские цифры. При указании числа и месяца используются двухпорядковые числа, а год записывается четырёхпорядковым.
3. Образование. В этой строке пишется уровень имеющегося образования, которое может быть средним профессиональным, высшим или другим. Сюда можно внести информацию и о не оконченном на текущий момент образовании. Данные, необходимые для верного заполнения этого пункта, следует брать из документов, что предоставил работник.
4. Специальность. Здесь вписывается основная рабочая специальность владельца книжки, полученная им в учебном заведении. Эти сведения уточняются также по предоставленным документам об образовании.
5. Дата заполнения. Как правило, тут фиксируется важная дата – день оформления первой записи в книжке. Характерная особенность указания даты в этой строчке – месяц можно написать прописью, и это не будет считаться ошибкой.
6. Подпись владельца книжки. Тут всё понятно, расписывается сам трудоустраивающийся.
7. Подпись сотрудника, который занимается всеми вопросами, связанными с оформлением подобных документов. Тут возможны варианты. В идеале ведать подобными вещами должен отдел кадров, соответственно, подписи в книжках делает его начальник. Однако не у каждой фирмы есть своя кадровая служба, поэтому часто такая ответственность бывает возложена на бухгалтера, а то и на руководителя.
8. Печать. Она заверяет собой всё, что было указано ранее. Это может быть официальная печать фирмы или её кадровой службы, если таковая имеется.

Внесение данных об основной работе

1. Название фирмы. Оно записывается в третьей графе таблицы сначала полностью, без аббревиатур типа ООО, ЗАО и пр., а потом дополнительно в скобках подписывается и сокращённая форма названия.
2. Номер записи. В нужную графу таблицы вписывается порядковый номер абсолютно любой записи о работе, т.е., к примеру, при первом трудоустройстве это будет номер «1», при переводе – «2», и так далее. Примечательно, что эта цифра размещается на строке, следующей после названия фирмы, а само название образует своего рода «шапку» над всеми последующими отметками.
3. Дата. Дата официального оформления на работу заносится в специально предназначенные для этого столбцы таблицы арабскими цифрами. Что касается строки, то информация располагается на той же строчке, что и порядковый номер этой записи.
4. Запись об оформлении на работу. Она пишется в третьем столбце и начинается с той же строки, на которой записана дата устройства на работу. Указываются название того подразделения фирмы, куда принят сотрудник, и его должность.
5. Указание документа, ставшего основанием для трудоустройства владельца книжки. Обычно им бывает приказ о приёме нового сотрудника на работу. Эта информация вносится в последнюю графу на той же строчке, что и предыдущая запись.

Внесение сведений о трудовой деятельности по совместительству

Порой бывает, что работник выполняет определённые обязанности, совмещая их со своей основной работой. Сведения о такой трудовой инициативе записываются только по желанию самого работника. Если желание у него имеется и он попросил сделать отметку в книжке, то порядок внесения данных будет аналогичным описанному ранее, только название организации второй раз писать не нужно.

Перевод в иное подразделение или смена должности

Бывает такое, что сотрудник переводится для дальнейшей работы в другой отдел или меняет должность. Естественно, такие перемены в его карьерном пути необходимо зафиксировать в трудовой.

1. Номер записи. Новая веха в трудовой помечается, конечно же, новым по счёту номером.
2. Дата. Арабскими цифрами пишется дата официального перевода.
3. Запись о переводе или о занятии новой должности. В третью графу пишутся название подразделения, куда переведён владелец трудовой, и его новая должность.
4. Основание перевода. В последний столбец таблицы записываются данные приказа о переводе.

Внесение информации об увольнении

Увольнение сотрудника – повод для очередной записи в трудовую, причём сделать её надо вовремя, так как в заключительный рабочий день её требуется вернуть владельцу. Промедление в таком деле может грозить штрафом и выплатой компенсации сотруднику, прекратившему работать в данной организации.

1. Порядковый номер. Увольнение – это очередная запись, и она должна иметь свой номер в предназначенной для этого графе.
2. Дата. Тут указывается дата заключительного рабочего дня – именно она считается датой окончательного увольнения. Естественно, цифры должны быть арабскими.
3. Причины. В третьей графе, где записываются должность и место работы, нужно внести отметку о причине увольнения, не забывая сослаться на нужную статью ТК. К примеру, если увольнению предшествовало непосредственное желание сотрудника, надо сослаться на статью 77, п.3.
4. Основание. В последней графе вписываются данные того документа (как правило, приказа об освобождении от должности), на основании которого произошло увольнение.
5. Печать. После оформления всех записей нужно скрепить их печатью, а также подписью руководителя фирмы или другого уполномоченного на это лица. Уволившийся сотрудник тоже ставит подпись, и увольнение можно считать состоявшимся.

Внесение исправлений

Порой случаются ошибки при записывании разной информации в трудовую, к примеру, вместо «старший инженер» написано просто «инженер». Ошибку, конечно же, необходимо исправить, мы уже писали более подробную статью об . Зачёркивать и замазывать что-либо запрещается, и для исправления есть только один способ – признание ошибочно указанных данных недействительными:

1. Номер. Проставляется номер очередной записи.
2. Дата. Записывается дата, с которой ошибочная запись будет считаться недействительной.
3. В третьем столбце пишется следующий текст «Запись под № _ недействительна».
4. Делается новая запись с актуальной и верной информацией, для которой также проставляются свой номер по порядку и дата.