Добавлено в закладки: 0
Ведомость по зарплате – особый вид бухгалтерской документации, на основании данных которой работники получают заработную плату. Такой документ может составляться бухгалтерами по всему предприятию или только по его подразделениям. Для подсчёта итоговых сумм используются данные, которые взяты из расчётной ведомости или индивидуальных листков расчёта оплаты труда, взятых у каждого работника. Сам факт того, что денежное вознаграждение в виде заработной платы было в установленные сроки получено каждым сотрудником, подтверждается их личной подписью. Но, конечно же, есть разные виды заработных плат …
Понятие расчетной ведомости и ее виды
Выплаты по заработной плате должны совершаться таким образом, чтобы при необходимости рабочий мог понять, по какому принципу это происходит. Начисления должны проводиться максимально прозрачно, когда комиссии понадобится проверить соблюдение правильности процедуры начисления.
Расчетная ведомость по зарплате имеет утверждённую законодательством форму, в ней отражается только сумма, которую необходимо выплатить каждому работнику организации. Часто для начисления положенного оклада используются специальные расчётно-кассовые ордера. Не целесообразно использовать их на крупных предприятиях, где оформлено большое количество сотрудников, ведь ордер имеет срок действия только один день, а выдать зарплату такому большому количеству людей за столь ограниченный срок невозможно.
Вся процедура начисления заработной платы должна быть отражена в проводках и прочей документации. Чтобы облегчить этот процесс, комитетом статистики были утверждены особые бланки. Так, расчетная ведомость по зарплате (образец которой можно скачать в интернете) может быть следующих форм:
- Платёжная ведомость № Т53а.
- Расчётная ведомость № Т53.
- Платёжно-расчётная ведомость № Т51.
Заполнять эти формы необходимо в строгом соответствии с требованиями норм и законов. Чтобы защитить всю документацию от подделки, на ней присутствуют определённые реквизиты, которые служат для защиты и которые необходимо заполнить в соответствии с установленными правилами. Бланк можно разделить на несколько частей –титульный лист, часть, оформленная в виде таблицы и третья часть, в которую включается информация о сумме депонированной заработной платы. Титульный лист имеет специальные реквизиты, которые обязательно нужно заполнить (так, без подписи руководителя организации зарплата не может быть выдана).
Часть таблиц состоит из соответствующих граф, которые заполняются бухгалтером предприятия. В третьей части могут быть указаны дополнения кассира, который выдавал денежные суммы или бухгалтера, который проверял правильность заполнения формы. Все ведомости, по которым будет выплачена заработная плата сотрудникам, необходимо зарегистрировать в специальном журнале. Недостатком такой ведомости можно назвать то, что информация, которая в ней указана, не является конфиденциальной. Сумму, которая подлежит выплате, можно просмотреть всем сотрудникам.
Правила оформления титульного листа
На нём обязательно должно быть указано название предприятия и/или его структурного подразделения. Также необходимо заполнить все коды организации и указать номер дебетового счета. Затем бухгалтер обязан прописать срок действия ведомости (максимальным считается промежуток в 3 дня с момента заполнения). Расчетная ведомость по зарплате, образец заполнения:
После этого прописью необходимо указать сумму, которая подлежит выплате по всей ведомости. Обязательно нужно проставить номер документа, который считается по порядку с начала текущего года. В последних строках указывается дата оформления самой ведомости, которая должна предшествовать выплате денежных средств, также титульный лист ведомости необходимо заверить подписью директора организации. Только после этого можно совершать выплату денежных средств. Главный бухгалтер ставит свою подпись после того, как проверит, правильно ли составлена ведомость по зарплате, а деньги выданы сотрудникам предприятия.
Оформление второй страницы
Она являет собой табличную часть. Часто, когда предприятие достаточно большое, данные всех сотрудников на одну страницу поместить не получается. В таком случае ведомость по зарплате может иметь несколько страниц, а их количество должно быть указано в специально предназначенной для этого строке.
В таблицу вносятся личные данные каждого сотрудника предприятия – его порядковый и табельный номера, фамилия, имя и отчество (заполнение отчества не является обязательным условием, но поможет избежать казусов, если сотрудниками на предприятии являются родственники или люди с одинаковыми фамилиями). Затем в цифровом виде указывается сумма, которая подлежит выплате, а последняя строка таблицы служит для подведения итогов и указания общей суммы к выплате. Обязательно должна стоять подпись самого сотрудника, а также указаны документы, на основании которых он сможет получить зарплату.
Случается, что работник не получает деньги в кассе. В таком случае напротив его фамилии кассир вносит примечание «депонировано», закрывает ведомость по зарплате и заверяет операции своей подписью. Все депонированные данные должны быть суммированы и указаны на последнем листе ведомости. После этого кассир обязан выписать расходный ордер на ту сумму заработной платы, которая фактически выдана. Её номер тоже указывается в ведомости.
Если кассир выявляет ошибки в заполнении платёжной ведомости, он обязан вернуть её в бухгалтерию. Там её переоформляют или просто дорабатывают, исправив ошибки. Только после проверки того, что все реквизиты были заполнены верно, кассир может приступать к выдаче заработной платы согласно заполненному документу.
Платёжная ведомость составляется в одном экземпляре, а журнал, в котором её номер регистрируется, хранится не менее 5 лет. Всю ответственность за то, правильно ли заполнена ведомость и насколько достоверные данные были в неё внесены, ложится на кассира. Хранение и сверку данных проводит главный бухгалтер предприятия.
Теперь оформление ведомости по зарплате значительно упрощено, ведь бухгалтерам стало доступно новейшее программное обеспечение, которое делает основную работу за них.
Каждый работник, работая в частной фирме или на предприятии, получает зарплату, заполнение расчетной ведомости по зарплате контролирует бухгалтер, это главный документ по учету затраченных средств на заработную плату.
Виды документации
Платежная ведомость – вид бухгалтерских документов, отражающая начисления по зарплате служащим и рабочим. Она состоит либо из одной части, куда вносятся начисления всех сотрудников компании. А также же расчетная ведомость по зарплате может состоять из нескольких частей по подразделениям или отраслям в данной компании.Бухгалтер, для точных начислений, использует подробную информацию по каждому работнику. Информация содержит все расчеты времени, отработанного сотрудником. Для правильного расчета начислений имеются:
Платежная ведомость № T-53
Расчетная ведомость T-51
Каждая форма ведомости утверждена комитетом статистики и Государственным законодательством данного государства.
Платежно-расчетная ведомость № T-49
Эта ведомость по зарплате - первичный документ учета труда и его оплаты. Ее применяют для расчета и выплаты заработного оклада рабочим. В ней содержится 23 графы, где детально указываются все расчеты начисления зарплаты и окончательная сумма. Если заполнять ведомость №T-49, то уже не требуются другие расчетные документы. Этот документ содержит все начисления, удержания, с помощью которых выводится итоговый результат.Расчетная ведомость T-51
Данную ведомость ведется в единственном экземпляре и заполняется бухгалтером. В ней содержится вся информация по начислению заработной платы. Основываясь на расчетную ведомость по зарплате № T-51, совершаются регулярные выплаты и главное, работники, получающие заработную плату на дебетовую карту банка, только по форме T-51 рассчитываются, платежные и расчетно-платежные ведомости им не нужны. Проще говоря, данная форма используется при безналичном расчете, где на руки не передаются денежные суммы.Платежная ведомость № T-53
Эта ведомость по зарплате составляется на базе формы Т-51. Она применяется при выдаче заработной платы под роспись сотрудникам организации. Этот документ можно увидеть в кабинете бухгалтера или в кассе, там, где получаете зарплату. Документ содержит список работников компании, ФИО и точная получаемая сумма.
Ведомость на выдачу заработного оклада в обороте документации
Бухгалтер при зачислении зарплаты использует различные источники по времени отработанному каждым из работников: табель выходов и посещений, лицевой счет работника, больничные листы, информация об отработанных часах, информация о выполнении плана, об отпусках, прочие регистрационные данные, сведения об авансах и другие данные по заработной плате с прошлого месяца.Каждый работник при получении заработной платы в ведомости расписывается в ее получении. Если работник в срок не может получить зарплату, в ведомости о депонировании ставится отметка, и он сможет в течение 5 дней получить всю сумму. Ведомость закрывается, как только каждый из сотрудников получил свою заработную плату.
Информация о не выплаченных (депонированных) суммах записывается в графу для депонирования. Кассир проставляет номер РКО, дату и ставит подпись.
В зависимости от количества работников зарплаты выдается по кассовому ордеру либо по ведомости:
По ведомости – если работников на предприятии больше трех человек;
по кассовому ордеру – если в организации не более 2-3 сотрудников.
Нужен для того, чтобы снять со счета в банке деньги предприятия. В ордере указываются цели, на которые будут потрачены денежные средства. В случае если в организации выплачивается аванс, то в разделе «Цели» кассового ордера ставится «Аванс», при оформлении в конце месяца – «Заработная плата» или «окончательный расчет».
Если на предприятии аванс не выплачивается, выплата зарплаты происходит по окончательному расчету в первой и второй половине каждого месяца. Кассовый ордер, как правило, оформляется дважды в месяц на каждого сотрудника.
Хранение и учет
Как и прочие кассовые документы, расчетная ведомость по зарплате в течение 5 лет сберегается в бухгалтерии, если за это время проходит отчетная их проверка. Если нет такой проверки, и нет прочего учета денежных средств работников, то платежная ведомость по зарплате сберегается 75 лет.Учет зарплаты ведется согласно ведомости труда – форма № В-8. В этой ведомости содержится информация о зачислении заработной платы трудящимся, которые как работают по контракту, так и состоят в штате. В ней указываются: доплаты, надбавки, удержания, премии и прочие выплаты, которые предусмотрены Трудовым Кодексом.
Если со дня выплаты по истечению трех дней сотрудник не получил зарплату, то эта сумма в ведомости о заработной плате вносится в графу депонирования и переносится в ведомость будущего месяца. На сегодняшний день учет не обязательно вести вручную, существуют разные компьютерные программы (софты), которые данный процесс автоматизируют.
Оформление
Ведомость – это документ, который используется при расчетах зарплаты сотрудников, зачислений и удержаний из зарплаты. Документ может составляться учетчиком, главным бухгалтером или бухгалтером. Подписывается документ только тем человеком, который составлял данный документ. Перед выдачей зарплаты, руководитель обязательно должен ведомость по зарплате подписать.Заполнение
На титульном (первом) листе пишется: название учреждения или предприятия, код организации, номер и дата ведомости. Табличная часть состоит из: ФИО, порядкового номера, табельного номера и должности сотрудника, количества им отработанных часов, суммы к оплате, удержанной с работника суммы (отпуск по заявлению, налог, долг).Ведомость по зарплате № T-49
Данная форма первичной обработки информации. В ней содержатся сведения о начислении заработной платы. Составляется в день зачисления заработной платы один раз. В бланке указываются данные, содержащиеся в форме № T-53: оклад сотрудника, период начисления зарплаты, отработанное количество часов, социальные доплаты, количество дополнительных начислений, сумма задолженности, запись о получении.Форма № T-51
В этом документе содержится детальная информация по отчислениям и удержаниям сумм из зарплаты работника (отпуск за свой счет, подоходный налог и прочее). Расчетная ведомость по зарплате состоит из таблицы, которая в себя включает 18 граф подробных данных об отчислениях: ФИО работника, занимаемая должность сотрудника и табельный номер, порядковый номер, оклад или размер ставки, количество отработанного времени в часах, часы, отработанные в выходные или в праздники, сведения материальных и социальных дополнений, начисления повременной оплаты, сумма удержанного налога, прочие удержания (авансы по просьбе рабочего, алименты, профсоюзные взносы), общее количество начислений. А также в форме указываются долги предприятия перед работником, долги работника перед организацией, итоговая выплачиваемая сумма.Если работник заработную плату получает на банковскую карту, на него бухгалтер заполняет лишь форму Т-51 и поручению на выплату всей з/п. Все документы передаются в банк, где банковские работники производят отчисления на индивидуальную карту работника предприятия.
Форма № Т-53
Этот документ заполняется при выплате зарплаты. В ней указывается итоговая сумма заработной платы, выдаваемая работнику организации. Если на предприятии мало сотрудников (до пяти человек) можно использовать РКО, а если работников больше, необходимо заполнять платежную ведомость, на основе формы T-51.
Ведомость по зарплате № Т-53 имеет такую информацию: на титульном листе название предприятия, полная сумма выплат, код ОКПО, подпись и ФИО руководителя или бухгалтера, ФИО работника (без инициалов), порядковый номер ведомости, должность работника, сумма к выдаче, графа депонирования, номер и подпись, подтверждающие личность получателя.
Сумма, выданная на руки, получателем записывается сначала прописью, а потом цифрами. Запись делается с прописной буквы и с начала строки. После подписи начальника организации выдаются деньги. Главный бухгалтер (заместитель) свою подпись в ведомости ставит после того, как денежные средства были выданы, при этом проверяя правильность заполнения документа. имеет один экземпляр и не дублируется.
Ответственные лица
Руководитель учреждения и главный бухгалтер – являются ответственными за начисление заработных плат, а также удержаний из нее. Если на расчетной документации нет отметки главного бухгалтера, к исполнению их принимать нельзя. Кассир предприятия занимается приемом, хранением, выдачей и учетом денежных средств. Если организация маленькая и не велико число работников, то бухгалтер выполняет обязанности кассира. Если главный бухгалтер по причине отпуска или болезни отсутствует, его обязанности выполняет заместитель. Если его нет – другой работник, назначенный приказом руководителя организации. Предприятие не имеет права задерживать выплату заработной платы, так как в данном случае законом предусмотрена уголовная, административная и материальная ответственность.Выплата по ведомости заработной платы
В положенном месте в отведенное время проходит выплата заработной платы по ведомости. Это может быть в кабинете бухгалтера или же касса. Рабочий, получая заработную плату, обязан пересчитать ее и в требуемом месте поставить подпись о получении.Платежную ведомость по зарплате оформляет бухгалтер или кассир до окончания срока ее действия. Если работник не смог в срок получить деньги, слово «депонировано» пишется напротив его фамилии. Все суммы, которые не выдались, складываются в общую сумму и в ведомости пишется на последнем листе, кассир должен под ней подписаться.
В завершении всех действий и подсчета всех сумм (депонированных и выданных), бухгалтер или кассир на выданную сумму подписывают расходный ордер. В ведомости указывается и записывается расходный номер. Затем ведомость передается главному бухгалтеру, он проверяет точность составления и заполнения и подписывает документ.
Заполнение расчетной ведомости по зарплате ответственная работа, требующая большого внимания. Все ведомости в специальном журнале регистрируются. Ежегодно журнал необходимо обновлять, то есть новый журнал регистрации заводиться в начале нового года, а старый отправляется на хранение в архив.
Одним из видов бухгалтерской документации любого предприятия является ведомость на выдачу заработной платы рабочим и служащим.
В зависимости от структуры производства, она может быть составлена единой по всем работающим на предприятии, или состоять из нескольких частей, для каждого подразделения отдельно.
Для ее составления, в качестве источника информации, берутся индивидуальные ведомости расчета заработной платы каждого работающего или общие расчетные ведомости на весь штат работников, в которые включено фактически отработанное время, количество произведенной продукции и прочие показатели.
Формы ведомости на выдачу заработной платы
Для того чтобы не возникало неразберихи, и было легче вести учет бухгалтерских расходов, Госкомстатом России в 2004 году (5 января) было издано постановление о создании единой, унифицированной формы ведомости на выдачу заработной платы. Это форма Т-53.
Ведомость Т-53, заполненная по этой форме, содержит сведения только о сумме, которую работник должен получить на руки.
Полный механизм расчета заработной платы, включающий начисленную сумму, удержанный подоходный налог и прочие отчисления, содержится в расчетно платежной ведомости бланк Т-51.
Существует еще один вид ведомости – расчетно-платежная форма Т 49.
В нее включены все начисленные и удержанные суммы, а также графа, в которой указана сумма к выдаче.
Она предназначена для одновременного начисления и выдачи заработной платы. При ее использовании отпадает необходимость в составлении расчетной (Т 51) и платежной (Т 53) ведомостей.
При выдаче заработной платы перечислением на банковскую кредитную карточку, оформляется только расчетная ведомость Т 51 и общее платежное поручение на полную сумму зарплаты.
Эти документы передаются в банк, сотрудники которого сами перечисляют деньги на карточку каждому работнику.
Если заработная плата перечисляется на банковские расчетные счета работников, то оформляется платежное поручение на каждого из них, которые также передаются в банк вместе с расчетной ведомостью.
Ведомость на выдачу заработной платы не дублируется.
Это должен быть единственный экземпляр, имеющий порядковый номер, под которым она заносится в специальный журнал регистрации ведомостей (бланк Т-53а).
Журнал регистрации ежегодно заводится новый. Срок его хранения – 5 лет
Перед началом денежных выплат оформляются приходный и расходный кассовые ордера, в которых указывается полная сумма, предназначенная для выплаты зарплаты. Они нумеруются и на них проставляется дата.
Что содержит платежная ведомость
Ведомость на выдачу заработной платы, установленного образца, состоит из следующих частей:
Титульный лист.
В него включено:
- название предприятия,
- срок выплаты заработной платы,
- фамилия и инициалы руководителя предприятия, дающего разрешение на выплату зарплаты
- фамилия и инициалы бухгалтера, несущего ответственность за правильность выплат.
- Далее идет таблица, в которую включены следующие графы:
- № п.п.;
- номер табеля или личной карточки каждого работающего;
- фамилия имя отчество работника, которые записываются полностью, чтобы не возникало недоразумений, в случае, если на предприятии работает несколько человек с одинаковыми фамилиями и инициалами;
- графа с указанием суммы, которая должна быть выплачена;
- незаполненная графа, в которой работник должен расписаться за полученную сумму;
Графа «Примечания»:
- Кассиром записывается вид документа, который был востребован дополнительно, при выдаче денежной суммы, например, паспорт или доверенность.
- Величина полной задепонированной суммы и величина полной суммы, предназначенной к выплате.
- Проставляется номер и дата расходно-кассового ордера в конце ведомости.
После того, как все денежные суммы будут выплачены, кассир подводит итог и подписывает ведомость.
Кто подписывает платежную ведомость
После составления, ведомость должна быть проверена на соответствие начислениям в расчетной ведомости.
Это выполняется главным бухгалтером предприятия, который первым подписывает платежный документ, подтверждая этим правильность его составления.
Затем ведомость должен подписать руководитель предприятия, давая разрешение на выплату денежных средств.
В случае если руководитель находится в командировке или на отдыхе, платежный документ подписывается его заместителем или другим доверенным лицом, с правом подписи финансовых документов.
По окончанию выплаты заработной платы, ведомость подписывает кассир, подтверждая, что все выплаты были произведены правильно, и бухгалтер.
Как заполняется ведомость на выплату зарплаты (форма Т-53)
Пошаговая инструкция
Заполняем титульный лист.
В верхней части указываем название предприятия (учреждения). При необходимости указываем название подразделения (участка, отдела).
Заполняем графы кодов по ОКУД и ОКПО, проставляем номер корреспондирующего счета (зарплатный счет – Д70).
В следующей строке указывается полная сумма заработной платы, предназначенная для выплаты всем работникам предприятия, включенным в ведомость.
Ее записывают прописными буквами. Первая цифра всегда пишется с заглавной буквы. Копейки указываются в цифрах.
На строке чуть ниже, проставляет свою подпись бухгалтер (с полным указанием фамилии и должности). Под этой строкой записывается дата составления документа.
Дата и сроки выдачи заработной платы дублируются перед началом табличной части. Здесь же указывается период, за который производится выплата заработной платы.
Заполняем таблицу ведомости, согласно приведенному образцу:
| № | Табельный номер | Фамилия, имя отчество | Сумма (руб.) | Подпись в получение денег или запись о депонировании | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. | 28 | Сергеев Иван Петрович | 7560 | Сергеев | – |
| 2. | 29 | Иванова Татьяна Михайловна | 8746 | Иванова | – |
| 3. | 54 | Ильин Михаил Иванович | 7650 | депонирована | – |
В графе «Подпись за получение денег» пишется «депонирована» в случае, если работник по какой-либо причине (например, в случае болезни и пр.) не получил начисленную ему сумму, в отведенные для выдачи заработной платы сроки.
В графе «Примечание» указывается вид документа, который кассир может запросить у получателя денег.
Например, у нового работника, пришедшего за зарплатой в первый раз, кассир имеет право потребовать предъявить паспорт.
При получении зарплаты другим лицом, в отсутствии работника, должна быть предъявлена доверенность на получение означенной суммы. В остальных случаях, в этой графе ставится прочерк.
Обязательное требование: в таблице не должно быть незаполненных граф
Денежная сумма должна быть вписана вплотную к вертикальной черте с левой стороны.
Если на предприятии большое количество работающий, ведомость может состоять из нескольких листов.
Под таблицей есть строка «Количество листов». В ней указывается, из скольких листов состоит ведомость.
После того, как все денежные суммы будут выплачены, кассир подводит итог.
Выплаченная сумма записывается (рубли – прописью, копейки – цифрами) в соответствующей строке. Все не выплаченные суммы подсчитываются и заносятся в строку «Депонированная сумма».
В следующей строке записывается фамилия и инициалы кассира, который производил денежные выплаты. Он ставит свою подпись.
На строке чуть ниже проставляется номер расходного ордера и дата его оформления.
Затем ведомость проверяется бухгалтером и заверяется в соответствующей строке.
По окончанию выплат, платежная ведомость, приходный и расходный ордера подшиваются, и бухгалтер отправляет их на хранение.
Не выплаченные суммы могут храниться в кассе не более пяти дней. По истечению этого срока они должны быть возвращены в банк.
Одновременно с выплатой заработной платы, работники бухгалтерии обязаны выдать работнику расчетный листок, в который включены следующие сведения:
- все начисления за расчетный период (в том числе и премиальные);
- все отчисления (подоходный налог, в пенсионный фонд и т.д.);
- удержанные суммы с обоснованием этого действия;
- итоговая сумма для получения.
Недостаток платежной ведомости по форме Т-53 в том, что в ней не соблюдается конфиденциальность
Все сотрудники видят, кто и сколько получает, в том числе открыты и заработные платы руководящего звена.
А это нередко приводит к недовольству и возникновению конфликтных ситуаций. Защитить от этого, призвана новая система денежных расчетов – посредством банковских карт.
Оплата зарплаты на банковские карточки
При переводе выплаты заработной платы на банковские кредитные карточки, заполняется расчетная ведомость по форме Т 51 на электронных носителях. При этом в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты:
- должность каждого работающего;
- его тарифная ставка (базовый оклад);
- табельный номер;
- количество фактически отработанного времени.
1С: Предприятие 8.2;
в базовой конфигурации: Бухгалтерия предприятия (ред.2.0).
Неплохую помощь может оказать справка «Импорт/экспорт операций по лицевым счетам сотрудников», найти которую можно на странице обработки, в нижней правой части, под символом «?».
Для произведения выплат по заработной плате, пособий по больничным, премий, отпускным и прочим денежным суммам в бухгалтерском учете предусмотрена соответствующая форма документа — платежная ведомость .
Определение
Платежная ведомость — первичный учетный кассовый формуляр . Шаблон документа введен и утвержден Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.04г . Бланку присвоен номер Т-53 и код 0301011 по классификатору делопроизводства ОКУД.
Форма Т-53 представляет собой минимально две страницы . Титульная предназначена для отображения данных об организации, подразделении, расчетном периоде. Вторая и последующие одинаковые страницы – для указания данных касаемо производимых выплат.
Назначением использования бланка ПВ является процесс осуществления наличных расчетов с персоналом организации .
Платежная ведомость – первичный документ, предназначенный для кассира. Оформляется в одном экземпляре.
Преимуществом использования ПВ являются компактность и лаконичность . Ведомость не содержит лишних сведений, позволяет производить выплату целому списку людей в срок до 5 рабочих дней (в отличие от расходного кассового ордера).
Допустимы ли исправления
В правилах ведения банковских и кассовых документов содержится запрет на внесение исправлений и уточнений .
Платежная ведомость в отличии от них имеет разрешение на корректировку информации, содержащейся в ней.
Имеется порядок внесения исправлений : нужно аккуратно перечеркнуть косой чертой по диагонали слева на право ошибочную информацию (например, ошибка в сумме к выплате по Иванову). Затем над зачеркнутым символом указать тот, что будет считаться верным. Не допускается зачеркивание крест-накрест, штриховыми линиями, использование корректора.
Аккуратность в исправлении ошибки нужна, чтобы четко читалась ранее указанная информация. Корректировка должна быть заверена подписью человека, оформившего документ. Обязательно указание фамилии и инициалов уполномоченного лица, даты заверения.
Срок выдачи денежных средств работникам определяется руководителем организации. Продолжительность расчетов не может превышать времени, максимально допустимого Центробанком, а именно, 5 рабочих дней
.
По истечении срока исполнения ведомости кассир приступает к процедуре закрытия . Она предполагает проверку полноты выплаты всем сотрудникам. Если остаются строки, в которых указаны работники, не явившиеся по тем или иным причинам для получения денежных средств, то нужно в них проставить пометки «Задепонировано» напротив каждой фамилии построчно.
Далее кассовый работник подсчитывает сумму произведенной выдачи и остаток по депоненту, заполняет соответствующие строки под списком работников. Проставление подписи внизу документа служит заверением вышеуказанной информации.
Завершающим моментом является оформление РКО к платежной ведомости .
Полностью заполненная ПВ направляется в бухгалтерию.
Хранение и учет
Все ПВ, поступившие в бухгалтерию компании, подлежат регистрации в журнале . Этот реестр является регистром бухгалтерского учета. Предназначен для сбора и систематизации информации о произведенных выплатах.
Он открывается и ведется работником бухгалтерской службы в рамках одного года . Допустимо ведение журнала как на бумажном носителе по форме, утвержденной учетной политикой, так и в специализированной электронной бухгалтерской программе.
Срок хранения комплекта документов составляет 5 лет .
По структуре платежной ведомости можно выделить две группы
ответственных лиц: оформитель, исполнитель.
За составление ПВ в организации ответственным назначается бухгалтер . Его задачей является расчет сумм заработной платы, причитающейся работникам, и указание конечного результата в документе. Бухгалтер несет ответственность за все ошибки в документе: фамилии сотрудника, суммы выплат.
Вторым по порядку ответственности является кассир . Он ведет приемом, хранением и выдачей денежных средств. Несет полную материальную ответственность за вверенные ему ценности. Если в штате отсутствует единица кассира, обязанности возлагаются на бухгалтера.
Выплата зарплаты по ведомости
В каждой организации обязательно должно быть разработано положение по оплате труда . В этом документе руководитель устанавливает сроки выплаты зарплаты. Согласно ТК РФ, заработная плата должна выдаваться не реже двух раз в месяц . Допустимо и более частое произведение выплат, если это необходимо для поддержания трудовой дисциплины и мотивации работников к действиям.
Возможно безналичное и наличное произведение расчетов по оплате труда. В настоящей статье внимание акцентировано именно на наличной форме.
Для осуществления выплат в организации должно быть отведено специализированное оборудованное место . Очень часто ограниченность площади офиса и финансовые возможности компании не позволяют обеспечить обособленность помещения кассы, тогда выплаты ведутся в кабинете бухгалтерии или руководителя.
Обязательно обеспечить порядок и очередность, так как кассир несет полную материальную ответственность, а паника и шум являются отвлекающими факторами, которые могут привести к ошибкам.
Работник, при получении денежных средств, должен пересчитать сумму и заверить подписью факт выплаты. Роспись получателя является гарантом для кассира
. Претензии после ее проставления не принимаются.
Если сотрудник предприятия по тем или иным причинам не смог явиться для получения ЗП, то напротив его фамилии в ведомости проставляется пометка «Депонировано», а по окончании выдачи заработной платы депонированные суммы подлежат сдаче на расчетный счет в банке.
Допустимо хранение денежных средств в кассе в пределах допустимого лимита с обязательным последующим их целевым расходованием.
По итогам закрытия платежной ведомости кассир оформляет РКО и передает документ в бухгалтерию.
Кто подписывает
Кассир по итогам процедуры выплаты заработной платы проставляет подпись в графе «Выплату произвел».
Документ имеет силу только после заверения главным бухгалтером или лицом, на которого возложены его полномочия, в случае отсутствия последнего в штате.
Платежная ведомость подлежит обязательному утверждению руководителем организации. Своей подписью он подтверждает правильность и достоверность указанной в документе информации.
Форма и образец
Рассмотрим порядок заполнения документа ПВ.
Титульный лист :
- Вначале заполняется полное наименование организации, а также указать структурное подразделение (если оно имеется).
- Далее корреспондирующий счет – для коммерческих организаций это цифра 70.
- Прописывается срок действия ПВ, который не может превышать 5 дней (Положение Банка России №373-П от 12.10.2011).
- Указывается сумма, планируемая к выплате работникам предприятия, прописью и арабскими цифрами.
- Указывается дата ПВ, присваивается ей порядковый номер согласно журналу регистрации.
- В графе «расчетный период» указываются конкретные даты: половина или целый месяц.
Оборотная сторона :
Для оплаты труда каждая организация обязана формировать ведомость на заработную плату. Это основной документ бухгалтера по учету затраченных на эти цели средств.
Выплаты трудящимся должны осуществляться таким образом, чтобы они понимали, откуда берутся суммы к выдаче, по каким правилам производятся удержания из зарплаты и начисления на нее.
Выдачу заработка необходимо тщательно документировать в соответствии с требованиями законодательства РФ. Любая ревизионная комиссия должна с легкостью проверять обороты средств организации, порядок расчетов с сотрудниками.
Основные моменты
Согласно ст. 136 ТК РФ работодатель обязан придерживаться определенного порядка и сроков выдачи зарплаты, подготовки и заполнения соответствующих бумаг.
Сведения и определения
Процедура выдачи денег должна оформляться документально. На предприятии формируют специальные ведомости. Их формы утверждены законодательством.
Они бывают трех видов:
- расчетные;
- платежные;
- расчетно-платежные.
Применение той или иной формы зависит от некоторых нюансов.
Уполномоченные сотрудники, выдающие зарплату, в первую очередь, должны подробно изучить следующие вопросы:
- определения;
- предназначение документа;
- существующие нормативы.
Недопустимо нарушать действующие нормы. Это может привести к проблемам с трудовой инспекцией.
Для более легкого изучения законодательной базы по поводу заполнения РКО и иных документов, нужно знать соответствующую терминологию.
К основным понятиям относятся следующие:
| Заработная плата | Это сумма, которую должен выдать работодатель сотрудникам за выполнение ими своих трудовых обязанностей. Ее размер регулируется трудовым соглашением и законодательством. Он не может быть ниже МРОТ. Сейчас по России он составляет 7500 р., а с первого июля 2019 года повысится еще на 300 р. |
| Расходный ордер | Это документ, который заполняется при выдаче зарплаты через кассу. Оформляется на каждого сотрудника отдельно. |
| Платежная ведомость Т-53 | Отражает фактически полученную персоналом зарплату. Оформляется на группу работников (цех, подразделение и т. д.) или предприятие в целом. |
| Расчетная ведомость Т-51 | Отражает расчет заработка по всем сотрудникам организации. |
| Расчетно-платежная ведомость Т-49 | Используется для выдачи жалования, а также содержит сведения о том, как она рассчитывалась: оклад, число рабочих дней, начисления, удержания. Данный документ объединяет в себе формы Т-51 и Т-53. |
Порядок составления бумаг по расчету и выдаче зарплаты отражен в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.04. Из этого нормативного документа можно скачать бесплатно бланк ведомости. Расхождения с утвержденными в Постановлении формами не допускаются.
Существующие формы
Ведомость по зарплате отражает все начисления сотрудникам. Данный бухгалтерский документ может состоять из одной части или нескольких, если работники разделены по структурным подразделениям компании.
Ведомость отражает точные исчисления по каждому трудящемуся. Данные из нее применяются при составлении бухгалтерской отчетности.
Платежно-расчетная форма (Т-49) включает 23 графы. В них содержится необходимая информация для выведения итога. Она состоит из двух разделов. В основном указывается название организации (подразделения), общая сумма по документу, подписи главбуха и директора.
Табличная часть содержит колонки:
- номер по порядку;
- табельный номер сотрудника;
- должность;
- ставка (оклад);
- отработанное время;
- начисления и удержания;
- сумма к выдаче или переплата;
- фамилия, роспись в получении.
Ведомости Т-49 и Т-53 подписывают бухгалтер и руководитель, а форму Т-51 только исполнитель. Для учета оплаты труда на малых предприятиях используют ведомость формы В-8. В документе указывают начисления, удержания, сумму к выдаче. По ней же предусмотрены колонки, отражающие получение денег.
Назначение бланка
Ведомости по зарплате необходимы для следующих целей:
- систематизации информации по зарплатным выплатам;
- подтверждения целевого расходования денег;
- упрощения осуществления ревизии налоговиками;
- проведения проверок трудовой инспекцией.
ТК РФ обязывает работодателя начислять и выплачивать заработок персоналу так, чтобы люди уясняли, каким образом сформировалась сумма к выдаче. Расчетная ведомость наглядно демонстрирует все начисленные и удержанные суммы.
Помимо расчета, следует зафиксировать сам факт получения жалования на руки в виде подписи работника. Эта функция возложена на платежную ведомость. С ее помощью отражается факт получения заработка каждым конкретным тружеником.
Расчетно-платежная ведомость объединяет обе вышеперечисленные функции: начисление и получение средств.
Сейчас платежную ведомость используют очень редко. Это связано с тем, что зарплата в основном перечисляется на пластиковые карты безналичным путем. Выплаты единичным сотрудникам, например, не оформившим карту, осуществляются с помощью РКО.
Еще одной причиной отказа от применения формы Т-53 является то, что расписываясь напротив своей фамилии, сотрудник видит суммы других работников, отраженные в документе. Это нарушает конфиденциальность зарплатных данных и часто привод к конфликтам.
Оформление документа
Ведомость заработной платы заполняется в три этапа:
| Оформление титульной части | Указывается название организации, порядковый номер документа согласно журналу, дату заполнения, общую сумму средств к выдаче, отчетный период. Отдельные строки отведены для подписей должностных лиц. Эта часть является общей для всех видов ведомостей. Она содержит обязательные сведения, которые указывают независимо от метода расчета и выдачи заработка. |
| Оформление табличного раздела | Таблица предусмотрена для разбивки общей суммы на детальные начисления и удержания для каждого работника. Содержание колонок и их число зависит от формы документа, способа выплаты, численности персонала.
В расчетной ведомости необходимо дополнительно отразить метод исчисления суммы к выдаче. Таблица расширяется для максимально подробного отражения того, из чего сложился трудовой доход, который работник получит на руки. В платежной ведомости таблицу корректируют так, чтобы отразить факт получения зарплаты и сопроводительную информацию. Для этого предназначены колонки для подписей и примечаний. В последней указывают удостоверяющий личность документ, который предъявляется при получении денег либо доверенность, если заработок выдан доверенному лицу трудящегося. Если зарплата выдается персоналу по платежной ведомости, то дополнительно каждому сотруднику нужно подготовить расчетный листок. В нем человек может увидеть:
Расчетно-платежный вариант ведомости сочетает в себе два вышеописанных, т. е. отражает порядок расчета и факт выплаты. |
| Заполнение пустых полей после выдачи денег |
|
Требования к заполнению ведомости заработной платы
Ведомость заработной платы можно составлять от руки или в электронном виде, например, в зарплатной программе 1С ЗУП.
В документе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- подписи должностных лиц;
- итоговая сумма;
- период выплаты заработка;
- номер и дата документа;
- наименование организации (ИП).
При заполнении формы бухгалтер берет сводные данные из табеля рабочего времени и кадровых приказов. Ведомости состоят минимум из двух листов: титульного (содержит реквизиты) и табличного (включает данные для расчета выплат). При необходимости к документу можно добавлять страницы.
Зарплата должна выдаваться в течение пяти рабочих дней, начиная со дня ее получения со счета (п. 6.5 Указаний ЦБ от 11.03.14 г. №3210-У). Ведомость составляется, если в организации трудится более трех человек, в ином случае заполняют расходный ордер.
Руководитель организации и главбух отвечают за правильность начислений и удержаний. Если в ведомости отсутствуют их подписи, то они не могут быть приняты к исполнению.
Кассир несет ответственность за получение, учет, выдачу, сохранность и хранение денег. Образец заполнения ведомости можно найти в интернете.
Ответственность за ведение
Составление ведомости относится к обязанностям бухгалтера-расчетчика. Он отвечает за достоверность данных в документе и правильность его оформления. Исполнитель должен расписаться в ведомости накануне выдачи денег по ней и до утверждения ее руководителем.
После осуществления всех выплат и подведения итогов по ведомости бухгалтер вновь подписывает уже полностью заполненный и оплаченный документ. Далее бланк подшивается и убирается на хранение.
Ведомости относятся к бумагам строгой отчетности и подлежат проверкам. Нужно обеспечить их надлежащую регистрацию и хранение. Для этого ежегодно в организации разрабатывается и утверждается учетная политика. В ней должна предусматриваться разработка и ведение журнала учета ведомостей формы Т-53а. Он открывается на год.
В журнале регистрируют все сформированные и оплаченные в течение года ведомости. Указываются их номера и даты оформления. Затем расчетные документы подшиваются и сдаются на хранение. Беречь их нужно в течение пяти лет.
Исправление, хранение и закрытие
В идеале в ведомостях на зарплату ничего не исправлять. Зачеркивания некрасиво выглядят и влекут за собой некоторые трудности. Однако опечатки, хоть и ненамеренные, имеют место.
При их появлении нужно сделать следующее:
- одной прямой линией аккуратно зачеркнуть неверную цифру;
- выше либо рядом написать правильное значение;
- все лица, которые подписали документ до момента исправления, должны поставить подписи вновь;
- указать дату корректировки.
Ведомость на выплату заработка необходимо закрыть в срок, отраженный на титульной странице.
Если деньги к установленному дню получили не все работники, бухгалтер должен сделать следующее:
- около ФИО работника, не получившего зарплату, написать слово «Депонировано»;
- после табличной части отражаются общие выданная и депонированная суммы;
- ведомость заверяют своими подписями ответственные лица;
- выписывается РКО на выданную сумму, его номер вписывается в соответствующую ячейку ведомости;
- документ отправляется на хранение.
Оформлять и закрывать ведомость нужно внимательно, т. к. она часто подвергается проверкам.
Каждый вид бухгалтерских бумаг имеет свой срок хранения. Ведомость хранится 5 лет при условии, что в ходе этого периода будет отчетная ревизия. В противном случае период хранения удлиняется до 75 лет.
Итак, выплата зарплаты должна строго регламентироваться и предельно ясно отражаться в соответствующих документах каждой организации. Для этого и предусмотрены ведомости, утвержденные Госкомстатом. Их оформление упрощает и унифицирует начисление и выдачу денежных средств работникам.