Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.

Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).

Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.

Заполняем вводные данные функциями Excel

Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.

Скачать табель учета рабочего времени:

В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.

Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.

В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.

Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.

Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.

Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;""). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.

Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.



Автоматизация табеля с помощью формул

Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.

Для примера возьмем такие варианты:

• В – выходной;
• Я – явка (рабочий день);
• ОТ – отпуск;
• К – командировка;
• Б – больничный.

Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;"Я";"В"). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:

Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» - «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24="В";"";8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:

Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:

Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.

Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» - простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы.

Табель учета рабочего времени - это документ, который содержит информацию о фактически отработанном времени и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и начисление заработной платы.

В случае если ведение табеля учета рабочего времени ведется ручным методом, применяют типовую форму Т-12, если контроль явок-неявок осуществляется автоматически (турникет) - используют форму Т-13.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ведется каждый рабочий день в течение месяца, в последний день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каждым сотрудником.

Составляется данный документ в одном экземпляре и передается в бухгалтерию.

Предоставим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда на примере формы Т-12 (форма Т-12 и форма Т-13 практически идентичны по составу реквизитов).

• В верхней части указываем наименование организации в соответствии с учредительными документами и наименование структурного подразделения, если таковое имеется в компании.
• Заполняем ячейки «Номер документа» и «Дата составления» (обычно это последний день отчетного месяца).
• В ячейке «Отчетный период» указываем период с первого числа по последнее отчетного месяца.
• В первом столбце первого раздела табеля учета рабочего времени (1. Учет рабочего времени) указываем порядковый номер работника.
• 2-й и 3-й столбцы заполняем на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
• В 4-ю и 6-ю графы заносим код затрат рабочего времени (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени) и информацию о количестве отработанных часов за каждый день месяца.
• В 5-м и 7-м столбце отмечаем промежуточные результаты за I/II половину месяца: в верхнюю ячейку заносим количество отработанных дней, в нижнюю - количество отработанных часов за учетный период.
• 8-17 столбцы бланка табеля учета рабочего времени заполняем в конце отчетного месяца.
  В итоговые отработанные дни не включаются те, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (выходные, больничные, командировки, прогулы и т.п.). Значение в столбце 8 образуется при суммировании значений из верхних ячеек столбцов 5 и 7, значение 9-го столбца - при суммировании значений из нижних ячеек 5-го и 7-го столбцов.
• В 14-й и 16-й столбцы заносим количество дней и часов.
• В 15-м столбце указываем код причины неявки (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени).
• В 17-й столбец заносим общее количество выходных и праздничных дней каждого работника за отчетный месяц.

Второй раздел табеля учета рабочего времени (2. Расчет с персоналом по оплате труда, 18-55 столбцы) ведет бухгалтерия.

Подписывается данный документ лицом, ответственным за заполнение табеля рабочего времени , а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы либо директором компании.

Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется любой компанией, так как в нем отражаются важные сведения обо всех работниках, позволяющие контролировать трудовую дисциплину. Табель содержит сведения о количестве отработанного каждым сотрудником времени. Исходя из них, руководство решает, кого поощрить, кого наказать депремированием, а бухгалтер начисляет зарплату.

Режимом рабочего времени считается распределение этого времени в диапазоне какого-либо календарного периода. Он строго регламентирует длительность рабочей недели, которая бывает следующей: пять рабочих дней/ два выходных; шесть рабочих дней/ один выходной; скользящий (сменный) график; а также ненормированный рабочий день, часы начала и завершения работы, последовательных рабочих/нерабочих дней и многое другое.

Сменная работа — это вид занятости, при которой производственный процесс не укладывается в разрешенную длительность рабочего дня. В таких случаях вводятся смены — две или более, смотря по необходимости.

К особому режиму относится ненормированный рабочий день . Он предусматривает возможность привлечения начальством сотрудника к исполнению его обязанностей вне пределов установленного рабочего времени.

Еще один режим — это гибкий график . Тут рабочее время определяется согласием сторон. Контроль над рабочим временем персонала осуществляет администрация.

В практике применяется учет трех видов:

• поденный — длительность ежедневной работы соответствует установленному законодательству. Начало, конец и длительность рабочего дня не меняются;
• недельный — ежедневные часы работы могут отличаться, но недельные нормы будут строго соблюдены;
• суммированный — аналогичен предыдущему, только отчетным периодом является месяц, квартал и т. д.

Правила ведения табеля учета рабочего времени или как правильно составить табель рабочего времени

Табель использования рабочего времени: как его заполнять? Ниже мы подробно ответим на этот вопрос. Ведение табеля осуществляется как в электронной форме, так и в бумажной, причем последняя форма обязательна. Заполнение данных только на компьютере не допустимо.

Скачать табель учета рабочего времени, его бланк, образец или форму, можно бесплатно в интернете. Образец заполнения табеля рабочего времени, а также заполненный табель учета рабочего времени можно посмотреть и в таких программах, как Консультант плюс и Гарант.

Открытие табеля происходит первого числа ежемесячно. В бухгалтерию его обычно предоставляют дважды: перед начислением аванса, а затем перед начислением зарплаты.

Всем сотрудникам организации присваивается табельный номер, используемый в документах по контролю над трудом и оплатой.

Изменения по причине принятия новых или увольнения старых работников производятся только на основе официальных приказов руководства.

Временные работники, практиканты, которым предусмотрена оплата труда, также вносятся в табель. Но! Не табелируются работающие по гражданско-правовому договору, а совместителям предоставляется отдельный табельный номер.

Заполнять табель надо ежедневно целый месяц, а в последний рабочий день подводится итог по каждому работнику: сколько было неявок и сколько часов отработано. Для заполнения табеля учета рабочего времени нужна форма Т-12 или Т-13, по наличию реквизитов они практически идентичны.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению и оформлению табеля учета рабочего времени на основе этих форм.

1. Сверху нужно указать название компании. Оно должно полностью соответствовать названию, указанному в учредительных документах.
2. Далее заполняются разделы «Дата составления» (зачастую это крайний день отчетного месяца) и «Номер документа».
3. Ячейка «Отчетный период» содержит диапазон с 1-го по последнее число месяца.
4. Первый столбец первого раздела («Учет рабочего времени») содержит порядковые номера персонала.
5. Столбцы 2 и 3 заполняют, исходя из личных карточек (форма № Т-2)
6. 4-й и 6-й столбцы — это код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
7. 5-я и 7-я графы — это промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя — отработанные часы.
8. Столбцы с 8-го по 17-й заполняются в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
9. 8-я графа представляет собой сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
10. 9-я графа — сумма нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
11. 14-я и 16-я графа — это количество часов и дней.
12. 15-я графа содержит код причины неявки.
13. 17-я графа — общее число выходных дней за месяц.

Второй раздел табеля ведет бухгалтерия.

Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения

Всего предусмотрено 36 кодов в табеле учета рабочего времени сотрудников. Каждый показатель имеет буквенное и цифровое обозначение. Ниже приведена расшифровка табеля учета рабочего времени:

Показатель	Буквенноеобозначение	Цифровоеобозначение
Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод.	ЯНРВСВМ	102 030 405
Командировка	К	06
Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность.	ПКПМ	0708
Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты.	ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ	9 101 112 131 415 161 856
Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия.	БТ	1920
Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательством	ЛЧ	21
Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу)	ПВ	22
Невыходпо причине общественных или государственных обязанностей	Г	23
Прогулыпо неуважительной причине	ПР	24
Режимнеполного рабочего времени по решению руководителя	НС	25
Выходныеи праздничные дни	В	26
Дополнительныеоплачиваемые выходные	ОВ	27
Дополнительныенеоплачиваемые выходные	НВ	28
Забастовка, осуществленная в порядке законодательства	ЗБ	29
Неявкипо непонятным причинам	НН	30
Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудника	РПНПВП	313 233
Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплаты	НОНБ	3435
Приостановкаработы по причине задержки зарплаты	НЗ	36

Программы для ведения табеля учета рабочего времени

Для заполнения табеля на компьютере существует множество программ, которые можно заказать в интернете. Благодаря ним, составить электронный табель учета рабочего времени не составит большого труда. Рассмотрим наиболее популярные среди пользователей.

Все операции, функции и возможности максимально упрощены и призваны сократить столь трудоемкий и отнимающий много времени процесс, как подсчет рабочего времени.

Программа обладает интуитивно-понятным интерфейсом, позволяет составлять сменные графики. Чтобы обучиться работе на ней, не требуется никаких курсов. Программа табеля учета рабочего времени написана в Excel. Она имеет возможности для ведения учета:

• рабочего времени;
• ночных рабочих часов;
• дневных рабочих часов;
• времени нетрудоспособности сотрудника;
• отработанного времени в периоды выходных и праздников;
• прогулов;
• недоработки или переработки.

Программа «Табель учета рабочего времени»

Эта программа также создана учитывать рабочее время. Ее можно заказать в интернете за 700−800 рублей. Чтобы ознакомиться с принципом ее работы, можно скачать пробную версию табеля рабочего времени бесплатно. Если в ней есть все, что вам нужно, то ее можно выкупить. Для этого потребуется регистрация и оплата, после чего придет регистрационный ключ, снимающий все ограничения.

Напишите вопрос в форме ниже:

Далеко не все знают, как составить табель учета рабочего времени. А значит, будет актуальна информация по этому поводу. Рассмотрим основные правила, которые стои выполнить в 2019 году.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Сотрудник отдела кадров или бухгалтер каждый день должен заполнять табель учета рабочего времени.

Если у человека имеется опыт, то такой процесс не будет затруднительным. Но вот новичкам сложно разобраться, куда и что писать.

Законодательство Российской Федерации содержит все необходимые нормы, которых следует придерживаться при заполнении такого документа.

Основные моменты

Сначала разъясним, что понимают под табелем учета, какие формы должны использоваться.

Что это такое

Закон обязывает каждого работодателя вести учет, кто сколько отработал времени. Учитываются часы работы компании в независимости от того, это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Специально в этих целях Госкомстат разработал формы Т-12, Т-13 – .

Назначение документа

Табеля учета времени работы необходимы для сотрудника отдела кадров или бухгалтерии для:

Табель помогает бухгалтеру подтверждать, правомерно ли начислена зарплата или каждому сотруднику.

Специалист отдела кадров с его помощью отслеживает явку, и если возникнет необходимость, обосновывает взыскания, что были наложены на работника.

Такой документ выдается вместе с трудовой книжкой сотруднику, если тот увольняется. Но для этого лицо должно подать соответствующий запрос ().

Форма табеля, что утверждена на законодательном уровне, должна в обязательном порядке использоваться:

• в государственной организации;
• на унитарном предприятии;
• , что выполняют государственный заказ;
• некоторыми государственными корпорациями.

Правовая база

Обязательство по ведению учета рабочего времени установлено .

Если такое требование не выполнить, компании придется заплатить штраф, а также снять расходы для оплаты труда. Да и компания получит отказ при желании возместить выплаченную сумму по листам нетрудоспособности.

Сама форма документа, которая должна использоваться на предприятиях, утверждена .

Образец заполнения табеля учета использования рабочего времени

Компания может использовать унифицированные формы или разработать бланк самостоятельно.

Во втором случае придется все равно использовать реквизиты первичной учетной документации и данные о том, как сотрудники использовали фонд рабочего времени.

Чаще всего унифицированная форма табеля дорабатывается. Добавляют несколько дополнительных граф и кодов.

Какие данные вносятся

В документе каждая позиция отражена двумя строками. Верхняя будет содержать условное обозначение в виде кода, нижняя – сколько часов сотрудник отработал.

Если отражается неявка при отпуске, болезни, то ставится только код. Нижняя строка пропускается.

Каждый вид времени работы или отдыха имеет свое обозначение (буквенное или цифровое). Коды явки/неявки прописаны на титульной странице Т-12.

Их же используют, если заполняется . Желательно использование буквенных кодов (их легче запомнить).

Любая отметка о причинах неявки сотрудника и об особом графике работы, должна проставляться, если есть оправдательный документ ( , и т. д.)

К примеру, работник не вышел на свое рабочее место, и вам не известна причина. До сдачи табеля графа неявки оставляется пустая.

Если человек принесет оправдательный документ, тогда ставится на его основании код. Если такого документа не поступит, ставится код «НН» (неявка по невыясненной причине).

Табель составляют в единственном экземпляре, который подписывается уполномоченным лицом, руководителем подразделения и сотрудником отдела кадров.

Храниться документ должен в течение 5 лет. Если же условия труда вредные и опасные, тогда такой срок составит 75 лет. Созданные документы после 2003 года хранят 50 лет ().

Представим образец заполнения табеля суммированного учета рабочего времени. Разберемся, как заполнить форму Т-13, если использовать сплошной метод.

Сначала указывается название фирмы и структурное подразделение:

Сверху отражают название компании, ФИО предпринимателя и структурную единицу. Это могут быть такие отделы – по продажам, маркетингу, производству.

Укажите порядковый номер табеля и дату, когда он составляется (обычно это последний день месяца, что является отчетным):

Документ составляется в течение месяца (с его начал и до конца). При отражении данных о сотрудниках заполняется на каждого из них отдельная строчка.

Указывают номер по порядку, который присваивают всем работникам и используют его во всех справках учета.

Данный номер сохранится за гражданином даже в течение определенного времени после расторжения . Пишут ФИО, человека.

В таблице указывается явка и сколько часов отработано. В данном случае необходимо использовать условное обозначение.


В примере есть такие коды:

Необходимо указание количества дней и часов за отчетный период.

Пятая графа будет содержать количество дней и часов, что отработал сотрудник за половину месяца.

6 столбец отражает дни и часы за месяц. Указывают данные для начисления заработка таким образом:

Коды вида оплаты определяют, какие перечисления будут. Шифр используется цифровой. В нашем примере отражена заработная плата и оплата за .

Расходы будут списаны с бухгалтерского счета на отраженный вид оплаты. Здесь счет один.
9 графа отразит, сколько дней отработано по конкретному виду оплаты.

В форме табеля верхняя ячейка содержи данные о явках и , нижняя – днях, которые лицо было в отпуске.

Если всем сотрудникам начисляется один вид оплаты, то код его пишется вверху. Столбец 7, 8 пропускают, вписывая только, сколько дней и часов отработано в 9 столбец.

Заполняют данные о неявке. Ставятся коды, чтобы отразить причину отсутствия человека.

Далее уполномоченные лица ставят подпись.

Кто его ведет в организации

Данный документ должен заполнять уполномоченный работник. Если фирма имеет не одно подразделение, и время работы учитывается по каждому такому отделу, тогда назначают несколько ответственных лиц.

В законодательстве не указывается, какая должность должна быть у ответственного по ведению табеля.

Руководитель может назначать любого специалиста компании, которого пожелает. Ответственными могут назначать даже сторожей.

Сотрудника, который будет нести за составление табеля учета, должны назначить приказом.

Он должен содержать ФИО такого человека и ФИО зама, который будет заполнять форму при отсутствии ответственного работника.


Если такого приказа не будет, значит, следует отразить в трудовом соглашении дополнительную обязанность сотрудника вести табель учета.

В противном случае начальство не вправе требовать от работника заполнения документа учета рабочего времени.

Так как на крупных фирмах назначается несколько ответственных лиц, они должны в течение месяца заполнять документ, затем передать его руководителю подразделения для проставления подписи.

Такой начальник перепроверит сведения и передаст табель в отдел кадров. Кадровики сверят сведения, заполнят свою документацию, основываясь на них, и передадут бланки бухгалтеру.

Если компания не большая, такую цепочку не соблюдают. Табель ведется кадровиком. Затем он передается бухгалтерии.

Виды форм (Т-12, Т-13)

Утвержденный бланк Т-12 содержит такие разделы:

Бланк Т-13 имеет только один раздел, в котором фиксируется явка работников в автоматическом режиме. Время работы отражают 2 способами, такими как:

Компания сама выбирает, какой способ ей более подойдет. Если на фирме длительность рабочего дня постоянная, тогда предпочитают второй вариант.

Если учет рабочего времени суммированный, тогда нужна сплошная регистрация. Форма Т-13 применяется в компаниях, где есть специальные турникеты – автоматизированные системы, что будут контролировать явку персонала.

Бланк Т-12 – универсальный. Табель учета может быть:

• в бумажном виде;
• в электронном формате;
• заполнен в специализированных бухпрограммах, таких как 1С.

Все чаще выбирают электронную форму, так как ее легче корректировать.

Пометки об отпуске и командировке

Код, который ставится, если лицо отравляется в командировку – К или 06. За все время отсутствия на предприятии по данной причине работник получит среднюю зарплату ().

В соответствии с нормативным , в день отъезда и приезда явка ставится согласно договоренностям между руководителем и сотрудником.

Обычно такие нюансы прописывают в приказе. А значит, в табеле могут прописать код, что обозначает присутствие человека на работе или код его отсутствия. Отражают и сколько часов человек отработал.

Например, сотрудник вернулся из командировки и отработал 3 часа. В форму прописывают код «К», «Я» и часы – «3».

Командированное лицо не обязано соблюдать предприятия, в которую прибыло, а также график, что был установлен на месте основной работы.

Если человек отсутствует, и не известны причины его неявки, тогда ставится НН. После установления причины пропуска работы указывается ПР.

К табелям прилагают дополнительные листы, заверенные подписью ответственного сотрудника. При пропуске не всего дня указывается, сколько часов лицо отработало за день.

Видео: порядок ведения табеля учета рабочего времени

Если лицо, что находится в командировке, берет , это также фиксируют в табеле. Какие правила учитываться при проставлении отметок об отпуске?

Важно понимать:

• какого вида отпуск;
• когда начинается и когда оканчивается отпуск сотрудника;
• какой используется метод – сплошной, регистрация отклонений.

Каждый вид отпуска имеет свое обозначение:

Необходимый код ставится в табеле учета уполномоченным сотрудником за каждый день отсутствия человека.

Если используют сплошной метод, то иные дни будут отражать обозначение Я (явка). Если же используется метод учета отклонений, тогда графы пропускают.

Для чего нужен корректирующий вариант

Корректирующим табелем называют дополнительный документ, в котором прописывают информацию по каждому сотруднику. Обязательно прилагается служебная записка уполномоченного лица.

К примеру, человек не пришел на работу. В табеле поставили прогул. За такой проступок сотрудника могут уволить.

Позднее он принес лист нетрудоспособности. В данном случае нужно заполнить корректирующий табель учета.

Чтобы корректировать сведения:

1. Устанавливают, необходимо ли вносить правки.
2. Ответственное лицо пишет объяснительные записки.
3. Необходимо составление корректирующего отчета. Это такая же форма, как и основной табель. Но графа «Вид» будет иметь надпись «Корректирующий». Все табеля с правками нумеруют. Основной табель в нумерации не учитывают.

Бланк может заполняться 2 способами:

Компании чаще выбирают первый вариант. В законодательных нормах Российской Федерации не содержится требований относительно формы и стандартов подачи корректирующих табелей.

А значит, ответственное лицо вправе самостоятельно выбрать, как подавать сведения. Корректирующий документ должен содержать ссылку на номер, а не на определенного сотрудника. Ведь у подчиненных может быть не одна личная карта и номер.

Нюансы при составлении в бюджетной организации

Многие интересуются, допускается ли применение в бюджетных учреждениях формы Т-13, а также есть ли необходимость в отражении времени переработок (если ненормированный день).

Бюджетные организации должны использовать новый образец заполнения табеля учета рабочего времени формы 0504421.

Учет рабочего времени - очень важная задача. Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы.

Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.

Для чего он нужен

Табель учета рабочего времени - это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации.

На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.

Варианты форм

Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.

Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.

Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13. Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов). Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.

Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.

Как правильно заполнить

Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:

• таблица существует в единственном экземпляре;
• заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
• запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.

При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.

Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация - ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима - опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.

Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12

В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – , структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.

В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной - РВ, а ежегодный отпуск - ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.

Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.

Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.

Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».

Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.

Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа. В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.

В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику - сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».

Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:

• ведется в единственном экземпляре;
• открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
• используется без изменений типовой формы.

Принято также два порядка регистрации - сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.

В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид. Если табель подается «как есть» без внесения изменений, то он называется первичным и отмечается в этой графе как «0». С каждой последующей корректировкой нужно указывать номер изменения по порядку.

Первые четыре графы заполняются сразу - это ФИО сотрудников, табельные номера и должности. Следующие графы заполняются по мере течения периода. В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения. В графах 20 и 37 подводятся промежуточный и месячный итоги, соответственно.

Никаких дополнительных расчетов в данной форме не предусмотрено. По окончании расчетного периода этот документ передается в бухгалтерию, где уже на его основании будет рассчитана заработная плата для работников бюджетной организации.

Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице:

Наименование показателя	Код
Выходные и нерабочие праздничные дни	В
Работа в ночное время	Н
Выполнение государственных обязанностей	Г
Очередные и дополнительные отпуска	О
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам	Б
Отпуск по уходу за ребенком	ОР
Часы сверхурочной работы	С
Прогулы	П
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН
Неявки с разрешения администрации	А
Выходные по учебе	ВУ
Учебный дополнительный отпуск	ОУ
Замещение в 1 — 3 классах	ЗН
Замещение в группах продленного дня	ЗП
Замещение в 4 — 11 классах	ЗС
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни	РП
Фактически отработанные часы	Ф
Служебные командировки	К

Как обозначается отпуск

Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий. Начиная от и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком.

Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.

По графику

На основании приказа об отпуске, в котором обязательно есть и подпись самого отпускника, в табеле проставляют код «ОТ», если это основной отпуск, или код «ОД», если дополнительный.

За свой счет

Бывают случаи, когда сотруднику нужно получить несколько отпускных дней вне своего основного графика. Причины могут быть различными, но решение одно - отпуск без сохранения заработной платы.

Законодательство предусматривает несколько поводов к такому отпуску - свадьба, рождение малыша, или более печальные события, такие как смерть близкого родственника. В этих случая следует проставить код «ОЗ».

Если у сотрудника другая причина, и он получает подобный отпуск по согласованию с руководителем, то используется код «ДО». В обоих случаях отметка делается на основании соответствующего приказа с подписью сотрудника.

Учебный

Совмещение работы и учебы в наше время скорее норма, чем исключение и законодательство в этом вопросе поддерживает таких работников, давая гарантию на получение отпуска по учебе. После принятия соответствующего заявления от сотрудника и получения приказа с подписью обучающегося, можно смело отмечать в табеле код «У» на весь период учебного отпуска.

Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии.

По беременности и родам

Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.

По уходу за ребенком

А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».

Работа с документами - это всегда ответственное занятие, но знание основ заполнения табеля учета рабочего времени убережет вас от споров при начислении заработной платы и других мелких неприятностей такого рода.

Видео — составление табеля рабочего времени и начисление заработной платы в 1С: